Periodiek toekennen (Flex)

Het alert zijn op en afhandelen van periodieken kun je binnen de Flex functionaliteit automatiseren.

Per plaatsing zie je wanneer de voorgaande periodieken zijn toegekend en per wanneer er een toekomstige periodiek gepland staat.

Hierbij geldt dat de functionaliteit bij declaratieverloning werkt voor plaatsingen met loonschaal en zonder loonschaal. (Profit 4) Of een periodiek echt toegekend wordt, kun je automatisch of door middel van de handmatige beoordeling in Profit laten bepalen. Bij goedkeuring ontstaat op basis van de periodiek een nieuwe plaatsingsversie!

Voor periodeverloning is deze functionaliteit met te beoordelen regels, goedkeuren en afkeuren slechts informatief. Bijvoorbeeld als inzicht voor detacheerders. Er wordt geen nieuwe plaatsingscontractregel aangemaakt waardoor geen afwijkende trede of uurloon in te stellen is. Hieruit volgt dat je zelf de salarisregel nog handmatig moet aanpassen! (Profit 4)

Dit moet je eerst inrichten.

Deze functionaliteit bestaat naast de periodieke verhoging op basis van leeftijd. Daarbij wordt een leeftijdsverhoging doorgevoerd via nieuwe loonafspraakregels op de plaatsing. Bij deze vorm van periodieken ontstaat nooit een nieuwe plaatsingsversie.

Beoordelen periodieke verhogingen

Je kunt periodieken beoordelen en raadplegen via Profit en via InSite.

Er zijn twee typen weergave:

• Te beoordelen periodieke verhogingen - Hier zie je de te beoordelen periodieken en de daarbij behorende acties.
• Alle periodieke verhogingen - Hier zie je alle te beoordelen en beoordeelde periodieken met o.a. de manier waarop ze goedgekeurd zijn (na beoordelen of automatisch na dagovergang).

In InSite heb je deze twee pagina's bovendien nog per relatiebeheerder, zodat iedere relatiebeheerder alleen de periodieken ziet die voor hem/haar van belang zijn. De relatiebeheerder is de relatiebeheerder uit de bijbehorende laatst geldige plaatsingscontractregel van de plaatsing. Is het veld ‘Relatiebeheerder’ van deze plaatsingscontractregel niet gevuld, dan wordt die bij de medewerker overgenomen. Zijn beide niet gevuld, dan beschouwt Profit dit als 'er is geen releatiebeheerder'.

Profit heeft als voordeel dat je kunt doorklikken naar de achterliggende gegevens zoals de medewerker en de plaatsing.

Beoordelen periodieke verhogingen

1. Ga naar: HRM / Flex / Periodieke verhogingen.

   Of naar InSite / Flex portal / Periodieke verhoging Flex. (Profit 4)

2. Open de weergave Te beoordelen periodieke verhogingen.

   In Profit:

   

   In InSite:

   

   Hier zie je bij Datum periodiek per wanneer de nieuwe trede geldt, de loonschaal, de oude en nieuwe trede, het oude en nieuwe uurloon.

   Bij Soort loonschaal zie je welke loonschaal van toepassing is. Bij min/max loonschaal zijn er geen treden, maar wel salarissen. Daarbij kan dit veld, bijvoorbeeld bij hybride inrichting, toch gevuld zijn. Bij plaatsingen zonder loonschaal is dit veld leeg.

   Het veld Status periodiek heeft de waarde ‘Beoordelen’ of ‘Foutmelding bij goedkeuren’. Zie hier het overzicht van de statussen.

   Loonafspraak niet actueel betekent dat je niet goed kunt keuren totdat je de Loonafspraken hebt bijgewerkt. (Profit 4)

3. Bij een regel met de status Foutmelding bij goedkeuren raadpleeg je de melding in de kolom met foutmeldingen. Voer de actie uit die hoort bij de melding.
4. Selecteer een regel met de status Te actualiseren periodiek en klik op: Periodiek actualiseren. (Profit 4)
5. Selecteer een regel waarbij Status Periodiek op Beoordelen staat en klik op een van de onderstaande acties.

   Als je de actie hebt uitgevoerd, kun je die niet meer terugdraaien.

   • Goedkeuren

     Profit voegt een nieuwe plaatsingscontractregel toe en werkt het veld Datum laatste periodiek van de plaatsing bij naar de begindatum van de nieuwe regel.
     Dit gebeurt alleen bij declaratieverwerking.

     Bij periodeverwerking gebeurt dit niet. Daar moet je vervolgens zelf de salarisregel wijzigen.

   • Afkeuren

     Profit werkt nu alleen het veld Datum laatste periodiek bij zodat bepaald kan worden wanneer de volgende periodiek van toepassing is.
     - Vul bij Toelichting in waarom je de periodiek afkeurt.
     - Klik op: Voltooien.

6. Overige acties:
   • Datum periodiek wijzigen (Profit 4)
   • Uurloon/trede periodiek wijzigen (Profit 4)

Alle periodieke verhogingen raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Flex / Periodieke verhogingen of naar InSite / Flex portal / Periodieke verhoging Flex als je daar nog niet bent.
2. Open de weergave Alle periodieke verhogingen.

   Hier zie je behalve de regels die je ziet in de weergave Te beoordelen, ook de regels met bij Status Periodiek de overige statussen, namelijk: In wachtrij, Goedgekeurd na beoordeling, Afgekeurd na beoordeling, Goedgekeurd na dagovergang.

   Zie ook:

   • Statussen periodiek

Periodiek actualiseren

Bij wijzigingen in de onderliggende gegevens van de periodiek, moet je de periodiek eerst actualiseren. De reden hiervoor is dat mogelijk het huidige uurloon niet juist is. Dit zie je aan de status van de regel, die is dan Te actualiseren periodiek.

Je moet de periodiek actualiseren na wijzigingen op:

• Loonschaal
• Kostprijsmodel
• Prijsafspraak
• Stamgegevens
• Salaris
• Werkgever
• Cao inlener
• Plaatsing

Bijvoorbeeld als bij de werkgever het veld Datum periodiek vanaf wijzigt. Of als je het veld Soort periodieke verhoging wijzigt in de cao inlener regel in de klantovereenkomst terwijl het veld Afwijkende instellingen klantovereenkomst aanstaat.

Periodiek actualiseren:

1. Ga naar: HRM / Flex / Periodieke verhogingen.

   Of naar InSite / Flex portal / Periodieke verhoging Flex.

2. Als de status van een regel Te actualiseren periodiek is, klik je op de actie Periodiek actualiseren. Hiermee actualiseert Profit de periodiek.
3. Als een regel de status Loonafspraak niet actueel heeft, kun je deze periodiek niet actualiseren. Dan moet je eerst de actie Loonafspraken actualiseren via Profit / Projecten / Flex uitvoeren.

Vervolgens wordt de status van de regel Beoordelen.

Datum periodiek wijzigen

Je kunt de datum van de periodiek aanpassen.

1. Selecteer de regel met status Beoordelen.
2. Klik op de actie Datum periodiek wijzigen.
3. Vul een Afwijkende datum periodiek in.

   Let op:

   Laat je het veld leeg, dan maakt Profit een bestaande afwijkende datum periodiek ongedaan.

   Je kunt dit wel gebruiken om een voorgaande 'Afwijkende datum periodiek' ongedaan te maken.

4. Vul een Toelichting in zodra dit veld wijzigbaar wordt.
5. Klik op: Voltooien.

Je ziet dat de datum in de regel wijzigt. De status wordt in eerste instantie In wachtrij en daarna weer Beoordelen.

Uurloon/trede periodiek wijzigen

Je kunt het uurloon of de trede van de periodiek aanpassen, in afwijking van de waarde die Profit voorstelt. Welk veld je kunt aanpassen is afhankelijk van het type loonschaal in de plaatsing.

Bij plaatsingen zonder loonschaal moet je deze optie gebruiken om handmatig een uurloon in te stellen in de periodiek omdat Profit deze niet kan voorstellen op grond van een loonschaal. Als er geen ‘Afwijkend uurloon’ is opgegeven en je klikt op Goedkeuren dan krijgt de regel de status Foutmelding bij goedkeuren en moet je het uurloon alsnog toevoegen. Bij min/max loonschaal, waar ook geen treden zijn, kun je deze optie gebruiken, maar dat is niet per se nodig. Raadpleeg eventueel de kolom Soort loonschaal in de weergave.

1. Ga naar: HRM / Flex / Periodieke verhogingen.

   Via Profit zie je ook, in tegenstelling tot InSite, alle instellingen van de klantovereenkomst of itemset.

   Of naar InSite / Flex portal / Periodieke verhoging Flex.

2. Dubbelklik op de regel van de periodiek met de status Beoordelen.

   

3. Vul het veld Afwijkende trede of Afwijkend uurloon.

   Welke van deze velden beschikbaar is, is afhankelijk van welke type loonschaal is gekoppeld aan de plaatsing. Als de Soort loonschaal een min-max loonschaal is (loonschaal heeft reguliere perioderegels), dan kun je het uurloon wijzigen/toevoegen. Als de Soort loonschaal geen min-max loonschaal is, de trede.

4. Vul de Toelichting.
5. Klik op: Aanpassen.

Statussen periodiek

Een regel bij Beoordelen periodiek kan de volgende statussen hebben:

Toegekende en toekomstige periodiek in Plaatsing raadplegen

Je kunt per medewerker raadplegen wanneer de laatste periodiek was en wanneer een mogelijk nieuwe periodiek gegeven zal worden. Dit is met name van belang als je een relatiebeheerder bent en een nieuwe plaatsing toevoegt.

1. Ga naar:
   • HRM / Flex / Periodieke verhogingen, selecteer de regel en klik op de actie: Plaatsing.
   • Projecten / Flex / Plaatsing.
   • InSite / Flex Back office / Plaatsingen / open de weergave Medewerker huidige en toekomstige plaatsingscontracten in InSite.

     

     Je ziet hier de Datum laatste periodiek en Datum volgende periodiek als de velden zijn toegevoegd.

2. Open de plaatsing.
3. Ga naar het tabblad/pagina-onderdeel: Periodiek in Profit. Of ga naar: Periodieke verhogingen plaatsingen in InSite (Profit 4).

   

   Hier zie je hetzelfde als in de weergave van Periodieke verhogingen, maar dan alleen voor de huidige medewerker. Raadpleeg eventueel de andere gegevens in de plaatsing.

4. Ga naar het tabblad: Algemeen in Profit.
5. Vul eventueel bij Datum laatste periodiek de datum dat de vorige keer een periodiek werd toegekend. Dit doe je bijvoorbeeld als je vanuit een ander software pakket bent overgestapt op Profit. Voor InSite zie Datum periodiek wijzigen.
6. Vul eventueel ook een Afwijkende referentiefunctie in. Dit hangt samen met de instelling bij de itemset, soort periodiek Vast aantal kalenderdagen o.b.v. werkervaring, en dan de opties voor het tellen op grond van referentiefunctie.

   Om in de Itemset de methode van periodieke verhoging op basis van werkervaring in te stellen, volg je onderstaande stappen:

   1. Ga naar: Projecten / Flex / Inrichting / Itemset.
   2. Open de eigenschappen van de itemset.
   3. Ga naar het tabblad: Cao inlener.
   4. Open de eigenschappen regel cao inlener of voeg een nieuwe regel toe.
   5. Ga naar het tabblad: Periodieke verhoging.
   6. Selecteer Vast aantal kalenderdagen o.b.v. werkervaring bij Soort periodieke verhoging. (Profit 4)

      

   7. Hierbij kun je onderstaande inrichten:
      • Kalenderdagen - Vul hier het aantal kalenderdagen in waarna de verhoging gegeven mag worden.
      • Werkervaring opbouwen vanaf leeftijd - Vul eventueel een leeftijd in vanaf welke een medewerker van trede 0 naar trede 1 gaat.
   8. Vul de velden bij Voorwaarden:
      • Werkervaring o.b.v. - Selecteer hier op basis van welke werkervaring de ervaring in kalenderdagen geteld moet worden. Dit hangt samen met de cao richtlijn dat 'opgedane relevante werkervaring bij vorige opdrachtgevers in (nagenoeg) dezelfde functie’ geteld zou moeten kunnen worden.

        Je selecteert dan bijvoorbeeld een van deze opties die aangeven welke plaatsingen meetellen:

        - Alle plaatsingen

        - Cao inlener (alle plaatsingen met dezelfde ‘CBS cao')

        - Referentiefunctie (alle plaatsingen met dezelfde referentiefunctie)

        - Werkgebied referentiefunctie (alle plaatsingen met hetzelfde ‘Werkgebied’ van de Referentiefunctie)

        - Werkniveau referentiefunctie (alle plaatsingen waar het ‘Werkniveau’ van de ‘Referentiefunctie’ hetzelfde is)

        - Werkgebied en -niveau referentiefunctie (alle plaatsingen waarbij het ‘Werkgebied’ én ‘Werkniveau’ van de ‘Referentiefunctie’ hetzelfde is).

      • Telling onderbrekingsperiode - Selecteer of de periode tussen plaatsingen wel of niet moet meetellen.
      • Kalenderdagen opnieuw tellen als onderbrekingsperiode groter is - Vul de periode in waarna de werkervaring opnieuw moet gaan tellen. Dus als je hier 4 invult en hieronder weken invult, dan gaat Profit de werkervaring weer opnieuw tellen als de onderbrekingsperiode 4 weken is.
      • Onderbrekingsperiode eenheid - Selecteer de eenheid waarin de onderbrekingsperiode geteld moet worden. Bijvoorbeeld Weken.

        Vul de velden bij Proces periodiek:

      • Vink Beoordeling inlener benodigd eventueel aan. - Als je dit aan zet, zet Profit in het veld eronder aan dat pas na handmatig beoordelen de periodiek gegeven mag worden. Dit zet je aan bijvoorbeeld als in de cao staat dat 'de periodiek wordt toegekend na goedkeuring van de inlener'. Aan dit veld zit geen functionaliteit, zoals een workflow, verbonden. Hiervoor moet je zelf met de inlener contact opnemen.
      • Uitvoeren periodieke verhoging - Kies hier of de verhoging automatisch bij dagovergang of na handmatige beoordeling moet plaatsvinden.

   9. Vul eventueel bij Opmerking een opmerking in of gebruik dit om specifieke voorwaarden te vermelden.
   10. Klik op: Opslaan en sluiten.

7. Sla de wijzigingen op.

Klantovereenkomst controleren mbt periodiek

1. Ga naar: HRM / Flex / Periodieke verhogingen / Open de weergave Te beoordelen periodieke verhogingen. Of open de weergave Alle periodieke verhogingen. Open de klantovereenkomst via Meer acties / Klantovereenkomst.

   of

   Ga naar: Projecten / Flex / Klantovereenkomst / open de klantovereenkomst.

   Je kunt dan eventueel de soort periodieke verhoging in de klantovereenkomst afwijkend op de itemset instellen.

   Per klantovereenkomst kun je afwijken op de instellingen in de itemset voor wat betreft de soort periodieke verhoging en bijbehorende instellingen.

   1. Ga naar: Projecten / Flex / Klantovereenkomst.
   2. Open de eigenschappen van de klantovereenkomst.
   3. Open het tabblad: Cao inlener.
   4. Klik op: Nieuw of open de regel/ tabblad Periodieke verhoging.

      

   5. Vink Afwijken van instellingen itemset aan.
   6. Vul de velden met betrekking tot de soort periodieke verhoging, etc, afwijkend van wat bij de itemset is ingericht. De velden en instellingen zijn uitgelegd bij itemset.
   7. Klik op: Voltooien.
2. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Als de geplande taak is uitgevoerd, werkt de wijziging van de periodieke verhoging in de klantovereenkomst door in de weergave.