Fase inrichten

Fasetelling richt je in via signalen en workflows om de fase-overgang gestructureerd te laten verlopen.

In de flex-branche is sprake van fasetelling.

Een medewerker bevindt zich in een fase en op grond daarvan heeft hij bepaalde rechten afhankelijk van de cao waaronder hij valt (ABU of NBBU).

Profit attendeert je erop dat een kandidaat naar een volgende fase gaat met een workflow-taak, als je dit hebt ingericht. In deze workflowtaak kun je per lopende plaatsing aangeven of deze naar een nieuwe fase mag of niet. Vaak blijft de medewerker bij een fase-overgang werken bij de klant en kan de plaatsing worden verlengd.

Welke workflow opstart nadat je op Nieuwe fase hebt geklikt, is afhankelijk van of het contract van de medewerker een einddatum heeft of niet. Heeft het contract een einddatum, dan start de workflow contractverlenging. Ontbreekt die, dan start Contractwijziging-workflow.

Voor elke plaatsing die verlengd wordt, start een nieuwe plaatsingsworkflow om aan te maken en eventuele aanpassingen hierop door te voeren.

Lees meer over wat fasetelling precies is en hoe het proces verloopt.

Inhoud

Dit ga je inrichten

Stap 1: Workflow 'Beoordeling nieuwe fase' inrichten

In de Flex-wereld bestaan veel verschillende soorten fasen. Op het moment dat actie nodig is, start Profit via een signaal een taak die gekoppeld is aan de workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit). In deze workflow beoordeel je of je een nieuwe fase wilt aanmaken of dat je de taak wilt afhandelen. Als je een nieuwe fase aanmaakt, start de workflow Plaatsing vanuit nieuw contract

Dossieritem type: Beoordeling nieuwe fase (Profit) (-90)

Bij dit dossieritemtype mag er maar één eigen workflow zijn.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Aan de standaard workflow is de mutatietabel Beoordeling nieuwe fase workflowstatus gekoppeld. De workflowmanager van de omgeving wordt als standaard gekozen. Er wordt niets gecontroleerd en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de workflow of het bereiken van een taak.

Condities

Werkt alleen onder de conditie Flex.

Speciale acties

Geen.

De actie Nieuwe fase - Hiermee kun je direct een nieuwe fase starten. Deze actie is voorgeprogrammeerd en hoef je dus niet in de workflow toe te voegen. Wil je geen nieuwe fase aanmaken, kies dan voor Afhandelen.

Profit-actie

Afhandelen workflow
Met deze actie wordt de workflowtaak Beoordeling nieuwe fase (Profit) op de achtergrond afgehandeld. Dit gebeurt wanneer je vanuit de beoordeeltaak een doorstart maakt door een nieuwe Fase te starten. De huidige taak is hiermee afgerond.

Waarom welke stappen?

Het signaal Medewerker/Contract: einde fase met workflow (Profit) signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet en start de workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit). Vanuit deze workflow kun je direct een nieuw fase starten via de actie Nieuwe fase. Wil je geen nieuwe fase aanmaken, kies dan voor Afhandelen.

Zie ook:

Workflow Beoordeling nieuwe fase
Workflow Beoordelen aflopend contract (HRM, ter info)

Stap 2: Signalen fasetelling overgang

De volgende signalen starten de workflow waarin je beoordeelt of het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet. De signalen kijken naar het aantal weken dat de medewerker gewerkt heeft. Ook de weken die een medewerker elders bij een flex-/uitzendorganisatie heeft gewerkt tellen mee.

De signalen starten de workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit) (-90).

De signalen zijn:

Medewerker/Contract: einde fase 1-2 met workflow

Medewerker/Contract: einde fase 3 met workflow

Waarvoor is het signaal te gebruiken

Signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet. Dit signaal is voor fase 3 naar fase 4.

Signaal gaat af wanneer kalenderweken in fase 3 < 200 en valt in de overgangsregeling 1. Nog te bepalen d.m.v. jaarloon BT of 4. Overgangsregeling Fase B/3.

Of het signaal gaat af wanneer kalenderweken in fase 3 < 148 en valt in de overgangsregeling 2. Geen overgangsregeling, 3. Overgangsregeling Fase A/1-2 of is leeg.

Of het signaal gaat af wanneer kalenderweken in fase 3 < 5 en valt in de overgangsregeling 2. Geen overgangsregeling, 3. Overgangsregeling Fase A/1-2 of is leeg.

Signaal genereert een workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit).

Contract wijzigen of contract verlengen

Een contractverlenging is een verlenging van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

Een contractwijziging is een verandering in de bestaande arbeidsovereenkomst, waarbij één of meerdere voorwaarden worden aangepast. Bijvoorbeeld salarisverhoging of functiewijziging. Hier zijn ook losstaande profielen voor op InSite. Overgang van een bepaald contract naar een onbepaald contract valt hier ook onder.

Als je de medewerker een nieuwe fase toebedeelt, start, afhankelijk van de situatie, Contract wijzigen of Contract verlengen op:

De faseovergang van fase A naar fase B (ABU) of 1/2 naar 3 (NBBU) verloopt via contractwijziging.
Fase A/1-2 heeft normaal gesproken een contract zonder einddatum. Fase B/3 is voor bepaalde tijd. Om die reden is het geen contractverlenging maar een contractwijziging.
De faseovergang B naar C (ABU) of 3 naar 4 (NBBU) verloopt via contractverlenging.
Fase B/3 is van bepaalde tijd en kan daardoor verlengd worden. De looptijd van de plaatsingen is gelijk aan de looptijd van het contract.

Ook zonder faseovergang kan er sprake zijn van een plaatsing die verlengd wordt:

Een fase B (of fase 3) contract is van bepaalde tijd (max. 6 contracten in 4 jaar). Bij verlenging van een fase B contract is het wenselijk om ook de plaatsing te verlengen.

Medewerker/Contract: einde fase A met workflow

Medewerker/Contract: einde fase B met workflow

Waarvoor is het signaal te gebruiken

Signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet. Dit signaal is voor fase B naar fase C.

Signaal gaat af wanneer kalenderweken in fase 3 < 200 en valt in de overgangsregeling 1. Nog te bepalen d.m.v. jaarloon BT of 4. Overgangsregeling Fase B/3.

Of het signaal gaat af wanneer kalenderweken in fase 3 < 148 en valt in de overgangsregeling 2. Geen overgangsregeling, 3. Overgangsregeling Fase A/1-2 of is leeg.

Of het signaal gaat af wanneer kalenderweken in fase 3 < 5 en valt in de overgangsregeling 2. Geen overgangsregeling, 3. Overgangsregeling Fase A/1-2 of is leeg.

Signaal genereert een workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit).

Contract wijzigen of contract verlengen

Een contractverlenging is een verlenging van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

Als je de medewerker een nieuwe fase toebedeelt, start, afhankelijk van de situatie, Contract wijzigen of Contract verlengen op:

De faseovergang van fase A naar fase B (ABU) of 1/2 naar 3 (NBBU) verloopt via contractwijziging.
Fase A/1-2 heeft normaal gesproken een contract zonder einddatum. Fase B/3 is voor bepaalde tijd. Om die reden is het geen contractverlenging maar een contractwijziging.
De faseovergang B naar C (ABU) of 3 naar 4 (NBBU) verloopt via contractverlenging.
Fase B/3 is van bepaalde tijd en kan daardoor verlengd worden. De looptijd van de plaatsingen is gelijk aan de looptijd van het contract.

Ook zonder faseovergang kan er sprake zijn van een plaatsing die verlengd wordt:

Een fase B (of fase 3) contract is van bepaalde tijd (max. 6 contracten in 4 jaar). Bij verlenging van een fase B contract is het wenselijk om ook de plaatsing te verlengen.

Daarnaast zijn de volgende signalen beschikbaar:

Medewerker/Contract: einde fase met workflow

Medewerker/Plaatsing: Fase B/3 of C4 contract zonder plaatsing, met als bestemming de meegeleverde gebruikersgroep Plaatsingen (Profit).

Zie ook:

Stap 3: Workflows Contract wijzigen en Contract verlengen inrichten

Je richt de twee workflows in voor de nieuwe fase/opvolgende fase in deze twee typen dossieritem:

Zie ook:

Workflow inrichten in vogelvlucht

Stap 4: Profielen inrichten per type faseovergang/opvolgende fase

Voor ieder type faseovergang/opvolgende fase, moet je profielen inrichten.

Stappenplan inrichten in een nieuwe template omgeving:

Ga in Profit naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
Zoek bij ‘Type profiel’ naar Contractwijziging.
Blokkeer alle profielen die niet van toepassing zijn voor jullie organisatie.
1. Maak je gebruik van declaratieverloning dan heb je de profielen beginnend met ‘Flex’ nodig.
2. Maak je gebruik van periodeverloning dan heb je een profiel beginnend met ‘Deta’ nodig
3. Blokkeer vervolgens ook het profiel van het type fase dat jullie niet gebruiken. Gebruik je dus fase A, B en C. Blokkeer dan de profielen met fase 1-2, 3, 4.
4. Blokkeren doe je door:
  1. Open het Profiel.
  
  2. Vink Geblokkeerd aan.
Open de profielen die wél van toepassing zijn voor jullie organisatie. Stel de workflow in zoals je bij stap 3 hebt ingericht.
Herhaal stap 2 tot en met 4 voor type profiel ‘Contractverlenging’.
Richt de contexten in let hierbij op de volgende velden of deze wel/niet van toepassing zijn voor jullie
1. Urenbelofte
2. Minuren

Gegevens overnemen

Werkgever inrichten Methode fasetelling

Je richt bij de werkgever in welke cao en dus welke fasetelling geldt.

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde Flex.
Selecteer bij Methode fasetelling een van de opties, waarmee je ook instelt op grond waarvan wordt geteld in welke fase de kandidaat valt (op basis van contract in weken of op basis van gewerkte weken). Per werkgever kies je dus één van beide methodes.
- ABU (fase A, B en C) o.b.v. contract of NBBU (fase 1-2, 3 en 4) o.b.v. contract als je wilt dat Profit telt vanaf het begin van het contract. Deze selecteer je bij detachering/periodeverloning.
- ABU (fase A, B en C) o.b.v. geboekte uren of NBBU (fase 1-2, 3 en 4) o.b.v. geboekte uren als je weken wilt tellen op basis van geboekte uren. Deze selecteer je bij uitzenden/declaratieverloning.
  Per urensoort stel je in of ze meetellen.
- Geen fasetelling - selecteer deze optie als geen van bovenstaande van toepassing is.
Wat je hier instelt bepaalt ook hoe bijvoorbeeld Profit bij de StiPP de weken telt: contractweken of gewerkte weken.
Ga naar het tabblad: Loonstrook/jaaropgave.
Selecteer Loonstrook Flex (Profit) bij Loonstrook.
Dit rapport is geschikt als loonstrook voor declaratieverloning (Flex). Hierin wordt rekening gehouden met declaraties en reserveringen.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Fasetelling in Urensoort aanzetten

In de urensoorten stel je in dat ze meetellen in de fasetelling. Dit geldt voor normale uren en voor betaald verlof vanaf 02-01-2023.

Ga naar: Projecten / Project / Urensoort.
Open de eigenschappen van de urensoort of voeg een nieuwe toe.
Ga naar het tabblad: Integratie.

Meetellen in dagen heeft te maken met de integratie van nacalculatie met de salarisverwerking.
Vink Meetellen in fasetelling aan als je wilt dat de uren die geboekt worden op deze urensoort meetellen voor de fases, met name als je telt op basis van declaraties.
Selecteer 02-01-2023 als datum bij Fasetelling meetellen vanaf als je nu een verlof-urensoort inricht. Bij bestaande normale urensoorten hoef je niets in te richten, die blijven meetellen.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Doe dit voor alle urensoorten die je mee wilt nemen voor de fasetelling.

Fase A/1 instellen in tabel Type contract

Het veld Einddatum contract is verplicht bij onboarden als er een type contract gekozen wordt waarbij het veld Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd uit staat.

Daarom moet je het veld Einddatum contract niet verplicht (bepaalde tijd) aanzetten bij contracttypen waarbij er wél sprake is van bepaalde tijd maar waar bij onboarden de einddatum niet vastgesteld kan worden. Bijvoorbeeld bij Fase A/1-2.

Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type contract.
Vink Einddatum contract niet verplicht (bepaalde tijd) aan.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Gegevensverzameling fasetelling per medewerker

Met de gegevensverzameling Fasetelling per medewerker kun je een totaaloverzicht maken van gewerkte weken per medewerker ten behoeve van fasetelling. Zo kan je zien welke week een medewerker heeft gewerkt en hoeveel uur hij die week heeft gewerkt. Deze informatie kan je gebruiken voor het narekenen van zowel fasetelling als plaatsingstermijnen.

InSite inrichten voor fasetelling

Voordat je de functionaliteit in InSite kunt gebruiken moet je onderstaande inrichten/autoriseren.

De gegevens over de fasetelling en het arbeidsverleden zijn toegevoegd aan o.a. de Medewerker stamkaart (ESS), de Medewerker stamkaart (MSS), Medewerker indienst, Medewerker herindienst en Medewerker indienst beoordelen.

Voeg de volgende pagina's toe aan de functionaliteit/rol:

Nieuwe fase
Beoordelen nieuwe fase
Nieuwe fase contracthistorie
Prijsafspraken (overzichtspagina)
Voor declaraties: specifieke pagina's voor Nacalculatie per regel en Uren boeken per week (stapelboeken) gebaseerd op klantovereenkomst in plaats van op standaard projecten.

De volgende autorisatierollen zijn standaard beschikbaar:

Autoriseer de gegevens

Bijvoorbeeld in de Functionaliteit Medewerker, de stamkaart bij tab Pagina-onderdelen / mapje Medewerker / Medewerker stamkaart (ESS) / de Pagina-onderdelen:

Fasetelling
Fasetelling arbeidsverleden
Faseovergang
Arbeidsverleden
Pensioenverleden

Zie ook:

Autoriseer de rol of de functionaliteit
De template-omgeving bevat een beperkt aantal meegeleverde functionaliteiten. Kijk welke InSite-pagina's je wilt autoriseren en koppel deze aan de juiste functionaliteit.

Als de pagina's al aan een standaardfunctionaliteit gekoppeld zijn, raadpleeg je deze functionaliteit om te zien om welke pagina's het gaat:
1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
2. Open de standaardfunctionaliteit
3. Ga naar het tabblad: Pagina's.
4. Kijk welke pagina's gekoppeld zijn.
5. Klik op: Annuleren.
Pagina's autoriseren via meegeleverde rol:
1. Open de weergave Functionaliteiten o.b.v. rollen.
2. Open een meegeleverde functionaliteit.
3. Ga naar het tabblad: Pagina's.
4. Koppel alle relevante pagina's.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.
Je autoriseert de pagina's door de functionaliteit aan een autorisatierol te koppelen.
1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
2. Open een autorisatierol.
3. Ga naar het tabblad: Functionaliteit.
4. Koppel de hierboven vermelde functionaliteit.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Direct naar

Fases in de uitzendbranche (fasetelling)