Inkoopaanvragen voor interne inkoop (InSite)

Met een inkoopaanvraag bestel je producten of diensten voor eigen gebruik. Dit verloopt altijd via InSite.

Het gaat om secundaire inkoop, om verbruiksartikelen, dus niet om inkoop voor verkoop. Bijvoorbeeld om: kantoorartikelen, relatiegeschenken, bloemen, etc.

Een inkoopaanvraag kun je via een workflow omzetten in een inkoopofferte of inkooporder. Deze functionaliteit hoort bij het proces 'Van budget tot betaling'.

Je kunt een goedgekeurde inkoopaanvraag ook omzetten naar een inkooporder, zonder dat je de order verstuurt aan de inkooprelatie. Deze actie gebruik je wanneer je al een opdracht hebt gegeven aan een leverancier en de bijbehorende inkooporder alleen nog administratief wilt vastleggen. Zo voorkom je dat de leverancier de order dubbel ontvangt.

Inhoud

Beschrijving

Er zijn verschillende typen inkoopaanvraag:

  • Product inkoopaanvragen - Deze inkoopaanvragen tonen een lijst met artikelen. Hier gaat het om artikelen die je vaak of regelmatig nodig hebt, zoals kantoorbenodigdheden. Van deze artikelen zijn de prijzen en leveringscondities bekend. Bestelt wordt ofwel
    • op de interne website (via productgroepen) of
    • op een externe website (via OCI-koppelingen met een leverancier).
  • Vrije inkoopaanvragen - Vrije aanvragen gaan over artikelen of kosten waarbij prijzen en leveringscondities nog niet bekend zijn. Bijvoorbeeld een speciaal cadeau voor een jubileum.

Reserveringen en verplichtingen

Reserveringen en verplichtingen kunnen afkomstig zijn uit:

Budget en controle verbijzonderingstoewijzing

Bij een inkoopaanvraag kan Profit budgetregels uit Profit Financieel tonen. Deze budgetten zijn gebaseerd op grootboekrekeningen, eventueel per verbijzonderingsas of kostenplaats.

Voor een artikel gebruikt Profit de rekening Inkoop van de artikelgroep. Voor een kostensoort gebruikt Profit de rekening Inkoop van de integratiesoort van het artikel. Een kostensoort is alleen beschikbaar bij vrije inkoopaanvragen. Profit kan ook verplichtingen op basis van de rekening Inkoop tonen.

Bij het opslaan of insturen controleert Profit de combinatie van grootboekrekening en verbijzonderingscode. Dit is nieuw in Profit 8 Het schema toont hoe Profit de rekening voor deze controle en de journalisering bepaalt. De verbijzonderingscode moet voorkomen in een verbijzonderingstoewijzing van de rekening Inkoop of Kostprijs van de artikelgroep.

Inrichten

Verplichte inrichting

Gebruiken