Vacaturebeheer

Je voegt een vacature toe en publiceert deze als document op InSite en OutSite zodat de sollicitant op de vacature kan solliciteren.

Je kunt de vacature aanmaken in InSite of in Profit. In dit helpartikel behandelen we InSite en Profit, maar we adviseren om dit proces volledig in InSite te implementeren en te gebruiken voor een ultieme gebruikerservaring.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 6.

Inhoud

Vacature aanmaken in InSite

Je kunt een nieuwe vacature aanmaken in InSite. Je koppelt de sollicitanten in Profit of in InSite aan de vacature. In het tweede geval moet je dan wel eerst de sollicitatie aanmaken, vervolgens selecteer je de sollicitant. Ook wordt er dan een workflow gestart.

Vacature aanmaken:

  1. Ga naar: InSite en klik op: HRM.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Klik op: Vacature aanvragen.

  4. Vul het veld Begindatum en eventueel het veld Einddatum vacature in.

    Na de einddatum sluit Profit de vacature en kun je de binnengekomen sollicitaties gaan beoordelen. Bij Sollicitant Self Service worden vacatures automatisch gesloten: de vacature wordt verwijderd uit overzichten en solliciteren is niet meer mogelijk.

  5. Selecteer de werkgever waarvoor de vacature geldt.
  6. Geef een omschrijving op.
  7. Selecteer Reden vacature.
  8. Selecteer de status van de vacature.
  9. Selecteer de locatie. Dit betreft de locatie waar de vacature voor geldt. Je kunt hier kiezen uit de locaties die gekoppeld zijn aan de werkgever. De locatie wordt ook overgenomen naar Google jobs.
  10. Selecteer de functie waarvoor de vacature is.
  11. Selecteer de organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.

  12. Selecteer bij Werkniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen. Je kunt hier kiezen uit dezelfde waarden als bij Opleidingsniveau, maar dit hoeft niet. Een sollicitant kan bijvoorbeeld wel het werkniveau bereikt hebben, maar niet het opleidingsniveau hebben. Je kunt hier bij het beoordelen van de sollicitanten een analyse voor raadplegen. Je kunt de waarden hiervoor zelf uitbreiden bij Opleidings/werkniveau.

    Als de sollicitant in dienst komt, neemt Profit de waarde hier en bij Opleidingsniveau niet over naar de medewerker.

  13. Selecteer bij Werkervaring het aantal jaar ervaring waar de sollicitant aan moet voldoen.
  14. Selecteer bij Opleidingsniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen.
  15. Vul onder Omvang vacature de vacaturekenmerken in. Deze gegevens zijn zichtbaar op OutSite:
    • Selecteer het type contract.
    • Geef het aantal uren per week.
    • Geef het aantal FTE op. Met dit veld kan je aangeven voor hoeveel FTE per medewerker de vacature bedoelt is.
  16. Selecteer het Soort salaris. Afhankelijk van de instelling worden velden beschikbaar voor het tonen van een salarisindicatie op de vacature. Je kunt hierbij kiezen uit:
    • Loonschaal
    • Vast salaris
    • Min-max salaris

  17. Selecteer het beoordelingsprofiel en het onboarden profiel.
  18. Voeg eventueel Criteria toe aan de vacature. Deze criteria worden gebruikt voor het uitsturen van een Job alert. Klik hier als je meer wilt lezen over het vastleggen of wijzigen van criteria.
  19. Selecteer onder Beoordelingscriteria bij vacature de criteria waarop de sollicitant beoordeeld moet worden. Je kunt hier de beoordelingscriteria selecteren die je in Profit hebt vastgelegd bij de vacature. Klik hier als je meer wilt lezen over het vastleggen of wijzigen van de beoordelingscriteria.
  20. Vink Afwijkend publiceren aan als je de vacature op afwijkende data wilt publiceren op InSite en OutSite. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de vacature eerst 2 weken intern te publiceren, voordat de vacature extern wordt gepubliceerd.
  21. Geef bij Vacature automatisch afsluiten aan of je de vacature automatisch wilt afsluiten als er aan vooraf ingestelde voorwaarde wordt voldaan. Je hebt hierbij de mogelijkheid tussen:
    • Aantal FTE; wanneer het aantal FTE is bereikt, wordt de vacature afgesloten
    • Aantal sollicitanten; wanneer het aantal sollicitanten is bereikt, wordt de vacature afgesloten
    • Op basis van aantal sollicitanten of aantal FTE; wanneer óf het aantal sollicitanten óf het aantal FTE is bereikt, wordt de vacature afgesloten.
    • Niet automatisch afsluiten; de vacature wordt niet automatisch afgesloten.

    Afhankelijk van de instelling worden velden beschikbaar. Vul de verplichte velden in.

  22. Geef onder Status bij afsluiten aan welke status de vacature moet krijgen.
  23. Vul eventueel de Google Jobs omschrijving.
  24. Selecteer de verantwoordelijke(n).

    Als je in het profiel het veld Verantwoordelijke een vaste waarde geeft, dan voegt Profit deze toe als verantwoordelijke.

  25. Vink Job alert genereren aan als je wilt dat Profit een Job alert genereert voor deze vacature en potentiële kandidaten op de hoogte worden gebracht van de nieuwe vacature.
  26. Klik op: Aanmaken.

    De workflow wordt gestart. Zodra de workflow is goedgekeurd vind je de nieuwe vacature in het overzicht met de vacatures. De vacature heeft de status Open.

Vacature publiceren in InSite

Je voegt de al aangemaakte vacature toe als document voor InSite en OutSite. Hiermee publiceer je de vacature zodat sollicitanten in InSite en OutSite kunnen solliciteren. Dit doe je in het kader van Sollicitant Self Service.

Dit document is in feite de uiteindelijke 'advertentie'. Het gaat hier niet om de velden, maar om de tekst en de lay-out van de vacature. Je baseert het document op de vacature zelf, bijvoorbeeld 'Docent Profit', die je al hebt toegevoegd in Profit/InSite. Je kunt per vacature maar één document-pagina aanmaken.

Het document voeg je toe op dezelfde manier als andere documenten via Documentmanagement. Het documentsjabloon is gekoppeld aan de standaard vacaturegegevens. Als het documentsjabloon voor InSite is, maak je het aan via InSite. Als het documentsjabloon voor zowel InSite als OutSite is, kun je zowel via InSite als via OutSite de vacature als document aanmaken.

Vacature aanmaken als document in InSite en OutSite:

  1. Open InSite of OutSite (afhankelijk waar je de vacature wilt publiceren).
  2. Klik op: HRM en vervolgens op: Werving en selectie.
  3. Klik op: Vacature publiceren.
  4. Klik op: Nieuw Document.
  5. Selecteer bij Gegeven de vacature zelf.

  6. Klik op: Document bewerken.
  7. Je ziet nu de groeperingen van velden ingevuld met de gegevens uit de vacature Docent Profit.
  8. Verwijder groeperingen of voeg eventueel groeperingen toe, bijvoorbeeld met vrije velden (op tabbladen). Dit doe je in de sjabloonpagina.
  9. Klik op: <Voeg hier de introductie in>.

    Vervolgens zie je de mogelijkheid om tekst te bewerken.

  10. Voeg de wervende tekst van de vacature toe.
  11. Klik op: Concept publiceren om het document te tonen op InSite en OutSite zodat geïnteresseerden kunnen solliciteren. Als je het document niet direct publiceert, maar alleen aanmaakt, kun je het onderhouden en alsnog publiceren via het overzicht Mijn ingestuurde documenten.

Wil je de vacature op OutSite publiceren?

  1. Ga dan naar: Sitebeheer / Nieuw / Document (als sitebeheerder).
  2. Selecteer de naam van het documentsjabloon dat je voor de vacature hebt toegevoegd.

    Bijvoorbeeld Vacaturebeschrijving. Je ziet alleen het documentsjabloon waar je voor geautoriseerd bent als auteur.Vervolgens doorloop je bovenstaande stappen.

Vacatures raadplegen in InSite

Je kunt vacatures raadplegen in InSite.

  1. Ga naar: Werving en selectie.
  2. Ga naar de Vacaturebank. InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is. Je ziet de openstaande en vervulde vacatures.
  3. Open een vacature.

    Je ziet de eigenschappen van de vacature.

    Bij Sollicitanten zie je ook de sollicitanten op de vacature.

  4. Ga weer terug naar het startscherm van Werving & selectie en klik op: Vacature publicaties.

    Je ziet de vacatures die daadwerkelijk via de externe vacaturesite worden aangeboden.

Vacatures aanpassen in InSite

Je kunt de eigenschappen van de vacature aanpassen in InSite.

Je kunt in InSite geen sollicitanten handmatig koppelen aan een vacature. Dit doe je via de workflow bij Sollicitant Self Service. Sollicitanten kun je in Profit wel handmatig aan de vacature koppelen.

Vacature aanpassen in InSite:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Ga naar: Vacaturebank.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is. Je ziet de openstaande en vervulde vacatures.

  4. Selecteer een vacature.
  5. Klik op: Aanpassen.
  6. Selecteer het profiel voor het aanpassen van de vacature.
  7. Pas de gewenste gegevens aan. Je kunt alle velden wijzigen die ook beschikbaar zijn bij het aanmaken van de vacature.
  8. Nadat je de juiste gegevens hebt gewijzigd klik je op: Aanpassen. Afhankelijk van de inrichting van de workflow wordt de aanpassing direct doorgevoerd of eerst ter beoordeling aangeboden.

Vacature aanmaken in Profit

Maak kennis met vacaturebeheer in Profit, waarin we ingaan om het aanmaken van vacatures. In dit artikel behandelen we het proces in Profit, maar we adviseren om dit proces volledig in InSite te implementeren en te gebruiken voor een ultieme gebruikerservaring.

Een vacature heeft altijd betrekking op een bepaalde werkgever, functie en organisatorische eenheid. Een nieuwe vacature krijgt altijd de status Open. Als je meerdere vacatures voor dezelfde functie hebt, moet je elke vacature apart toevoegen in Profit.

Je kunt vacatures ook importeren.

Vacature toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul het veld Begindatum en eventueel het veld Einddatum vacature in.

    Na de einddatum sluit Profit de vacature en kun je de binnengekomen sollicitaties gaan beoordelen.

  4. Selecteer de werkgever.
  5. Vul de omschrijving in. Elke vacature moet een unieke omschrijving hebben.
  6. Selecteer Reden vacature.
  7. Selecteer de locatie. Dit betreft de locatie waar de vacature voor geldt. Je kunt hier kiezen uit de locaties die gekoppeld zijn aan de werkgever.
  8. Selecteer de functie waarvoor de vacature is.
  9. Selecteer de organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.
  10. Selecteer bij Werkniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen. Je kunt hier kiezen uit dezelfde waarden als bij Opleidingsniveau, maar dit hoeft niet. Een sollicitant kan bijvoorbeeld wel het werkniveau bereikt hebben, maar niet het opleidingsniveau hebben. Je kunt hier bij het beoordelen van de sollicitanten een analyse voor raadplegen.
  11. Selecteer bij Werkervaring het aantal jaar ervaring waar de sollicitant aan moet voldoen.
  12. Selecteer bij Opleidingsniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen.
  13. Selecteer bij Type contract het contract.
  14. Geef het aantal uren per week op.
  15. Geef aantal FTE op. Met dit veld kan je aangeven voor hoeveel FTE per medewerker de vacature bedoelt is.
  16. Selecteer bij Soort salaris de manier waarop je de salarisindicatie wilt afgeven. Afhankelijk van de instelling worden velden beschikbaar voor het tonen van een salarisindicatie op de vacature. Je kunt hierbij kiezen uit:
    • Loonschaal
    • Vast salaris
    • Min-max salaris
  17. Klik op: Volgende.
  18. Vink Afwijkend publiceren aan als je de vacature op afwijkende data wilt publiceren op InSite en OutSite. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de vacature eerst 2 weken intern te publiceren, voordat de vacature extern wordt gepubliceerd.
  19. Geef bij Vacature automatisch afsluiten op basis van aan of je de vacature automatisch wilt afsluiten als er aan vooraf ingestelde voorwaarde wordt voldaan. Je hebt hierbij de mogelijkheid tussen:
    • Aantal FTE
    • Niet automatisch afsluiten
    • Aantal sollicitanten of aantal FTE
    • Aantal sollicitanten

    Afhankelijk van de instelling worden velden beschikbaar. Vul de verplichte velden in.

  20. Selecteer de medewerker die hoofdverantwoordelijk is voor het wervingsproces en de contactpersoon. Je kunt deze velden naar eigen inzicht vullen.

    De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.

  21. Vink Job alert genereren aan als je wilt dat Profit een Job alert genereert voor deze vacature en potentiële kandidaten op de hoogte worden gebracht van de nieuwe vacature.
  22. Selecteer het Sollicitatieprofiel.
  23. Selecteer het Onboarden profiel.
  24. Klik op: Volgende.
  25. Vul de publicatie data in.
  26. Klik op: Volgende.
  27. Vul bij Vacaturekenmerken de volgende gegevens in:

    Bij Aantal uren p/wk vul je het aantal uren per week in voor de vacature.

    Bij Contracttype geef je aan om wat voor type contract het gaat.

    Bij Uiterste soll. datum geef je aan wat de uiterste sollicitatie datum is voor de vacature.

  28. Klik op: Voltooien.

Vacature koppelen aan sollicitant in Profit

Je kunt een reeds vastgelegde vacature koppelen aan een sollicitant. Hierdoor ontstaat een sollicitatie.

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Selecteer de vacature.
  3. Klik op: Acties /Sollicitant koppelen.
  4. Selecteer de sollicitant.
  5. Vul de overige velden in.
  6. Klik op: Voltooien.

Vacature afhandelen in Profit

Als de vacature vervuld is, handel je deze af. De sollicitatieprocedure eindigt hiermee.

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Open de eigenschappen van de vacature.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Selecteer Vervuld bij Status vacature.
  5. Ga naar het tabblad: Vervuld.
  6. Vul de datum in waarop de vacature vervuld is en selecteer de betreffende sollicitant.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Vacature raadplegen in Profit

Je beschikt onder andere over weergaven en een rapport.

Weergaven:

  • HRM / Werving en selectie / Vacature.
  • HRM / Organisatie / Werkgever, tabblad Vacaturebank.

Rapport:

  • Werkgevers Vacature en Sollicitanten (Profit).