Payroll Cloud rapportenset inrichten

Voor Payroll Cloud zijn standaard verschillende rapportensets beschikbaar die bestaan uit verschillende rapporten. Op basis van de status van de periode wordt bepaald welke rapportenset wordt gegenereerd. De klant kan de rapportenset goed- of afkeuren. De werking van de rapportenset verschilt maar voor elke set geldt dat de rapportenset alleen in het dossier kan worden gezet, je kunt ze niet mailen of afdrukken. Dit zorgt ervoor dat alle communicatie via de portal beschikbaar is.

HRM instellingen voor rapportensets onderhouden:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Rapportensets.
3. Bepaal of Profit de rapportensets automatisch afdrukt bij het verwerken en accorderen.

   Je kunt rapportensets ook handmatig afdrukken vanuit de Salarisverwerkingscockpit.

4. Vink Journaalpost en overzicht betalingen incl. correctieperioden aan.

   Als je dit aanvinkt, gebruikt Profit de instelling Journaalpost van hoofdperiode inclusief correctieperiode(s) bij het genereren van het rapport. Vink je dit niet aan, dan gebruikt Profit de instelling Journaalpost van geselecteerde verwerkingsregel.

   Tip:

   Als je een correctierun draait en alleen een journaalpost en overzicht wilt van de betalingen van de correctieperiode dan vink je dit veld niet aan.

5. Vink Journaalpost en overzicht betalingen incl. correcties uit voorgaande perioden aan.

   Als je dit aanvinkt, gebruikt Profit de instelling Journaalposten inclusief TWK mutaties gestart vanuit deze periode bij het genereren van het rapport. Vink je dit niet aan, dan gebruikt Profit de instelling Journaalposten alleen van deze periode.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Geschikte rapporten voor rapportensets

Als je een rapport afdrukt, stel je via een filter de gewenste perioderegel(s) in. Als je een rapportenset afdrukt, geef je geen filter op. Profit drukt de betreffende rapporten namelijk direct af en hierdoor kun je geen filter opgeven. De volgende rapporten zijn geschikt voor het gebruik in rapportensets van Payroll Cloud.

• Overzicht betalingen (Profit)

  Afhankelijk van de verwerkingsstatus drukt Profit een voorlopig of definitief overzicht af. Je kunt hier het type dossieritem Betalingen (Profit) aan koppelen.

• Verzamelloonlijst Fiscus, UWV en UWV (Cumulatief)
• Loonstaat (Profit): je kunt hier het type dossieritem Verzamelloonstaat (Profit) aan koppelen.
• Loonstrook

  Voor de loonstrook selecteer je rapporttype Loonstrook. Het rapport van de loonstrook dat je hebt geselecteerd bij de werkgever, wordt hierdoor gegenereerd in de rapportenset.

• Jaarloonstrook (Profit)
• Jaaropgaven

  Je kunt de rapporten Digitale jaaropgave (Profit) en Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) gebruiken. Je kunt deze koppelen aan het type dossieritem Jaaropgave (Profit).

  Let op:

  Wij adviseren om de jaaropgave niet op te nemen in de rapportenset. Als de jaaropgave in de rapportenset wordt opgenomen, dan wordt deze niet in het dossier van de medewerker gezet. De jaaropgave kun je los van de rapportenset genereren. Je hebt daarbij ook de keuze om deze in het dossier van de werkgever te zetten.

• Journaalposten

  Je kunt de rapporten Journaalposten (rekening) (Profit) en Journaalposten (rekening-tegenrekening) (Profit) gebruiken. De keuze van het rapport hangt af van de inrichting van de journalisering van de werkgever. Afhankelijk van de verwerkingsstatus wordt een rapport met voorlopige of definitieve journaalposten afgedrukt.

• Loonaangifte

  Als je de loonaangifterapporten toevoegt, houdt Profit rekening met de geselecteerde periode. Profit neemt de loonaangifterapporten op, zodra je de loonaangifte voor de betreffende periode hebt geaccordeerd.

  Let op:

  Dit geldt niet voor het rapport Loonaangifte rapport - Betalingsoverzicht (Profit). Voordat je dit rapport opneemt in een rapportenset, kopieert en wijzig je deze eerst. Dit rapport heeft standaard betrekking op een heel jaar. Je filter in de rapportdefinitie in ieder geval op =[SVR Werkgever] en =[SVR Jaar].

Filtervariabelen toepassen in rapporten

Bij andere rapporten dan de bovenstaande stel je in de rapportenset per rapport een filter in. Dit filter vervangt het filter dat je normaal gesproken invult bij het afdrukken van het rapport. Als je het filter niet correct instelt, loop je het risico dat Profit de rapporten afdrukt van perioderegels die je niet hebt geselecteerd.

Je kunt de volgende filtervariabelen (filtertags) gebruiken:

• Werkgever: =[SVR Werkgever]

  Dit is de code van de werkgever.

• Jaar: =[SVR Jaar]
• Periode: =[SVR Periode]
• Periodetabel: =[SVR Periodetabel]

  Dit is de code van de periodetabel.

• Begindatum periode: =[SVR Periode begindatum]
• Einddatum periode: =[SVR Periode einddatum]

Deze filtervariabelen kun je alleen gebruiken voor de rapportensets en niet als voorkeurwaarde in nieuw-wizards in Profit.

Eigen rapportenset toevoegen:

Als de meegeleverde rapportensets niet voldoen kan je eigen rapportensets toevoegen.

1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Beheer / Rapportenset Payroll Cloud.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de rapportenset die je als basis wilt gebruiken.
4. Klik op: Volgende.
5. Vul de omschrijving in.
6. Klik op: Voltooien.

   Je kunt nu rapporten toevoegen, bewerken, verwijderen en overnemen.

7. Rapport toevoegen aan de rapportenset.
   1. Open de eigenschappen van de nieuwe rapportenset.
   2. Klik op: Nieuw.
   3. Je kunt nu via Rapporttype toevoegen de loonstrook toevoegen aan de rapportenset en de wizard direct voltooien.
   4. Selecteer Rapport toevoegen en vervolgens het rapport dat je wilt toevoegen.
   5. Klik op: Volgende.
   6. Vul een omschrijving in voor het rapport.
   7. Selecteer het type dossieritem waarop je het rapport wilt insturen.

      Je kunt hier alleen type dossieritems selecteren waarvan de bestemming Werkgever + salarisverwerkingsplan is en het veld Zichtbaar onder OutSite op het tabblad In & OutSite is aangevinkt.

   8. Vul het filter in.
   9. Klik op: Voltooien.
8. Je kunt een rapport bewerken.
   1. Open de eigenschappen van de rapportenset.
   2. Selecteer het rapport.
   3. Klik op: Bewerken.
   4. Pas de omschrijving aan, selecteer een ander type dossieritem of wijzig het filter.
   5. Klik op: Voltooien.
9. Je kunt rapporten verwijderen.
   1. Open de eigenschappen van de rapportenset.
   2. Selecteer het rapport dat je wilt verwijderen.
   3. Klik op: Verwijderen.
   4. Klik op: Ja.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Dossieritems voor werkgever

• Controleer welke type dossieritems zichtbaar zijn voor OutSite en of dit terecht is.
• Het werkgeversdossier dat beschikbaar is, toont alleen dossieritems met de bestemmingen
  • Werkgever
  • Werkgever+contact
  • Werkgever+salarisverwerkingsplan