Power BI inrichten

In dit artikel is nieuwe functionaliteit verwerkt die is uitgeleverd met een patch op Profit 5.

Hieronder worden de stappen beschreven die nodig zijn om gegevens uit Profit (BI-modellen) in te lezen in Power BI rapporten (dashboards).

Alle details over de overgang, de planning en de nieuwe functionaliteit vind je op de themapagina van AFAS. Hier vind je ook de uitgebreide webinar.

Deze stappen zijn nodig om de BETA-functionaliteit van BI te activeren.

Let op:

AFAS biedt geen support op de inrichting van Power BI.

Inhoud

Basisinrichting

Met de onderstaande stappen activeer je de BETA-functionaliteit van BI in Profit 5.

Voorbereidingen

We gaan er vanuit dat je Power BI Desktop geïnstalleerd hebt op je computer. Via deze link kan je Power BI Desktop downloaden en installeren.

Stap 1: BI-model functionaliteit activeren

Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
Ga naar het tabblad: Activering.
Vink de functionaliteit BI-model aan.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Let op:

Er vindt een conversie plaats om de functionaliteit in jouw omgeving toe te voegen. Kies dus een tijdstip, waarop er zo min mogelijk medewerkers in je omgeving aan het werk zijn.

Stap 2: BI oData connector deblokkeren

Ga naar: Algemeen / Beheer / App connector.
Dubbelklik op de BI odata connector.
Vink het veld Geblokkeerd uit.
Selecteer de gebruikersgroep die toegang moet hebben tot deze appconnector. Alleen gebruikers uit deze gebruikersgroep kun je een gebruikerstoken toekennen.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Gebruikerstoken generen voor BI odata connector

Vervolgens voeg je voor jouw gebruiker een gebruikerstoken toe.

Dubbelklik op de BI odata connector.
Ga naar het tabblad: Gebruikerstokens.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de gebruiker en een omschrijving (bijvoorbeeld BI Beta).
Kopieer het token en sla deze op in een tekstbestand (bijvoorbeeld in je eigen Temp map op je computer).
Klik op: Voltooien.

Stap 4 (optioneel): Controleer de aanwezige BI-modellen

Je controleert de meegeleverde BI-modellen.

Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / BI-model.
Op dit moment zijn er twee BI-modellen aanwezig, namelijk Verkoopomzet (Profit) en Mobiliteit (Profit). De gegevens van de niet geblokkeerde BI-modellen worden via een geplande taak klaargezet. De klaargezette gegevens kunnen daarna opgehaald worden via de standaard oData feed connector van Power BI.

Let op:

Het menu BI-model is automatisch toegevoegd aan de autorisatiegroep Functioneel applicatiebeheer (Profit). Gebruik je eigen autorisatiegroepen, dan moet je dit menu-item nog autoriseren.

Template power BI bestanden downloaden

Je hebt de mogelijkheid om de functionaliteit voor Profit BI te testen met één van de volgende templates:

Verkoopomzet: download hier de Power BI template voor het Verkoopomzet dashboard.
Je downloadt een ZIP-bestand. Het ZIP-bestand bevat het benodigde bestand. Pak het ZIP-bestand uit.
Mobiliteit: download hier de Power BI template voor het Mobiliteitsdashboard.
Je downloadt een ZIP-bestand. Het ZIP-bestand bevat het benodigde bestand. Pak het ZIP-bestand uit.

BI-modellen publiceren

Als een BI-model toegevoegd is, kun je de gegevens van het BI-model publiceren, zodat deze gegevens via de Odata connector opgehaald kunnen worden.

Geplande taak toevoegen:

Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
Klik op: Nieuw.
Selecteer BI-gegevens publiceren bij Taak type.
Klik op: Selecteren.
De omschrijving hoef je niet aan te passen.
Selecteer Als een andere taak is uitgevoerd bij Type planning.
Selecteer Vullen Hrm tabellen tbv Profit BI bij Gekoppelde taak.
Klik op: Voltooien.
Let op:

Je kunt de taak BI-gegevens publiceren ook op een specifiek tijdstip inplannen, door geen andere taak te koppelen. Je bent er dan zelf verantwoordelijk voor, dat de taak Vullen Hrm tabellen tbv Profit BI eerst uitgevoerd is. Als je deze werkwijze volgt, dan kun je de taak BI-gegevens publiceren. Hoe vaak kun je deze taak uitvoeren? Maximaal 2 keer per dag met een tussenruimte van minimaal 10 uur. Bij een minder grote tussenruimte volgt de volgende foutmelding: De maximale tijdsduur sinds de laatste publicatie van model "Verkoopomzet (Profit)" is nog niet verstreken.

De taak kijkt namelijk of het langer dan 10 uur geleden is dat een BI-model ververst is. Alleen als het langer dan 10 uur geleden is, worden de gegevens van een BI-model opnieuw gepubliceerd in de BI-laag van AFAS Online.

Er is één uitzondering op het bovenstaande: na het toevoegen van een nieuw BI-model voeg je de taak BI-gegevens publiceren toe om het nieuwe BI-model te publiceren. Tijdens het uitvoeren van de taak wordt het nieuwe BI-model gepubliceerd. Bij andere BI-modellen zal de bovenstaande foutmelding optreden en deze worden niet gepubliceerd.

404-foutmelding oplossen:

Als je de geplande taak niet toevoegt, dan kan de volgende melding optreden: De externe server heeft een fout geretourneerd: (404) Niet gevonden.

Gegevens ophalen in een template dashboard van Power BI

De onderstaande stappen worden beschreven vanuit een template bestand voor Verkoopomzet (voor ERP klanten) of een template bestand voor Mobiliteit (voor HRM klanten).

Let op:

We gaan er vanuit dat je één van de twee Power BI templates hebt gedownload die hierboven beschreven staan.

Gegevens ophalen:

Dubbelklik op het bestand Verkoopomzet (Profit).pbit of Mobiliteit (Profit).pbit
Open je voor het eerst Power BI desktop, dan moet je eenmalig inloggen bij Microsoft. Gebruik hiervoor je Microsoft-inloggegevens.
Power BI wordt geopend en het volgende scherm wordt getoond:
Vul de velden als volgt in:
- BI-model: vul Verkoopomzet (Profit) of Mobiliteit (Profit) in.
  Je neemt de omschrijving van het BI-model volledig over, dus inclusief: (Profit)
- Abonnementsnummer: vul je abonnementsnummer in.
  Dit nummer vind je in de omgevingscode. Neem alleen de nummers die aanwezig zijn in je omgevingscode over in dit veld.
- Type omgeving: selecteer hier Live, Accept of Test, afhankelijk vanuit welke omgeving je de gegevens op wilt halen.
Klik op de knop Laden (Load).
Het volgende scherm wordt weergegeven:
Ga naar het tabblad: Basis (Basic).
Het scherm ziet er als volgt uit:
Vul de velden als volgt in:
- Vul bij Gebruikersnaam (User name) in: afastoken.
- Wachtwoord (Password): plak hier je gebruikerstoken in die je gegenereerd hebt in stap 3 van de inrichting.
Let op:

In het wachtwoord moet je de hele gebruikerstoken plakken. Een voorbeeld van een hele gebruikerstoken is: <token><version>1</version><data>A7F4C6D8E2B649D2B91F57E4D8433CB49A21F00E5C31499BA6C8F7D6C1E8A2B7</data></token>
Klik vervolgens op de knop Verbinden (Connect).
De gegevens uit jouw omgeving worden ingeladen en het dashboard is gereed.

Foutmeldingen bij vernieuwen

De volgende foutmeldingen kunnen optreden bij het vernieuwen van de gegevens in Power BI.

3 query's worden geblokkeerd door de volgende fouten:
- Een 404-fout wijst op een fout in de inrichting.
  Dit kan aan je autorisatie liggen, aan een verkeerd ingevoerd gebruikerstoken of aan verkeerd ingevulde velden in Power BI. Doorloop de stappen hierboven opnieuw.
- Een 500-fout wijst waarschijnlijk op een fout bij het uitvoeren van de geplande taak.
  Controleer of de geplande taak succesvol is uitgevoerd.

Eventuele wijzigingen doorvoeren

Nadat de gegevens ingeladen zijn in het dashboard zijn jouw mogelijkheden eindeloos, uiteraard afhankelijk van jouw kennis van Power BI. Je hoeft natuurlijk niets te wijzigen aan het dashboard, je kan ook prima gebruik maken van de template die door AFAS ontwikkeld is.

Maar als je wel wijzigingen wil doorvoeren, staan hieronder een aantal van de mogelijkheden die je tot je beschikking hebt.

Visualisaties aanpassen:

Titels, labels, kleuren, filters enz. aanpassen om beter bij de nieuwe context te passen.
Visuals toevoegen of verwijderen op basis van wat relevant is voor jouw organisatie.

Pagina’s en lay-out:

Pagina’s hernoemen of herschikken.
Achtergrondkleuren, logo’s, stijlen aanpassen (bijvoorbeeld de huisstijl of branding van jouw organisatie doorvoeren).

Filters en slicers aanpassen:

Nieuwe slicers toevoegen op basis van andere dimensies.
Default filters aanpassen op basis van bijvoorbeeld een specifieke klant of regio.

Measures en calculated columns aanpassen:

Sommige DAX-formules kunnen afhankelijk zijn van specifieke kolomnamen of filters.
Je kunt nieuwe measures toevoegen of bestaande hergebruiken/wijzigen.

Dashboards publiceren en delen met collega’s

Is jouw dashboard gereed en wil je deze gaan delen met collega’s, dan heb je ook weer verschillende mogelijkheden, dit is o.a. afhankelijk van het type licentie die je hebt aangeschaft voor Power BI.

Heb je helemaal geen licentie? Dan kan je het dashboard alleen raadplegen in Power BI Desktop en ben je niet in staat om het dashboard te delen met je collega’s.
Heb je een Power BI Pro of een Power BI Premium licentie, dan kan je een dashboard delen met je collega’s. Hiervoor heb je verschillende mogelijkheden.

Hieronder enkele mogelijkheden die je kan gebruiken om dashboards te publiceren en te delen met jouw collega’s.

Publiceren naar de Power BI Service (app.powerbi.com)

Via Power BI Desktop: klik op Publiceer en kies de juiste werkruimte (workspace).
Daarna kun je het dashboard delen met collega’s via:
- Directe link
- Insluiten op InSite (via een externe pagina of een integratiepagina)
- E-mailnotificatie
- Toevoegen aan een Power BI App

Delen via een Power BI App

Verzamel meerdere rapporten/dashboards in een Power BI App.
Publiceer die app naar specifieke gebruikers of groepen (bijv. een team of afdeling).
Gebruikers krijgen automatisch toegang en updates.

Exporteren als PDF of PowerPoint

Vanuit Power BI Desktop of Service kun je het rapport exporteren als een PDF of PPT.
Handig voor meetings of wanneer iemand geen toegang tot Power BI heeft.

Embedded in SharePoint Online of Teams

Voeg een rapport in op een SharePoint Online-pagina via de Power BI webpart.
Of embed het rapport in een Microsoft Teams-kanaal via de Power BI-tab.

Automatisch delen via abonnementen

In Power BI Service kun je jezelf of anderen abonneren op een rapport.
Ontvangers krijgen automatisch een snapshot van het rapport in hun e-mail (PDF).

Direct naar