Transitorisch boeken abonnementsfacturen

Je kunt de omzet en kosten van automatisch gefactureerde abonnementsfacturen automatisch over verschillende perioden laten verdelen. Dus een factuur voor een jaar verdeelt Profit dan over 12 maanden.

Ook creditfacturen kun je transitorisch boeken mits de betreffende perioden niet afgesloten zijn, bijvoorbeeld perioden in het vorige boekjaar. De omzet die vorig jaar geboekt had moeten worden, wordt nu in de eerste niet-afgesloten periode geboekt (naast de omzet voor die periode).

Het transitorisch boeken van abonnementsfacturen moet je eerst inrichten.

Artikelgroep instellen

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Artikelgroep.
2. Open de eigenschappen van de artikelgroep voor abonnementen.
3. Ga naar het tabblad: Integratie.

   

4. Vink Transitorische boeking maken van verkoopomzet aan.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Grootboekrekeningen instellen

Je stelt twee verschillende grootboekrekeningen in voor de transitorische posten: één voor kosten en één voor opbrengsten.

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Boeken overig.

   

3. Selecteer het dagboek.
4. Selecteer bij Tussenrekening kosten de tussenrekening waar je de kosten op wilt boeken.
5. Selecteer bij Tussenrekening opbrengsten de tussenrekening waar je de opbrengst op wilt boeken.

   Let op:

   Het is raadzaam hier twee verschillende grootboekrekeningen te selecteren. Bijvoorbeeld 1901 ‘Nog te nemen transitorische omzet’ voor de opbrengstenrekening.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Methode verdeling instellen

Je selecteert een methodeverdeling bij de abonnementinstellingen om te bepalen hoe je de omzet evenredig over de betrokken perioden wilt verdelen. Afhankelijk van je financiële periode tabel kun je kiezen uit verschillende methoden:

• Heb je een financiële periodetabel van een maand, dan kies je voor Pro-rata, Evenredig of Geen.
• Heb je een financiële periodetabel van 4-weken, dan kun je ook kiezen voor 4-weken vaste verdeling.

Je hebt de keuze uit de volgende methoden:

Pro-rata

Profit berekent het termijnbedrag afhankelijk van de abonnementscyclus. De Begindatum factuurcyclus kan iedere dag van de maand zijn. Factureer je een volledig jaar, dan deelt Profit het regelbedrag door het aantal perioden dat in een jaar valt op basis van je financiële Periodetabel. Profit berekent het bedrag van de eerste periode naar rato op basis van het aantal dagen in de betreffende periode waar het betrekking op heeft. De laatste periode krijgt altijd het restant van het totaalbedrag. Profit houdt dus rekening met het aantal dagen van de periode dat van toepassing is. Door afrondingsverschillen is de laatste periode meestal niet gelijk aan het termijnbedrag.

Indien de factuur geen betrekking heeft op een geheel jaar en de startdatum valt op de eerste dag van een periode, dan deelt Profit het abonnementsbedrag door het aantal periodes, waarop de factuur betrekking heeft. Bij een jaarabonnement dat ingaat op 01 februari, deelt Profit het totaalbedrag door 11. Periode 2 t/m 11 krijgen hetzelfde bedrag, periode 12 het restant.

Indien de factuur geen betrekking heeft op een geheel jaar en de startdatum valt midden in een periode, dan deelt Profit het abonnementsbedrag minus het pro-rato gedeelte van de eerste periode door het aantal periodes, waarop de factuur betrekking heeft. Bij een jaarabonnement dat ingaat op 15 februari, bepaalt Profit eerst het bedrag voor periode 2. Vervolgens wordt het totaalbedrag minus het bedrag voor periode 2 door 10 gedeeld. Periode 3 t/m 11 krijgen hetzelfde bedrag, periode 12 krijgt het restant.

Voorbeeld

Evenredig

Profit berekent het termijnbedrag op basis van het factuurbedrag gedeeld door het aantal periodes, ongeacht de begindatum van de factuurcyclus. Is de begindatum van het abonnement 28 januari, dan wordt de omzet voor 1/12 van het jaarbedrag in januari geboekt. De eerste en laatste periode hebben geen afwijkend bedrag t.o.v. de overige periodes. Bij deze methode wordt dus niet gekeken naar het aantal dagen van de periode dat van toepassing is.

Voorbeeld

Geen

Kies geen, wanneer je de omzet niet wilt verdelen of als je een uitzondering wilt maken, wanneer je éénmalig niet transitorisch wilt boeken.

4-weken vaste verdeling

Profit berekent het termijnbedrag op basis van een percentage uit de vaste verdeeltabel. De periode wordt bepaald op basis van de maand van de begindatum van de factuurregel. Is de begindatum van het abonnement 01 april, dan wordt de verdeelregel van de maand april toegepast, waardoor de factuur wordt verdeeld over periode 4 en 5. De 4-weken vaste verdeling gaat altijd uit van een gelijk maandbedrag, ook als het gaat om een kwartaal cyclus of jaar. De bedragen op de maandfacturen zijn gebaseerd op het jaarbedrag gedeeld door 12, ongeacht hoeveel dagen een maand heeft.

Voorwaarden:

• De financiële periodetabel van de administratie is 4-weken.
• De Begindatum factuurcyclus begint altijd op de eerste dag van de maand.
• De Cyclus facturering is gelijk aan Jaar of Maand.

  De methode verdeling 4-weken is niet toegestaan, wanneer de administratie een financiële 4-weken periodetabel heeft met een gebroken boekjaar.

Voorbeeld

Methodeverdeling instellen:

1. Ga naar: Abonnementen / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Abonnementen.
3. Wijzig eventueel Methode verdeling. Standaard staat deze op Pro-rata.

Naast de transitorische verdeling van opbrengsten naar financieel, worden de opbrengsten ook transitorisch verdeeld over projecten. Ook hierin wordt rekening gehouden met de bovenstaande verdeelmethodes.

Abonnement toevoegen

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
2. Voeg een abonnement toe met een jaarcyclus en begindatum in het huidige jaar.
3. Selecteer een administratie bij Administratie of project bij Project. Wanneer je een project selecteert, kun je bij de projectopbrengsten ook de omzet per maand zien.
4. Voeg een artikel toe dat valt in de artikelgroep die je hebt ingesteld voor transitorisch boeken.

Al bij het toevoegen van het abonnement kun je inzichtelijk maken of er bij het item waarvoor je een abonnement maakt een transitorische boeking wordt gemaakt.

Hiervoor voeg je het veld Transitorische boeking maken van verkoopomzet toe aan het boekingslay-out.

Abonnement factureren

1. Ga naar: Abonnementen / Facturering / Facturen.
2. Klik op: Meer acties / Automatisch factureren.
3. Laat de datums staan in de wizard.
4. Vink Alle facturen journaliseren na voltooien aan.
5. Vink Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum aan.
6. Klik op: Volgende.
7. Selecteer alleen het zojuist toegevoegde abonnement dat loopt over meerdere perioden.
8. Klik op: Voltooien.

   Het abonnement is nu gefactureerd en gejournaliseerd over meerdere perioden.

Transitorisch geboekte abonnementsfacturen raadplegen

Je kunt de transitorisch geboekte posten voor een jaarabonnement raadplegen.

Hiervoor kun je eventueel een aantal relevante velden toevoegen aan de weergave Financiële mutaties in Profit Financieel.

Transitorisch geboekte omzet raadplegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties.
2. Filter op de abonnementsfacturen van de debiteur van het zojuist toegevoegde abonnement.

   

   Dit is hoe de transitorische boekingen eruit zien als in februari de eerste keer gefactureerd is. Dit abonnement bevatte een regel met een artikel met aanschaf, waarvan de omzet op Omzet Netwerkapparatuur wordt geboekt. De btw van de factuur komt ten laste van de periode waarin gefactureerd wordt.

   Je ziet dat voor de overige maanden van het jaar vanaf de begindatum van het abonnement transitorische posten zijn geboekt voor 1/12e van het jaarbedrag.

Transitorisch geboekte projectopbrengst van abonnement raadplegen

Let op:

De transitorische regels worden pas geboekt tijdens het journaliseren i.p.v. tijdens het factureren. Tijdens het factureren schrijft Profit het totaalbedrag van de verkoopfactuur weg op het project als projectopbrengst. Zodra je journaliseert boekt Profit op de projectopbrengstregel het totaalbedrag volledig tegen. Daarna worden de bedragen transitorisch verdeeld. Deze transitorische boekingen komen uit de daadwerkelijke factuurregels (onverdicht). Profit legt een link tussen de financiële transitorische boekingen en de onverdichte transitorische boekingen d.m.v. de journaalpostnummers en de journaalpostvolgnummers.

Je kunt de transitorisch geboekte opbrengst van de abonnementsfactuur samen met de geboekte kosten bij het gekoppelde project raadplegen.

Transitorisch geboekte abonnementsomzet bij projectopbrengst raadplegen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Open de eigenschappen van het project.

   In dit geval van het project van Vlasblom Communicatie B.V. dat je hebt gekoppeld aan het abonnement.

3. Ga naar het tabblad: Opbrengst.

   

   Dit is hoe de transitorische boekingen eruit zien als in juni de eerste keer gefactureerd is (Euro 45,- ipv Euro 7,50 per maand zoals je bij juli, augustus, etc. ziet). Behalve de abonnementsopbrengst zie je ook de opbrengsten vanuit gefactureerde uren en termijnen.

Elke projectopbrengstregel krijgt een bron omschrijving mee. Bij het genereren van transitorische projectopbrengstregels zijn de volgende bron omschrijvingen van toepassing:

• Bron omschrijving Verkoopfactuur.
  Deze bron wordt weggeschreven op de initiële projectopbrengstregel. Deze regel wordt weggeschreven tijdens het factureren.
• Bron omschrijving Transitorische tegenboeking.
  De projectopbrengstregel van de tegenboeking krijgt als bron omschrijving Transitorische tegenboeking. Deze regel wordt weggeschreven tijdens het journaliseren.

Bron omschrijving Transitorische verdeling.
De projectopbrengstregel(s) van de daadwerkelijke transitorische regels krijgt als bron omschrijving Transitorische verdeling. Deze regel wordt weggeschreven tijdens het journaliseren.

Op elke projectopbrengstregel worden het journaalpostnummer en journaalpostvolgnummer weggeschreven.

Hierdoor is het eenvoudiger geworden om bijvoorbeeld het juiste boekjaar/periode (uit de bijbehorende journaalpost) op te halen per opbrengstregel. Hierdoor kun je gemakkelijk de omzet per periode per project(fase) bepalen uit de opbrengstregels.

Voorbeeldberekening transitorisch abonnementsfacturen

Voorbeeld Pro-rata:

Bij de berekening neemt Profit de eerste en laatste periode naar rato: De eerste periode krijgt een naar rato verdeeld bedrag van het termijnbedrag. De laatste periode krijgt het restant van het totale regelbedrag dat nog niet verdeeld is.

Het gaat om een jaarabonnement met maandcyclus.

De ingangsdatum is 1-1-2020.

Het maandbedrag is 1000,-.

Er wordt gebruik gemaakt van een 4 weken tabel bij Type periodetabel.

En bij Verwerking week 53 is er gekozen voor 'laatste periode verlengen'.

Dan wordt de berekening bijvoorbeeld als volgt:

• Het gaat om een jaarabonnement, dus maandbedrag gaat eerst naar jaarbedrag: 12.000,00.
• Er zijn 13 financiële perioden, dus het periodebedrag wordt 12.000,00 / 13 = 923,08
• Hiervan gaan 3 dagen naar periode 2020-12. Deze periode heeft 35 dagen, dus 3/35 x 923,08 = 79,12
• De rest valt in periode 2021-1: 1000,00 - 79,12 = 920,88