Declaraties inrichten

Een medewerker wil gemaakte kosten kunnen declareren. Denk hierbij aan het declareren van (zakelijke) kilometers, lunchkosten, kosten van hotelovernachtingen, parkeerkosten, etc. De medewerkers kunnen onkosten declareren via InSite. Als je beschikt over Profit Projecten, kunnen deze mutaties ook via de nacalculatie worden vastgelegd. Profit kan de geboekte onkosten automatisch uitbetalen met het salaris.

Verzameldeclaratie

Je kunt meerdere declaraties in één workflow indienen. Als een medewerker meerdere dienstreizen mag boeken, dan boekt de medewerker dit in één workflow en de beoordelaar kan alle declaraties in één keer beoordelen.

Daarnaast is het ook mogelijk om verschillende soorten declaraties in te dienen in één workflow. Bijvoorbeeld een declaratie voor dienstreizen, parkeerkosten en een hotelkamer kan je in één workflow indienen. Ook hierbij geldt dat de beoordelaar deze declaratie in één keer kan beoordelen.

Als één van de declaraties binnen een verzameldeclaratie niet akkoord is, dan kan de beoordelaar deze declaratie los afkeuren. De overige goedgekeurde declaraties gaan verder in het proces en de afgekeurde declaratie gaat als losse workflow terug naar de instuurder.

Losse declaraties of verzameldeclaraties?

Je kunt declaraties op drie manieren boeken:

• De medewerker boekt één declaratie en stuurt deze los in. Per declaratie ontstaat een workflow.
• De medewerker boekt voor één declaratiesoort meerdere declaraties in een verzameldeclaratie.
• De medewerker boekt meerdere declaraties voor meerdere declaratiesoorten in een verzameldeclaratie

In Profit worden verschillende declaraties standaard meegeleverd. Verder beschik je over twee verzameldeclaraties.

Declaraties voor personenmobiliteit

Meer informatie hierover, vind je hier.

Beschrijving

Het proces van het inrichten van de declaraties ziet er als volgt uit:

Integratie met Profit Projecten

Als je werkt met Profit Projecten en geldigheidscombinaties gebruikt dan gelden de geldigheidscombinaties ook in het declaratieproces. Voor deze functionaliteit moeten de geldigheidscombinaties en kostensoorten zijn ingericht.

Periodetabel projecten koppelen in HRM

Je koppelt een periodetabel projecten als je niet beschikt over Profit Projecten, maar wel gebruik maakt van de integratiefunctionaliteit. Als je wel beschikt over Profit Projecten, koppel je de periodetabel in de projectinstellingen en kun je deze stap overslaan.

Integratie met projectadministratie activeren:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Integratie.
3. Selecteer de periodetabel bij Periodetabel projecten.

   Als je geen periodetabel kunt selecteren, dan voeg je de periodetabel projecten eerst toe.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Kostensoort aan looncomponenten koppelen

Je kunt per kostensoort voor elke cao een looncomponent koppelen.

Meer informatie over het inrichten van kostensoorten voor de personen mobiliteit, vind je hier.

Kostensoort aan looncomponenten koppelen:

1. Ga naar:
   • Projecten / Item / Kosten.
   • HRM / Payroll / Inrichting / Kosten, als je niet beschikt over Profit Projecten.
2. Selecteer de kostensoort.
3. Klik op: Acties / Integratie Payroll.

   Profit toont een weergave met alle cao's.

4. Selecteer per cao in de regel de looncomponent en de parameters.

   Let op: 

   Je mag geen parameter selecteren die is ingesteld op Berekening per arbeidsverhouding; hierop wordt een controle uitgevoerd.

   • Parameter aantal is de parameter waarin je het 'Aantal' uit de nacalculatieregel overneemt.
   • Parameter kostprijs is de parameter waarin je de 'Vergoeding' uit de nacalculatieregel overneemt.

   Let op: 

   In de boekingslay-out Nacalculatie per regel zijn dit respectievelijk de regelvelden Aantal en Kostprijs.

5. Klik op: Voltooien.

Accordering onkostendeclaraties inrichten

Je bepaalt of je de onkostenboekingen wilt accorderen, voordat Profit deze doorsluist naar Profit Payroll. Zo niet, dan krijgen deze boekingen automatisch de status Geaccordeerd.

Het boeken van declaraties verloopt via de workflow Medewerker declaratie. Als je de declaraties in de workflow laat beoordelen, dan kun je ervoor kiezen om de declaraties niet handmatig te laten accorderen voor Payroll. De declaraties zijn dan namelijk al beoordeeld in de workflow. Het boeken van verzameldeclaraties verloopt via de workflow Medewerker verzameldeclaratie.

Als in de declaratie het veld Bedrag via voorschot uitbetalen is aangevinkt, dan accordeert Profit de declaratie alsnog automatisch voor Payroll. Dit gebeurt dus ongeacht de instelling Nacalculatie accorderen voor Payroll in de eigenschappen van HRM.

Als je ook over Profit Projecten beschikt, kun je nacalculatieregels doorsluizen naar Profit Payroll. De accordering geldt dan ook hiervoor.

Accordering onkostendeclaraties inrichten:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Integratie.
3. Vink Nacalculatie accorderen voor Payroll aan, als regels handmatig moeten worden geaccordeerd, voordat deze worden doorgesluisd.

   De werking van dit veld is afhankelijk van de licentie:

   • Licentie zonder Profit Projecten

     Dit veld heeft alleen betrekking op onkostenregels.

   • Licentie met Profit Projecten

     Dit veld heeft betrekking op alle nacalculatieregels die moeten worden doorgesluisd naar Profit Payroll.

Autorisatie en weergavebeheer Accorderen voor Payroll

Je voert Accorderen voor Payroll uit via het menu van Profit HRM of Profit Payroll, afhankelijk van de licentie.

Functies autoriseren

• Licentie zonder Profit Projecten

  Je autoriseert de functie HRM / Payroll / Nacalculatie accorderen.

• Licentie met Profit Projecten

  Je autoriseert de functie Projecten / Nacalculatie / Accorderen voor Payroll.

Weergaven

Er zijn twee methoden om de nacalculatie te accorderen en door te sluizen naar Payroll. Bij elke methode hoort een specifieke weergave in de functie Accorderen voor Payroll. Het is aan te raden om de gewenste weergave te autoriseren:

• Te accorderen voor Payroll (geaccordeerd)

  Weergave met kostenregels die al zijn geaccordeerd via Accorderen nacalculatie.

  Je autoriseert deze weergave als nacalculatieregels eerst moeten worden geaccordeerd, voordat de kostenregels mogen worden doorgesluisd naar Payroll (methode 1).

• Te accorderen voor Payroll (geaccordeerd en niet geaccordeerd)

  Weergave met alle kostenregels die nog kunnen worden geaccordeerd voor Payroll. Eerdere accordering via Accorderen nacalculatie speelt geen rol.

  Je autoriseert deze weergave als alle nog te accorderen regels doorgesluisd mogen worden naar Payroll (methode 2).

Via de weergave Accorderen voor Payroll kun je ook accorderingen ongedaan maken. Het is aan te raden ook deze weergave correct te autoriseren.

Werkgever inrichten (salaris o.b.v. projectnacalculatie)

Je bepaalt per werkgever of je de projectnacalculatie wilt overnemen in Profit Payroll. Bij werkgevers waarbij je het overnemen van de nacalculatie inschakelt, bepaal je ook hoe Profit aan het aantal dagen komt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners.

Werkgeversinstellingen vastleggen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Integratie.
4. Vink Integratie nacalculatie met Payroll aan.

   Profit neemt alle nacalculatieregels mee in de salarisverwerking. Zodra je dit veld bij minimaal één werkgever aanvinkt, heeft dit de volgende consequenties:

   • Profit kenmerkt alle nieuwe nacalculatieregels voor de integratie met Profit Payroll.
   • De bestaande nacalculatieregels blijven ongewijzigd.
   • Wijzigingen in reeds ingevoerde nacalculatieregels hebben geen invloed op de integratie met Profit Payroll.

   Het aantal gewerkte dagen in de periode bepaalt Profit op basis van het aantal dagen waarop gewerkt is, dit zijn het aantal dagen waarop je uren boekt.

   Als je alleen ESS/declaraties gebruikt voor het uitbetalen van onkosten of overuren, vink je dit veld ook aan. Zo niet, dan gebruik je ESS/declaraties alleen om het saldo tijd-voor-tijd bij te houden op basis van urenboekingen. Bij dat specifieke proces speelt de verloning geen rol.

5. Bepaal hoe Profit het aantal gewerkte dagen voor fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners moet bepalen:
   • Dagen voor parttimers o.b.v. urenregistratie
   • Dagen voor fulltimers o.b.v. urenregistratie
   • Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie

   Als Profit voor een bepaalde categorie medewerkers het aantal dagen moet bepalen op basis van de projectnacalculatie, vink je het betreffende veld aan. Zo niet, dan bepaalt Profit het aantal dagen op basis van het rooster. Profit bepaalt of een medewerker een fulltimer, parttimer of uurloner is op de volgende manier: In de loonberekening controleert Profit of de medewerker een uurloon heeft. Als dit het geval is, dan is de medewerker een uurloner. Als dat niet het geval, dan kijkt Profit naar het parttimepercentage. Als deze 100% is, dan is de medewerker een fulltimer. Bij een ander percentage is de medewerker een parttimer.

   Je vinkt deze velden niet aan als sprake is van ESS/declaraties.

   Voorbeeld:

   De fulltime medewerkers krijgen een regulier salaris via Profit Payroll. Je vinkt Dagen voor fulltimers o.b.v. urenregistratie niet aan.

   De uurloners verloon je op basis van nacalculatieregels uit de projectadministratie. Je vinkt Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie wel aan.

   De uurloners verloon je via Profit Payroll (dus niet op basis van de projectnacalculatie). Profit bepaalt het aantal dagen niet automatisch. Je boekt dan zowel het aantal uren als het aantal dagen als loonmutatie in Profit Payroll. Je vinkt Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie niet aan.

Workflow declaratie

De workflow voor declaraties is gebaseerd op het type dossieritem Medewerker declaratie (Profit). Als je gebruikt maakt van de verzameldeclaratie dan is de bijbehorende workflow gebaseerd op het type dossieritem Medewerker verzameldeclaratie (Profit).

Als een gebruiker rechten heeft op de workflowtaak Beoordelen in de workflow van declaraties, kan deze alle declaraties beoordelen, ook als hij geen rechten heeft op een medewerker. Dit geldt alleen voor de workflow declaraties en de workflow voor verzameldeclaraties.

De gebruiker die alleen rechten op de taak heeft en alle declaraties moet beoordelen kan de declaratie niet aanpassen. Dit omdat de actie Aanpassen verwijst naar de ESS-pagina van het dossieritem.

Alleen bij de rol Leidinggevende worden de taken niet standaard zichtbaar als er geen rechten op de medewerker zijn. Deze is uitgesloten om te voorkomen dat er heel veel taken zichtbaar worden.

Afkeuren van declaratie in verzameldeclaratie

Als één van de declaraties binnen een verzameldeclaratie niet akkoord is, dan kan de beoordelaar deze declaratie los afkeuren. De overige goedgekeurde declaraties gaan verder in het proces en de afgekeurde declaratie gaat als losse workflow terug naar de instuurder via de workflow die is gekoppeld in het profiel van de losse declaratie. Er wordt dan gebruik gemaakt van de workflow uit het type dossieritem Medewerker declaratie (Profit). In de workflow zit de conditie Afgekeurde verzameldeclaratieregel. Door deze conditie worden de afgekeurde declaraties uit de verzameldeclaraties opgepakt.

Profiel inrichten voor declaraties in InSite

Je richt het profiel voor declaraties in InSite in. Hiermee bepaal je de mogelijkheden in InSite en kun je het proces in InSite stroomlijnen. Het profiel bepaalt welke velden je in InSite ziet en de veldinstellingen.

Je kunt declaratieprofielen ook gebruiken in AFAS Pocket. Je maakt de profielen eerst aan via de onderstaande stappen. Daarna bepaal je in de instellingen van AFAS Pocket welke declaratieprofielen in AFAS Pocket gebruikt mogen worden.

Je kunt per declaratieprofiel vertalingen voor vreemde talen opgeven voor Pocket en InSite. Als je bijvoorbeeld het declaratieprofiel Reiskosten de Engelse vertaling Travel Expenses geeft, zal op de Engelse InSite de omschrijving Travel Expenses gebruikt worden.

Meegeleverde profielen gebruiken:

Voordat je gebruik kunt maken van de standaard meegeleverde medewerkerprofielen moet je ze deblokkeren en de content kopiëren en inrichten. Er zijn bewust geen kostensoorten gekoppeld in de profielen, omdat de inrichting hiervan per klant verschilt.

Als je gebruik wilt maken van een standaard meegeleverd profiel moet je de context kopiëren en verder invullen.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel.
3. Selecteer een Workflow en vink Geblokkeerd uit.
4. Klik achter Declaratie op Onderhouden.
5. Maak een nieuwe context aan die je baseert op een standaard meegeleverde context.

   Als het in jouw organisatie verplicht is om een project te selecteren bij het indienen van een declaratie selecteer je de context waarin Project staat.

6. Vul de Voorkeurwaarde voor de omschrijving in van de declaratie.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.
8. Dubbelklik op het veld Soort declaratie en selecteer bij Voorkeurwaarde de juiste kostensoort.

   Als de juiste kostensoort nog niet aanwezig is voeg deze dan eerst toe.

9. Klik op: Opslaan en sluiten.
10. Sluit de Management tool..
11. Selecteer bij Declaratie de toegevoegde context.
12. Klik op: Opslaan en sluiten.
13. Deblokkeer ook de beoordelenprofielen.

Klik hier voor meer informatie over het inrichten van de verzameldeclaratieprofielen.

Profiel eigen declaratieprofiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel Aanmaken declaratie.
3. Koppel de workflow en het beoordelingsprofiel.
4. Als je een declaratie met afstandsberekening wilt maken:
   • Vink Declaratie met afstandsberekening aan
   • Open de context en zorg ervoor, dat de velden Van en Naar zichtbaar zijn.
   • Als de medewerker voor de declaratie een voorschot mag aanvragen, dan maak je het veld Bedrag via voorschot uitbetalen zichtbaar en wijzigbaar. Zorg er wel voor dat de voorschot-functionaliteit is ingericht. Meer informatie hiervoor vind je hier.
5. Stel ook het profiel Beoordelen declaratie in.

Profiel verzameldeclaratie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel Aanmaken verzameldeclaratie.
3. Koppel de workflow en het beoordelingsprofiel.
4. Selecteer een context of voeg een context toe via Onderhouden. In deze context richt je de velden in voor de verzameldeclaratie.

   Deze velden kun je gebruiken voor het maken van condities in de workflow. Als je wilt dat alle declaraties onder de 100 euro automatisch worden goedgekeurd, dan bouw je een conditie op het veld Hoogste bedrag.

5. Selecteer de losse declaratieprofielen bij de declaratiegroep. De declaratiegroepen hebben een afzonderlijke weergave op de pagina van de verzameldeclaratie InSite. Wij raden daarom aan de profielen bij de overeenkomstige groepen te selecteren:
   • Profiel 1 kilometers: je selecteert een profiel waarin afstandsberekening is aangevinkt.
   • Profiel 2 tot en met 7: je selecteert een profiel waarin de medewerker een bedrag of een aantal boekt.

   Als je een verzameldeclaratie maakt waarin de medewerker alleen een bedrag en een aantal kan boeken, dan koppel je een profiel bij Profiel 2 en een profiel bij Profiel 3. De pagina voor de verzameldeclaratie bevat standaard alle profielen. De profielen die je in de verzameldeclaratie niet gebruikt, verberg je op de pagina in InSite.

Functionaliteit Declaraties inrichten voor InSite

Voor het boeken van de declaratie in InSite richt je de functionaliteit in.

Als je gebruik maakt van de standaard meegeleverde profielen dan kun je, na het declareren van de gewenste profielen, direct gebruik maken van de pagina Mijn declaraties. De pagina is standaard gekoppeld op de startpagina van InSite.

Type pagina activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

• Medewerker declaraties
• Medewerker verzameldeclaratie

Type pagina activeren

Autorisatie inrichten:

• Je voegt de pagina's voor het boeken en beoordelen van declaraties toe aan een autorisatierol. Zie Autorisatie inrichten.

InSite inrichten:

• Pagina's toevoegen in InSite

  Je voegt voor het boeken en beoordelen van declaraties menu-items en/of onderdelen van banners toe in InSite.

• Pagina's losse declaratie

  Als je gebruikt maakt van de verzameldeclaratie, dan richt je de losse declaratiepagina's ook in. De losse declaratiepagina's worden geopend bij het boeken van een declaratie.

• Weergaven op verzameldeclaratiepagina

  De weergaven op de verzameldeclaratiepagina zijn gebaseerd op de declaratiegroep uit het profiel. Als je een weergave aanpast, dan wijzig je de weergave voor alle verzameldeclaratiepagina's.

  Voeg je achteraf nog een profiel toe aan de pagina, dan pas je de weergave-instellingen aan.

• Google route

  Aan de pagina kun je ook de plug-in Google route toevoegen, een handig hulpmiddel bij het invullen van een reiskostendeclaratie. Hierbij kun je aangeven dat je de snelste route wilt gebruiken. Voor meer informatie over de afstandsbepaling, zie Is de Google Maps/ Route afstandsberekening gebaseerd op de kortste of snelste route?

Achteraf profiel koppelen aan bestaande verzameldeclaratie:

Als je achteraf een profiel koppelt in de verzameldeclaratie, dan voeg je deze weer toe aan de aanmaak- en beoordeelpagina in InSite. Voeg hiervoor een onderdeel uit een bestaande pagina toe met:

• Type pagina: Medewerker verzameldeclaratie
• Pagina: Declaraties # t.b.v. aanmaken

  Als je bij Profiel 4 een declaratie hebt geselecteerd in het profiel van de verzameldeclaratie, dan selecteer je hier de pagina Declaraties 4 t.b.v. aanmaken.

  Op de beoordeelpagina selecteer je in dit geval Declaraties 4 t.b.v. beoordelen.

• Onderdeel: Overzicht
• Voor het toevoegen van een declaratie in het paginaonderdeel: De knop Nieuw maak je in de eigenschappen van het paginaonderdeel zichtbaar door op het tabblad Weergave-instellingen het veld Weergaveactie tonen aan te vinken.
• Voor het afkeuren bij het beoordelen van een declaratie: De knop Afkeuren maak je in de eigenschappen van het paginaonderdeel zichtbaar door op het tabblad Weergave-instellingen het veld Weergaveactie tonen aan te vinken.

Verwijderen declaraties zonder licentie Projecten

Als je geen Projecten in de licentie hebt, dan kun je geaccordeerde declaratieregels niet verwijderen in Profit. Dit kan je wel doen in InSite.

Geaccordeerde declaratie verwijderen:

Om de geaccordeerde declaraties te verwijderen, voeg je de pagina Aanpassen declaratie toe aan InSite. Via deze pagina kan je de declaraties na het deaccorderen verwijderen.

Daarnaast kopieer je de boekingslay-out Declaratie en tijdregistratie InSite (Profit). Zie je deze boekingslay-out niet, dan zorg je dat je alle geblokkeerde regels toont in de weergave. De kopie hernoem je naar bijvoorbeeld: Onderhouden/verwijderen declaratie.

In de eigenschappen van de kopie verwijder je op het tabblad Selectie instellingen de voorkeurswaarde op het veld Medewerker en vink je Niet wijzigbaar uit.

Nacalculatieregel verwijderen:

Als je de boekingslay-out niet kunt openen via InSite, voeg dan de pagina Selecteren Boekingslayout Declaraties toe. Op deze pagina zie je alle boekingslay-outs van declaraties, open de nieuwe boekingslay-out.

Kilometerdeclaratie als voorschot uitbetalen

Medewerkers kunnen eenvoudig hun zakelijke dienstreizen of woon-werk kilometers declareren. De medewerkers boeken deze declaraties in InSite of in de Pocket app. Bij het indienen van een kilometerdeclaratie via InSite en de AFAS Pocket app,wordt er een verwacht bedrag getoond en de medewerker kan direct een voorschot aanvragen voor de declaratie. Daarnaast kan de medewerker ook passagiers opgeven.

In onderstaande stappen nemen we je mee in de inrichting om de kilometervergoeding als voorschot uit te betalen.

Let op:

Het verwachte nettobedrag bevat een schatting van de nettowaarde wat uitbetaald zal worden via een volgende loonstrook.

1. Looncomponenten

We leveren standaard drie sets regelingen (identificaties) mee. Een set bestaat uit 4 parameters.

Controleer in de eigenschappen van de parameters welke set voor jou geschikt is en koppel deze regeling in je profiel. De instelling in het profiel stuurt aan welke parameters Profit uit de cao moet ophalen bij het indienen van de declaratie.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Identificatie.
4. Filter op de kilometervergoeding regeling.
5. Open de eigenschappen van de regeling.
6. Ga naar het tabblad: Identificatie link.

   Let op:

   Ieder looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao.

2. Inrichting profiel:

Voor het indienen van een kilometervergoeding kan gebruik worden gemaakt van het profiel Kilometervergoeding (-298):

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel voor de Kilometervergoeding.
3. Selecteer onder Soort declaratie de juiste regeling voor de kilometervergoeding.
4. Vink eventueel Kilometervergoeding met passagiers aan als je een extra belaste vergoeding per passagier wilt laten berekenen.

   Voor de vergoeding van passagiers is looncomponent 100.003.167 'Vergoeding passagiers (belast)' toegevoegd aan 100.008.017 'Zakelijke kilometers'. Vul de vergoeding naar eigen wens in.

5. Vink Declaratie met afstandsberekening aan als je een declaratie met afstandsberekening wilt maken.

   Open de context en zorg ervoor, dat de velden Van en Naar zichtbaar zijn.

6. Controleer in de veldinstellingen van de context of het veld Bedrag via voorschot uitbetalen op zichtbaar staat.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Maak,indien gewenst, zelf profielen aan voor KM-bedrag met passagier en KM-bedrag zonder passagier. Herhaal vervolgens bovenstaande stappen voor deze profielen.

3. Standaard declaratie inrichting

Richt, wanneer je dit nog niet hebt gedaan, de overige onderdelen voor het indienen van declaraties in.

4. Integratie Payroll

Als je beschikt over Profit projecten, kunnen deze mutaties ook via de nacalculatie worden vastgelegd. Profit kan de geboekte onkosten automatisch uitbetalen met het salaris.

1. Ga naar: Projecten / Item / Kosten.
2. Selecteer KM dienstreis.
3. Klik op: Acties / Integratie Payroll.
4. Koppel parameter Aantal.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

• Declaraties
• Integratie nacalculatie en salarisverwerking
• Plug-in Google Route toevoegen
• Google Maps afstand berekenen activeren