Investeringsproject

Met investeringsprojecten kun je eenvoudig de aanschaf van vaste activa beheren die uit meerdere inkoopfacturen bestaan. Heb je meerdere inkoopfacturen? Leg deze facturen vast op een investeringsproject. Een investeringsproject is speciaal bedoeld voor het bijhouden van investeringen die uit meerdere inkoopfacturen bestaan. Zo koppel je ze makkelijk aan je vaste activa en houdt je alles overzichtelijk.

Profit neemt het werk uit handen. Het houdt automatisch bij welke bedragen geboekt zijn en welke nog geactiveerd moeten worden. Je projectadministratie sluit hierdoor perfect aan op je financiële administratie. En in InSite heb je ook volledig inzicht. Zo houd je grip op je investeringen!

Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken moet je dit eerst inrichten.

Investeringsproject toevoegen

Je voeg een investeringsproject toe om de inkoopfacturen op vast te leggen, waarna uiteindelijk dat project geactiveerd kan worden in de vaste activa zodat je erop kunt afschrijven. Je kunt een investeringsproject aanmaken in Profit (via het menu van Financieel en Projecten) en in InSite.

In InSite kun je een investeringsproject ook eerst laten beoordelen via een workflow. Bijvoorbeeld om een andere medewerker (manager) de gegevens te laten controleren of te informeren. Het project zal hierbij pas definitief zichtbaar zijn in je projectenadministratie als de beoordelaar het investeringsproject via de workflow heeft goedgekeurd. Investeringsprojecten toevoegen via de workflow richt je in het projectprofiel in.

Investeringsproject workflow

Investeringsproject toevoegen in Profit:

1. Ga naar:
   • Financieel / Vaste activa / Investeringsproject
   • Projecten / Project / Investeringsproject
2. Klik op: Nieuw.

   De wizard start voor het aanmaken van een nieuw project.

3. Selecteer een projectprofiel voor het investeringsproject om deze te baseren op dit projectprofiel.

   Profit neemt dan de veldinstellingen en voorkeurwaarden van het geselecteerde projectprofiel over naar dit project.

4. Vul de verplichte velden in, waaronder:
   • Omschrijving
   • Projectgroep
   • Administratie
5. Klik op: Voltooien.

Investeringsproject toevoegen in Insite:

1. Open InSite.
2. Ga naar het Investeringsprojecten Portaal. Dit is afhankelijk hoe dit bij jou is ingericht.

   Je ziet nu alle investeringsprojecten, Te beoordelen investeringsprojecten en Mijn investeringsprojecten.

   

3. Klik op: Aanmaken investeringsproject.
4. Selecteer het projectprofiel waarop je dit project wilt baseren.

   InSite neemt dan de veldinstellingen en voorkeurwaarden van het geselecteerde projectprofiel over naar dit project.

5. Vul de velden in.
6. Klik op: Aanmaken.

   Hiermee start automatisch de workflow en het investeringsproject krijgt de status Ter beoordeling. De beoordelaar ontvangt een taak om het project goed te keuren of af te wijzen.

Inkoopfactuur boeken op een investeringsproject

Je boekt de inkoopfacturen op het investeringsproject. Je maakt hierbij een projectboeking .

De grootboekrekening waar je de inkoopfactuur op boekt, moet ingericht zijn voor investeringsprojecten.

Inkoopfactuur boeken op een investeringsproject:

1. Ga naar:  Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je mutatie boekt.
3. Selecteer het juiste inkoopboek.
4. Klik op: Voltooien.
5. Vul de eerste boekingsregel in.

   Voor meer informatie, zie beschrijving bij Inkoopfactuur boeken.

6. Vul de tweede boekingsregel in.
7. Selecteer bij Grootboekrekening de tussenrekening die je bij de projectgroep hebt ingesteld.

   Bijvoorbeeld grootboekrekening 2340 Tussenrekening investeringsproject.

   Als je boekt op een grootboekrekening waarbij is aangegeven dat een investeringsproject verplicht is, opent Profit automatisch een boekingsscherm met projectgegevens. .

8. Selecteer het investeringsproject bij Project waarop de projectboeking betrekking heeft..

   Omdat je boekt op een grootboekrekening met Investeringsproject verplicht, kun je automatisch alleen een investeringsproject selecteren en geen ander type project.

   Voor meer informatie, zie beschrijving bij Inkoopfactuur boeken op project (projectboeking).

9. Profit neemt de omschrijving van de inkoopfactuur over. Vul eventueel een andere omschrijving in. De omschrijving in de inkoopfactuur en die in de projectomschrijving zijn niet gekoppeld, je kunt dus twee verschillende omschrijvingen hanteren.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Maak de boeking verder af.
12. Klik op: Opslaan en sluiten.

De velden Geboekt en Nog te activeren van het investeringsproject worden automatisch bijgewerkt.

Investeringsproject activeren

Je kunt de investeringen van een investeringsproject activeren.

Na het activeren wordt automatisch een journaalpost gegenereerd die de tegenboeking gemaakt van de Tussenrekening investering naar de Aanschafrekening. Je kunt de journaalpost die Profit automatisch genereert raadplegen via Financiele mutaties.

Investeringsproject activeren:

1. Ga naar:
   • Financieel / Vaste activa / Investeringsproject
   • Projecten / Project / Investeringsproject
2. Open de eigenschappen van het investeringsproject dat je wilt activeren.
3. Ga naar het tabblad: Acties
4. Klik op de actie: Activeren.
5. Selecteer één van deze opties:
   • Nieuw actief aanmaken
   • Toevoegen aan bestaand actief
6. Bij Nieuw actief aanmaken
   1. Doorloop de wizard voor het aanmaken van een actief.
   2. Selecteer de activagroep.
   3. Vul de datum aanschaf in.
   4. Profit vult automatisch het veld Aanschafwaarde met het bedrag Nog te activeren van het project. Pas het bedrag aan als je een deel wilt activeren.
   5. Vul de overige velden in volgens de specificaties van het actief.
   6. Klik op: Voltooien.
7. Bij Toevoegen aan bestaand actief:
   1. Selecteer het bestaande actief.
   2. Profit vult automatisch het veld Aanschafwaarde met het bedrag Nog te activeren van het project. Profit vult automatisch het veld Aanschafwaarde met het bedrag Nog te activeren van het project.
   3. Vul de overige velden in of pas ze aan waar nodig.
   4. Klik op: Voltooien.
8. Als het projectsaldo Nog te activeren na activering 0,00 is, krijg je de vraag of je het project wilt af te melden.

   Klik op Ja als je het project wilt afmelden. Of klik op Nee als je nog meer inkoopfacturen verwacht en laat je het project open staan.

   Je kunt de status van het project raadplegen en eventueel wijzigen.

Het saldo wordt meteen bijgewerkt. In de eigenschappen van het investeringsproject zie je het saldo Geboekt, Nog te activeren en Geactiveerd.

Het actief die je met activeren hebt aangemaakt kun je raadplegen via Financieel / Vaste activa / Actief. Ook kun je het actief raadplegen via de eigenschappen van het investeringsproject.

Investeringsproject raadplegen

Je kunt de investeringen van een investeringsproject raadplegen in Profit en in InSite.

Investeringen van een investeringsproject raadplegen in Profit:

1. Ga naar:
   • Financieel / Vaste activa / Investeringsproject
   • Projecten / Project / Investeringsproject

   In de weergave zie je in de kolom Geboekt welke bedragen via inkoopfacturen op het investeringsproject zijn geboekt. In de kolom Nog te activeren zie je welk deel daarvan nog geactiveerd moeten worden en wat al geactiveerd is in de kolom Geactiveerd.

2. Open de gewenste weergave (met sneltoets Ctrl+J):
   • Lopende investeringsprojecten
   • Alle investeringsprojecten
   • Afgesloten investeringsprojecten
3. Open de eigenschappen van een investeringsproject.
4. Ga naar het tabblad: Investeringen.

   Je ziet een overzicht van de investeringen die vanuit dit project zijn aangemaakt.

   Je kunt vanaf hier ook de eigenschappen van het actief openen met de actieknop 1. Actief.

   Je kunt investeringen toevoegen en wijzigen. Als je een investering bij een actief verwijderd die gekoppeld is aan een investeringproject maakt Profit een tegenboeking op het investeringsproject. Als je een actief verwijderd maakt Profit automatisch de tegenboekingen voor investeringen die gekoppeld zijn aan een Investeringsproject.

5. Dubbelklik op een investering om de eigenschappen ervan te bekijken.

   Hiermee open je ook de eigenschappen van het actief.

Investeringen van een investeringsproject raadplegen in InSite:

1. Open InSite.
2. Ga naar het Investeringsprojecten Portaal. Dit is afhankelijk hoe dit bij jou is ingericht.
3. Open het investeringsproject.

   Je ziet in de eigenschappen van het investeringsproject de vaste activa die is gekoppeld en inkoopfacturen die op het project geboekt zijn. Je ziet ook het project team. Projectfase is ook mogelijk. De KPI's van een project kun je ook tonen: Geboekt, Nog te activeren en Geactiveerd. Dit kan ook als webpart.

Zie ook

• Vaste Activa
• Journaliseren afschrijvingen vaste activa

Renteberekening activeren en Vaste activa inrichten

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Renteberekening vaste activa

Stappen om een activering in te schakelen

Basisinrichting vaste activa:

De basisinrichting voor vaste activa is ook nodig voor de functionaliteit vaste activa met renteberekening.

Voeg ook grootboekrekeningen toe waarop de kapitaallasten worden geboekt.