Aanmaningen inrichten

Je verstuurt aanmaningen (betalingsherinneringen) naar debiteuren die hun facturen niet op tijd betalen. In de inrichting bepaal je wanneer (na hoeveel dagen) je aanmaningen verstuurt en welke lay-outs je hiervoor wilt gebruiken.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 6.

Beschrijving

Je verstuurt de aanmaningen op basis van aanmaningssets. Een aanmaningsset heeft de volgende eigenschappen:

Je bepaalt wanneer de aanmaningen verstuurd worden (bijvoorbeeld na 10, 30 en 60 dagen).
Je selecteert de lay-outs die je voor de aanmaningsbrieven wilt gebruiken (bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering na 10 dagen, een gewone aanmaning na 30 dagen en een ingebrekestelling na 60 dagen).
Je selecteert de berichtsjablonen die je als begeleidend e-mailbericht wilt gebruiken bij de aanmaningen die je per e-mail verstuurd.

Je kunt verschillende aanmaningssets gebruiken. Bij het genereren van aanmaningen selecteer je de gewenste aanmaningsset. Door deze opzet kun je bijvoorbeeld aparte aanmaningssets gebruiken voor kleine en grote klanten. Je kunt dan bijvoorbeeld de ouderdomsinstellingen per aanmaningsset laten variëren. Voor de grote klanten gebruik je dan bijvoorbeeld een aparte aanmaningsset met ruimhartige instellingen, omdat je deze klanten niet te snel met herinneringen wilt lastigvallen.

Vanaf Profit 6 is het het mogelijk om facturen van dezelfde debiteur te splitsen in meerdere aanmaningssets. Dit helpt om overzicht te houden en gerichte aanmaningen te sturen.

Omdat Profit de aanmaningsrapporten automatisch kan vertalen en verstrekken in de taal die is ingesteld bij de debiteur, is het niet meer nodig om aparte aanmaningssets te gebruiken voor Nederlandstalige en Engelstalige herinneringen.

Specificatie incassokosten op laatste aanmaning

Het is wettelijk verplicht om de specificatie van de incassokosten te vermelden op de laatste aanmaning. Deze specificatie is opgenomen in het rapport 3e Digitale aanmaning met incassokosten (Profit). Meer informatie over de berekening van de wettelijke incassokosten die op het rapport vermeldt staan vind je hier: website overheid.

Verdichten en splitsen van Aanmaningen (Profit 6)

In Profit 5 krijg je één aanmaning per debiteur. Hierop staan alle openstaande facturen van de debiteur verzameld waarvan de vervaldatum na de peildatum ligt. Heb je Niet vervallen facturen ook meenemen aangevinkt? Dan zie je deze facturen ook op de aanmaning, maar alleen ter informatie.

Vanaf Profit 6 mogelijk om aanmaningen van dezelfde debiteur te splitsen per aanmaningsregel of per factuur.

Ook kun je nu per grootboekrekening een andere aanmaningsset instellen. Profit vult deze automatisch in bij de factuur en splitst de facturen automatisch: per aanmaningsset of per aanmaningsregel of per factuur (als je dit zo hebt ingericht). Hiervoor moet je de functionaliteit Afwijkende aanmaningsset per grootboekrekening activeren.

Incassokosten (Profit 6)

Profit kan nu verschillende soorten incassokosten automatisch berekenen bij het definitief maken van de aanmaning en automatisch boeken bij het afboeken van een betaling. De berekening van deze kosten kan varieren. Er zijn 4 typen incassokosten: Wettelijke incassokosten, Kosten publiekrechtelijke vordering (Aanmaning), Kosten publiekrechtelijke vordering (Dwangbevel) of Bestuursrechtelijke vordering. De laatste 3 zijn specifiek voor overheidsorganisaties en voor deze 3 moet je de functionaliteit Afwijkende aanmaningsset per grootboekrekening activeren.

Beslispunten

Kies de juiste optie voor verdichten aanmaning om aanmaningen te splitsen afhankelijk van je debiteurenbeleid en de voorkeuren van je klanten.
Bepaal of afwijkende aanmaningssets per grootboekrekening geactiveerd moet worden voor jouw organisatie. Afhankelijk van de grootboekrekening wordt bepaald welk type aanmaning van toepassing is. Hierdoor kunnen bedrijven gerichter aanmaningen sturen, afhankelijk van het type dienst dat aan de debiteur is geleverd.