Budgetaanvragen

Budgetbeheer bestaat uit verschillende onderdelen die samen een compleet beeld geven van je budgetten. Budgetaanvragen is een uitbreiding op het werken met budgetten. Je kunt budgetaanvragen indienen, die na goedkeuring automatisch worden verwerkt in het budget. Daarnaast kun je eenvoudig zien hoe je budget is opgebouwd, welke budgetaanvragen zijn ingediend en wat de actuele stand is. Ook krijg je inzicht in reserveringen, verplichtingen en realisaties op je budget. De budgetaanvragen volgen een gestructureerd goedkeuringsproces via een workflow.

Met budgetaanvragen vraag je wijzigingen in budgetten gestructureerd aan en laat je deze beoordelen via een workflow. Na goedkeuring worden de wijzigingen automatisch in het budget verwerkt.

Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken moet je dit eerst activeren en inrichten.

Budgetaanvraag toevoegen en beoordelen

Je stuurt een budgetaanvraag in Profit of InSite. Je kunt budgetaanvragen ook importeren via een import of UpdateConnector.

Budgetaanvraag toevoegen in Profit:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Budgetaanvraag.
2. Klik op: Nieuw.

   De wizard start voor het aanmaken van een nieuw project.

   

3. Selecteer een profiel voor de budgetaanvraag om deze te baseren op dit budgetprofiel. Bijvoorbeeld Budgetaanvraag - Bezuiniging.

   Profit neemt dan de veldinstellingen en voorkeurwaarden van het geselecteerde profiel over naar deze budgetaanvraag. Dit zorgt ook dat de juiste InSite-pagina's worden gestart.

4. Profit vult automatisch administratie en budgetscenario in.
5. Klik op Selecteren.

   De boekingslay-out voor de budgetaanvraag wordt geopend.

6. Vul de controle bij Controle budgetneutraal in.

   Je stelt hiermee in dat Profit wel of niet controleert, of een bevestigingsvraag stelt of een budgetaanvraag budgetneutraal is. Dit betekent dat de som van de debet- en creditregels per jaar gelijk moet zijn aan nul. Profit toont een foutmelding als het saldo ≠ 0.

7. Vul het boekjaar bij Boekjaar in.
8. Vul Periode van en Periode t/m in de kop in als deze voor alle budgetaanvraagregels moet gelden. Profit vult dan automatisch deze velden bij de regels in. Je kunt in de regel afwijken. In dat geval maakt Profit deze velden in de kop leeg.
9. Selecteer de Wijzigingssoort en Periodieke wijziging.
10. Selecteer eventueel een bijlage bij Bijlage. Deze wordt dan als dossieritem in het dossier toegevoegd en gaat mee de workflow in.
11. Voeg één of meerdere budgetaanvraagregels toe:
    • Selecteer de grootboekrekening en eventuele verbijzonderingscodes.
    • Vul Bedrag en/of Aantal in.

    Als de controle budgetneutraal is ingesteld moet je de som van de debet- en creditregels per jaar gelijk zijn aan nul. Als je bij het ene potje een bedrag erbij doet dan moet je bij een ander potje dit bedrag ervan af halen. Je vult dan op de andere regel een negatief bedrag in (met een minteken)

12. Klik op: Opslaan en sluiten.
13. Bevestig de vraag of je deze budgetaanvraag definitief wilt maken.

    Hiermee start automatisch de workflow voor het beoordelen van de budgetaanvraag. De status budgetaanvraag wijzigt in In aanvraag. Klik je op Nee, dan blijft de status op Concept staan en kun je de gegevens van de budgetaanvraag nog wijzigen.

Budgetaanvraag toevoegen in InSite:

1. Open InSite.
2. Ga naar de Budgetaanvragen Portaal. Dit is afhankelijk hoe dit bij jou is ingericht.

   Je ziet nu alle budgetaanvragen.

   

3. Klik op: Aanmaken budgetaanvraag Neutraal, Aanmaken budgetaanvraag Bezuiniging of Aanmaken budget Uitbreiding.
4. Vul de velden in, waaronder Omschrijving, Administratie, Budgetscenario, Boekjaar en eventuele periode.
5. Selecteer de grootboekrekening en eventueel de verbijzonderingscode.
6. Vul Bedrag en/of Aantal in.
7. Selecteer indien van toepassing de Wijzigingssoort en Periodieke wijziging.
8. Vul als nodig een opmerking in of voeg een bijlage toe.
9. Klik op: Aanmaken.
10. Klik op: Nieuw bij Budgetaanvraag regels om regels toe te voegen.
11. Selecteer de grootboekrekening, boekjaar en vul het bedrag in.
    • Vul een negatief bedrag in (met een minteken) bij Bedrag als de controle budgetneutraal is ingesteld.
    • Bij budgetneutraal moet je som van de debet- en creditregels per jaar gelijk zijn aan nul. Als je bij het ene potje een bedrag erbij doet dan moet je bij een ander potje dit bedrag er vanaf halen. Dit mag je bij meerdere grootboekrekeningen er vanaf halen.
12. Controleer bij Totaalbedrag gelijk is aan '0,00', als je budgetaanvragen budgetneutraal moet zijn.
13. Als je alle aanvraagregels hebt aangemaakt, stuur je de budgetaanvraag in. Klik op: Insturen.

    Hiermee start automatisch de workflow en het budgetaanvraag krijgt de status Ter beoordeling. De beoordelaar ontvangt een taak om het de budgetaanvraag goed te keuren of af te wijzen.

Aanvraag aanpassen:

1. Ga naar: Mijn budgetaanvragen.
2. Open de aanvraag met status Concept.
3. Pas de gegevens aan.
4. Voltooi de aanvraag opnieuw om deze in te sturen.

Let op: aanvragen met status In aanvraag of Goedgekeurd kun je alleen via de workflow aanpassen.

Aanvraag goedkeuren of afkeuren:

1. Ontvang een workflowtaak voor de beoordeling.
2. Open de budgetaanvraag vanuit de workflow.
3. Bekijk kop- en regeldetails, inclusief bijlagen.
4. Kies Goedkeuren of Afkeuren.

   Bij goedkeuren wordt de speciale actie Aanmaken budget uitgevoerd.

Budgetaanvraag raadplegen

Je kunt de budgetaanvragen raadplegen in Profit of in InSite.

• Ga in Profit naar: Financieel / Grootboek / Budgetaanvraag.
• Ga naar de Budgetaanvragen Portaal in InSite. Gebruik Mijn budgetaanvragen om je eigen aanvragen te volgen.
• Raadpleeg het tabblad Budgetaanvragen in het budgetscherm voor alle aanvragen op een budget.