Contractverlenging inrichten

Je gebruikt Contract verlengen om een contract van bepaalde duur te verlengen. Bij het verlengen van het contract voeg je een nieuwe contractregel toe binnen het bestaande dienstverband van de medewerker. Profit neemt hierbij automatisch de gegevens van de vorige contractregel over. Tijdens het proces kun je eventueel ook aanvullende gegevens wijzigen, zoals de functie, het rooster of het salaris.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Inhoud
Stap 1: Workflow inrichten

De workflow bepaalt wie de contractverlenging moet controleren en in welke volgorde dit gecontroleerd moet worden. Voor het verlengen van een aflopend contract kun je twee workflows gebruiken:

Met de workflow Beoordelen aflopend contract laat je de manager eerst bepalen wat er met het aflopende contract moet gebeuren. De manager kan vanuit deze workflow bijvoorbeeld het contract verlengen, de medewerker uit dienst melden of het dienstverband afsluiten. Kies je voor contract verlengen, dan start vanuit deze workflow het proces voor de contractverlenging.

Met de workflow Contractverlenging leg je vervolgens de daadwerkelijke verlenging vast. In deze workflow kun je de nieuwe contractgegevens controleren, een arbeidsovereenkomst genereren en deze eventueel digitaal laten ondertekenen. Na goedkeuring registreert de workflow de contractverlenging in Profit.

Workflows inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open voor het beoordelen van aflopende contracten het type dossieritem Beoordelen aflopend contract (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de workflow Beoordelen aflopend contract.
  5. Richt de workflow in.
  6. Open vervolgens het type dossieritem Contractverlenging (Profit).
  7. Ga naar het tabblad: Workflows.
  8. Open de workflow Medewerker contractverlenging.
  9. Richt ook deze workflow in.

In de workflow voor de contractverlenging wordt standaard het document Arbeidsovereenkomst Contractverlenging workflowmutatie (Profit) gebruikt. Wil je de inhoud of opmaak aanpassen? Maak dan een kopie van het standaarddocument en koppel deze aan de juiste workflowactie.

In de workflow kun je het document laten genereren, controleren en eventueel digitaal laten ondertekenen voordat de contractverlenging in Profit wordt geregistreerd.

Aflopende contracten automatisch laten beoordelen

Je beschikt standaard over het signaal Medewerker/Contract: einde contract met workflow (Profit). Dit signaal start de workflow Beoordelen aflopend contract als er voor de medewerker nog geen lopende workflow voor het beoordelen van het aflopende contract aanwezig is.

Controleer het standaardsignaal en pas dit aan als dit nodig is voor jouw organisatie. Je kunt ook een kopie van het signaal maken.

De workflow Contractverlenging wordt niet rechtstreeks vanuit een signaal gestart. Deze kan bijvoorbeeld vanuit de workflow Beoordelen aflopend contract worden gestart wanneer de gebruiker kiest voor het verlengen van het contract.

Stap 2: Profiel inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaken- en een Beoordelenprofiel. In het Aanmakenprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij een contractverlenging kun je het volgende instellen in het profiel:

  • Workflow

    Selecteer hier de workflow die je voor de contractwijziging wilt gebruiken.

  • Beoordelingsprofiel

    Nadat de wijziging is aangemaakt met het aanmakenprofiel, volgt de workflow de instellingen van het gekoppelde beoordelingsprofiel. Dit gaat voornamelijk om de veldinstellingen binnen de context.

  • Toelichting bij Aanmaken

    Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Verdere instructies kun je in dit veld kwijt.

  • Voorkeurwaarden gebruiken

    Profit neemt de ingestelde voorkeurwaarden over die je aangeeft in het profiel. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan altijd een bepaalde loonschaal bij salaris, ook al heeft de medewerker die nu nog niet gekoppeld. Als je deze velden niet gebruikt, haalt Profit de gegevens op die nu bekend zijn bij de medewerker.

  • Aanvullende gegevens muteren

    Hiermee bepaal je welke andere medewerkergegevens tijdens de wijziging gewijzigd kunnen worden. Zo kun je bijvoorbeeld tegelijk met het contract ook de functie, rooster, werklocatiepatroon, salaris, periodiek en formatieverdeling wijzigen.

Profiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter in de kolom Type profiel op Contractverlenging. Je ziet nu de beschikbare aanmaak- en beoordelingsprofielen.
  3. Open de eigenschappen van het profiel Aanmaken contractverlenging.
  4. Selecteer bij Workflow de workflow die je in de vorige stap hebt ingericht.
  5. Controleer of het juiste beoordelingsprofiel is gekoppeld.
  6. Vul bij Toelichting bij aanmaken bijvoorbeeld de volgende tekst in:

    Verleng hier het contract van de medewerker. Vul bij Ingangsdatum mutatie de datum in waarop de wijziging ingaat als deze afwijkt van de Begindatum. Na het afronden van het proces worden de wijzigingen in Profit verwerkt en vastgelegd in het dossier van de medewerker.

  7. Bepaal of je Voorkeurwaarden gebruiken wilt inschakelen.
  8. Bepaal bij Aanvullende gegevens muteren welke aanvullende wijzigingen binnen het proces zijn toegestaan.
  9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Contexten inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

In dit artikel lees je meer over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

Voor de contractverlenging kennen we de volgende contexten:

  • Contract
  • Mdw./rooster (optioneel)
  • Mdw./Werkrooster (optioneel)
  • Mdw./Org.Eenheid/functie (optioneel)
  • Mdw./Werklocatiepatroon (optioneel)
  • Mdw./Periodiek (optioneel)

Controleer per context welke velden de gebruiker moet zien en wijzigen. Maak alleen de velden verplicht die voor jouw contractwijzigingsproces noodzakelijk zijn.