Bankrekening inrichten

In Profit leg je een bankrekeningnummer vast van je eigen organisatie of van een werkgever. Deze bankrekening hoort bij een bank die als organisatie is geregistreerd. Je gebruikt dit bankrekeningnummer in financiële processen, zoals het automatisch betalen van crediteuren, het incasseren van debiteuren en het verwerken van elektronische bankafschriften.

Inhoud

Stap 1: Bankrekeningnummer toevoegen

Voeg een eigen bankrekeningnummer toe, of een bankrekeningnummer van een werkgever.

Bankrekeningnummer toevoegen:

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
Klik op: Nieuw.
Doorloop de schermen voor het toevoegen van een nieuwe organisatie.
Let op:

Vul bij de nieuwe organisatie de gegevens van je bank in. Je kunt per bank meerdere bankrekeningen toevoegen.

Vul de bankgegevens in bij Bankrekening:
Selecteer de administratie waar de bankrekening actief is.
Vul een omschrijving in bij Rekening omschrijving.
Vul bijvoorbeeld de laatste cijfers van de bankrekening in. Je houdt dan verschillende bankrekeningen goed uit elkaar.
Selecteer het land van de bank bij Land rekening.
Als het land onder het SEPA-gebied valt, dan is IBAN-controle verplicht en reeds aangevinkt. Profit controleert het IBAN-nummer met een standaard controle voor een geldig IBAN-nummer en of de eerste twee letters gelijk zijn aan de landcode die je invult bij Land rekening. Gebruik tuxx iban controle module om het rekeningnummer te controleren. Via www.ibannl.org/uitleg-over-iban) kun je het IBAN-nummer en de BIC-code controleren.
Vul het bankrekeningnummer bij IBAN-nummer in. Profit vult de BIC code en het type bank automatisch bij Nederlandse bankrekeningnummers. Vanaf Profit 3 geldt dit ook voor Belgische bankrekeningnummers. Als je deze gegevens handmatig invult, vul dan de BIC-code altijd in hoofdletters in.
Bij buitenlandse bankrekeningnummers vul je de BIC-code zelf in.
Vink IBAN-controle uit, als het bankrekeningnummer geen IBAN-rekeningnummer is. Vul dan het bankrekeningnummer in bij Bankrekening. Als het bankrekeningnummer geen IBAN-nummer is, moet je het adres van de bank vastleggen.
Selecteer een waarde bij Type bank.
Profit vult Type bank automatisch met Bank, als Land rekening Nederland (NL) of België (B) is.

Je vult de velden Type bank en Bank in, als Land rekening (één van de landen van) de Caribbean is; Nederlandse Antillen (NA), Aruba (AW), Curaçao (CW), Sint Maarten (SX) of Bonaire, Sint Eustatius, Saba (BQ). Ook moet je het Identificatienummer bank invullen. Deze gegevens kun je bij de bank navragen.Vul de overige gegevens in.
Selecteer de hash-controle bij Methode integriteitskenmerk als je dit controlegetal wilt gebruiken voor visuele SHA controle bij incasso- en betaalbestanden. Selecteer Geen integriteitskenmerk als je geen hash-controle wilt gebruiken.
Als je dit wel wilt, vraag dan na bij je bank welke controle je moet gebruiken. Enkele mogelijkheden:
- SHA256-File: Deze methode voegt de SHA256 ook aan de xml van het SEPA-bestand toe. Dit is specifiek gemaakt voor de ABN AMRO bank. Het komt een enkele keer voor dat de bank het bestand niet accepteert, selecteer in dat geval alsnog SHA256.
- SHA256: genereert alleen de SHA256 en plaatst deze in de betaaltabel. Dit is voor de andere banken en kun je gebruiken om een visuele controle uit te voeren.
  SHA256 is weliswaar specifiek ontwikkelt voor ABN AMRO, maar is uitsluitend bruikbaar voor het ABN AMRO product Acces Online! Voor Internetbankieren is dit niet geschikt en dit gaat hier voorlopig ook niet geschikt voor worden. Als je daarin ook SHA256 wilt gebruiken, zul je net als bij andere banken de visuele controle moeten doen en het integriteitskenmerk dus apart (en niet als onderdeel van het SEPA-bestand) moeten opnemen.
Vink Bestandslocatie aanpasbaar bij verwerken opdracht uit als je wilt dat je tijdens het verwerken van de incasso- of betaalopdracht niet de bestandslocatie nog kunt aanpassen. Vink je dit veld aan, dan kan dit wel.
Selecteer de versie van het SEPA XML bestandsformaat in bij SEPA-versie.
Ondersteunt jouw eigen bank de nieuwe versie, dan kun je de versie instellen op 2019.

Als de bank dit nieuwe formaat niet ondersteunt, dan laat je deze versie op 2009.
Klik op: Volgende.
Selecteer het betaalformaat SEPA Credit Transfer (22) bij Bestandsformaat betaling.
Vul Bestandslocatie en vul Bestandsnaam voor het betalingsbestand in.
Geef een duidelijke bestandsnaam met de juiste extensie. Voor SEPA-betalingen raden wij '.XML' aan. Bijvoorbeeld SEPA_Betaling.xml.
Vink Betaalopdracht direct verwerken aan als je direct na het toevoegen van de betaalopdracht de wizard wilt opstarten voor het verwerken (genereren) van het betaalbestand.
Vink Opdracht als één post terugmelden aan als het bankafschrift-bestand met betaaltransacties één totaalbedrag bevat. Vink het veld uit als het bankafschrift bestand alle afzonderlijke betalingen bevat van een SEPA betaalopdracht.
Selecteer het dagboek en de tussenrekening voor het boeken van de betalingen onderweg.
Als je het betaalbestand genereert, boek je de openstaande posten meteen af bij de crediteuren en crediteer je deze tussenrekening. Als je het bankafschrift met de betaling verwerkt boek je het betaalde bedrag ook op de tussenrekening Betalingen onderweg (maar nu debet) zodat de tussenrekening weer glad loopt. Als je het bankafschrift automatisch verwerkt, boekt Profit het betaalde bedrag automatisch op de tussenrekening Betalingen onderweg.
Vul een minimum en maximum bedrag per crediteur en een maximum bedrag per opdracht vastleggen als dit gewenst is.
Verder kun je rapporten koppelen voor de opdrachtbrief en betaalspecificatie.
- Selecteer het rapport voor de opdrachtbrief bij Rapport opdrachtbrief.
- Selecteer het specificatierapport bij Rapport specificaties.
Klik op: Volgende.
Vul de gegevens voor buitenlandse betalingen in.
Klik op: Volgende.
Vul de gegevens voor incasso-opdrachten in.
Klik op: Volgende.
Vul de gegevens voor terugbetaling in.
Klik op: Voltooien.

Stap 2: Bankrekening koppelen aan dagboek

Om bankafschriften te kunnen inlezen, koppel je het toegevoegde bankrekeningnummer aan een dagboek. Controleer eerst welke dagboeken al in de administratie aanwezig zijn.

Bankrekening koppelen aan dagboek:

Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
Filter op 'bank' in Omschrijving.
Voeg een nieuw dagboek voor de bank toe als je niet het juiste dagboek ziet.
Je koppelt een dagboek aan de bankrekening, een zogenaamd bankboek, voor het inlezen van bankafschriften.

Inrichten dagboek bank:
1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Klik op: Nieuw.
3. Voeg een dagboek toe met de volgende kenmerken:
  - Soort dagboek: Financieel.
  - Tegenrekening: Grootboekrekening Bank. Als je deze grootboekrekening niet kunt vinden, dan kan het zijn dat deze nog niet bestaat. Annuleer dan de wizard en voeg eerst de grootboekrekening voor de bank toe.
  - Teller laatste boekstuk: teller Bank.
  - Bankrekening: rekeningnummer van de bank.
  - Valuta bankrekening: Euro.
  - Controle negatief kassaldo: n.v.t.
Zie ook:
- Dagboeken inrichten
Open de eigenschappen van het dagboek.
Ga naar het tabblad: Algemeen.
Selecteer een bankrekening bij het veld Bankrekening.
Controleer de tegenrekening bij het veld Tegenrekening.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Instellingen bankafschriften inrichten

Je bepaalt per administratie de instellingen voor het inlezen van bankafschriften. Met deze instellingen beperk je het aantal criteria waarop Profit controleert tijdens het verwerken. Hoe verder je deze mogelijkheden begrenst, hoe sneller de verwerking zal gaan.

Deze instellingen moet je doen zowel voor 'handmatig' als automatisch inlezen van bankafschriften via de bankkoppeling.

Administratie instellingen bankafschriften inrichten:

Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
Ga naar het tabblad: Bankafschriften inlezen.
Deb.incasso afboeken op rek. 'Betalingen onderweg' wanneer je gebruik maakt van het automatisch incasseren van debiteuren:
- vink dit veld aan als de bank incasso’s post-voor-post in het bankafschriftbestand aanlevert.
- vink dit veld uit als de bank incasso’s als één bedrag in het bankafschriftbestand aanlevert.
Dit is afhankelijk van de afspraak die je met de bank (of meerdere banken) hebt over hoe zij incasso’s aanleveren.

Je maakt bij het samenstellen van het betaalbestand gebruik van een tussenrekening, de grootboekrekening Betalingen onderweg. Deze grootboekrekening is in de eigenschappen van je bankrekening (degene waarmee je de incasso-opdracht genereert) gekoppeld. Als je het betaalbestand genereert, boek je de openstaande posten meteen af bij de debiteuren en debiteer je deze tussenrekening. Als je het bankafschrift met de incasso verwerkt, boek je het geïncasseerde bedrag ook op de tussenrekening Betalingen onderweg (maar nu credit) zodat de tussenrekening weer glad loopt. Als je het bankafschrift automatisch verwerkt, boekt Profit het geïncasseerde bedrag automatisch op de tussenrekening Betalingen onderweg.

Crediteurbetaling afboeken op rekening 'Betalingen onderweg' wanneer je gebruik maakt van het automatisch betalen van crediteuren of automatisch terugbetalen van debiteuren :
- vink dit veld aan als de bank crediteurbetalingen of debiteurbetalingen post-voor-post in het bankafschriftbestand aanlevert.
- vink dit veld uit als de bank crediteurbetalingen of debiteurbetalingen als één bedrag in het bankafschriftbestand aanlevert.
Dit is afhankelijk van de afspraak die je met de bank (of meerdere banken) hebt over hoe zij crediteurbetalingen aanleveren.

Als je zowel een bank hebt die ze per crediteur (post-voor-post) aanlevert en een bank hebt die ze als één bedrag aanlevert, vink dan het veld aan.

Je maakt bij het samenstellen van het betaalbestand gebruik van een tussenrekening, de grootboekrekening Betalingen onderweg. Deze grootboekrekening is in de eigenschappen van je bankrekening (degene waarmee je de betaalopdracht genereert) gekoppeld. Als je het betaalbestand genereert, boek je de openstaande posten meteen af bij de crediteuren en crediteer je deze tussenrekening. Als je het bankafschrift met de betaling verwerkt boek je het betaalde bedrag ook op de tussenrekening Betalingen onderweg (maar nu debet) zodat de tussenrekening weer glad loopt. Als je het bankafschrift automatisch verwerkt, boekt Profit het betaalde bedrag automatisch op de tussenrekening Betalingen onderweg.
Vul, als je factureert met Profit, de waarde 1 in bij Startpositie factuurnummer.
Positie 1 is de startpositie van het factuurnummer uit het factureringsproces in het betalingskenmerk. Werk je met software van derden voor de facturering? Raadpleeg dan de leverancier voor de juiste positie van het factuurnummer in het betaalbestand.
Vul een waarde in bij Lengte factuurnummer..
Je vindt de juiste waarde op de volgende manier:
1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
2. Open de eigenschappen van de teller Verkoopfactuur van de huidige administratie.
De gevraagde waarde staat in het veld Totale lengte.
Vul bij Factuurnummerreeks t.b.v. matching de start- en eindwaarde in van de factuurreeks waarin Profit moet zoeken in alle openstaande posten in de omgeving. Is er (met behulp van het IBAN) geen debiteur/crediteur gevonden? Dan gaat Profit verder met het zoeken van de factuur in alle openstaande posten in de omgeving. Profit probeert dan via het factuurnummer de juiste debiteur/crediteur te vinden.
Let op:

Bij implementaties wordt meestal de reeks INK1 t/m INK9999999 toegepast, deze is geschikt als de klant oplopende factuurnummers gebruikt.

Er zijn echter organisaties die geen oplopende factuurnummers gebruiken, maar bijvoorbeeld 'willekeurig' gegenereerde factuurnummers met cijfers en letter door elkaar. In deze situatie gebruik je bijvoorbeeld de eindwaarde 'INKzzzzzzzz' in de factuurnumerreeks. Nu gebruikt Profit alles ónder de 'Z' plús de cijfers.
Vul de gegevens in het vak Matchen debiteur op BSN alleen in als je hierop wilt afletteren.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 4: Bankkoppeling activeren

AFAS werkt samen met verschillende banken om bankafschriften en betaal- of incasso-opdrachten uit te wisselen. Kies hieronder het artikel dat past bij jouw bank en volg de stappen om de koppeling te activeren:

Let op:

Zet een bestaande bankkoppeling uit een ander softwarepakket pas over naar AFAS op het moment dat je de bankmutaties voor deze bankrekening in Profit gaat boeken. Zo voorkom je dat je mutaties mist.

Aanvullende inrichting bankrekening

Je kunt de bankrekeningen verder gebruiken in aanvullende inrichting. Deze inrichting is niet verplicht voor de werking.

Nieuwe bankrekening bij organisatie, inkoop- en verkooprelatie beoordelen via workflow
Je kunt een nieuwe bankrekening (toegevoegd in InSite of Profit) beoordelen via de workflow via het vierogenprincipe.
Betalingen Payroll inrichten
Betalingen van loonheffing, pensioenpremies en salarissen inrichten.