Verbijzondering inrichten

Met verbijzonderen geef je financiële mutaties een extra kenmerk, zodat je gerichter kunt rapporteren. Je koppelt kosten en opbrengsten aan verbijzonderingscodes, zoals kostenplaatsen en kostendragers.

Dit ga je inrichten

Je richt verbijzondering met een aantal stappen in. Eerst bepaal je hoeveel verbijzonderingsassen je gebruikt en hoe deze heten. Daarna leg je per administratie vast welke assen actief zijn. Vervolgens voeg je verbijzonderingscodes toe, handmatig of met een import. Daarna geef je per grootboekrekening aan welke assen je kunt gebruiken. Tot slot voeg je verbijzonderingstoewijzingen toe. Daarmee leg je vast op welke combinaties van verbijzonderingscode en grootboekrekening je kunt boeken.

Naast deze verplichte inrichting kun je verder met optionele en aanvullende inrichting. Deze inrichting is niet nodig voor de werking, maar helpt je om invoer en verdeling beter te sturen. Zo kun je filterautorisatie gebruiken om verbijzonderingscodes voor bepaalde gebruikers uit te sluiten. Met verbijzonderingsafhankelijkheden leg je vast welke verbijzonderingswaarden je met elkaar combineert. Daarmee voorkom je ongeldige combinaties bij vastlegging. Je kunt verbijzondering ook doorverdelen. Daarmee verdeel je kosten automatisch van de ene verbijzonderingscode naar een andere, bijvoorbeeld bij indirecte kosten. Met een verbijzonderingsstructuur richt je een hiërarchie in. Daardoor kun je totalen en rapportages op verschillende niveaus raadplegen. Daarnaast kun je verbijzondering binnen projecten toepassen. Zo stuur je kosten en opbrengsten gerichter op de juiste verbijzondering. Tot slot kun je niet-terugvorderbare btw inrichten met pro rata. Profit verdeelt dan btw op kosten met gemengd gebruik automatisch via verbijzonderingscodes en berekent welk deel van de voorbelasting je mag verrekenen.

Stap 1: Aantal verbijzonderingsassen bepalen

Voordat je verbijzonderingscodes toevoegt, stel je eerst de basisinstellingen voor verbijzonderen in. Je bepaalt per omgeving hoeveel verbijzonderingsassen beschikbaar zijn en welke naam elke as krijgt, bijvoorbeeld Kostenplaats of Kostendrager. Standaard zijn twee assen beschikbaar.

Vervolgens stel je per administratie in hoeveel van deze assen je daadwerkelijk gebruikt. Dit kan afwijken van het aantal dat je op omgevingsniveau hebt ingericht. Werk je bijvoorbeeld met één verbijzonderingsas, dan verlaag je eerst het aantal assen in de administratie-instellingen.

Met deze inrichting leg je de structuur vast voor het verbijzonderen. Daarna kun je verbijzonderingscodes toevoegen en gebruiken in je financiële administratie.

Omgevingsinstellingen verbijzondering vastleggen:

Je bepaalt het aantal verbijzonderingsassen en de omschrijvingen van deze assen voor de hele omgeving.

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Verbijzonderen.

   

3. Stel het aantal assen in.
4. Vul de omschrijvingen van de assen in.

   De omschrijvingen van de verbijzonderingsassen kun je niet aanpassen per administratie. Houd er rekening mee dat als je op omgevingsniveau vijf assen vastlegt en in een administratie drie assen instelt, automatisch de eerste drie assen worden gebruikt.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Klik op: Ja.

   De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Stap 2: Administratie-instellingen verbijzondering vastleggen

Per administratie stel je in hoeveel assen je daar gebruikt. Kies je voor één as, dan wordt de eerste as Vestiging gebruikt zoals in de afbeelding hierboven.

Verbijzondering instellen bij de administratie:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Boeken algemeen.
3. Vul het aantal assen in.

   Als je niet wilt verbijzonderen in de administratie vul je '0' bij Aantal assen in.

   

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Als de knop Opslaan en sluiten grijs is, controleer dan op de tabbladen of er een verplicht veld nog niet is ingevuld. Vul dan het verplichte veld in.

Aantal assen verlagen:

Als er al in de administratie geboekt is, dan kun je het aantal assen in de administratie-instellingen niet meer verlagen. Mocht je dat toch proberen, dan volgt de melding: Je kunt het aantal assen niet verminderen, er is al geboekt in deze administratie.

Dit is alleen op te lossen door de mutaties in de administratie te verwijderen, dit is uiteraard een ingrijpende stap. Daarna voer je eerst Herberekenen cumulatieven uit en vervolgens verlaag je het aantal assen in de administratie-instellingen.

Stap 3: Verbijzonderingscode toevoegen

Je kunt verbijzonderingscodes op verschillende plekken toevoegen. Na het toevoegen van de verbijzonderingscodes kun je de kostenplaats koppelen aan de grootboekrekeningen.

Code verbijzondering toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de verbijzonderingsas.
4. Vul de velden in.
5. Klik op: Voltooien.

Verbijzonderingscode bij as toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Verbijzonderingsas.
2. Open de eigenschappen van een verbijzonderingsas.
3. Ga naar het tabblad: Codes verbijzondering.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul de velden in.
6. Vul eventueel in het veld Selectiewaarde een waarde in voor deze verbijzonderingscode. In een aantal verbijzonderingsoverzichten kun je selecteren op de Selectiewaarde.
7. Vink Aantallen bijhouden aan als je wilt dat naast bedragen ook aantallen worden bijgehouden bij de verbijzonderingscode. Tijdens het boeken geef je dan zowel het bedrag als het aantal in.
8. Klik op: Voltooien.

Verbijzonderingscodes importeren:

Wil je liever importeren? Er zijn ook er kant-en-klare importsjablonen en -definities die met name gericht zijn op implementaties, je vindt deze op de Klantportal.

Volg hiervoor de stappen van het importeren via bestaande importdefinitie.

Stap 4: Grootboekrekening inrichten voor verbijzonderen

Je geeft per grootboekrekening aan of je mutaties wilt verbijzonderen. Zo ja, dan moet je bij het boeken op deze rekening verplicht een verbijzonderingscode invullen. Je koppelt in de eigenschappen van de grootboekrekening de verbijzonderingscodes waarop geboekt mag worden; andere verbijzonderingscodes zijn tijdens het boeken niet beschikbaar. Deze koppeling heet een verbijzonderingstoewijzing.

Je kunt kostenplaatsen op twee manieren koppelen aan grootboekrekeningen: via de eigenschappen van de grootboekrekening of via de weergave met verbijzonderingstoewijzingen.

Het is niet mogelijk om activa te verbijzonderen op meerdere kostenplaatsen voor het journaliseren.

Verbijzondering koppelen aan grootboekrekening:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
3. Ga naar het tabblad: Verbijzonderingen.
4. Selecteer per verbijzonderingsas de gewenste verbijzonderingsmethode:
   • Handmatig bij boeking (op bedrag): Je selecteert bij het boeken de gewenste verbijzonderingscode(s). Je kunt het regelbedrag uitsplitsen over meerdere verbijzonderingscodes.
   • Automatisch (percentueel): Bij het boeken verdeelt Profit automatisch het regelbedrag over de verbijzonderingscodes die aan de rekening zijn gekoppeld.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 5: Verbijzonderingscodes toewijzen aan rekeningen

Met een verbijzonderingstoewijzing leg je per administratie vast welke verbijzonderingscodes je gebruikt bij een grootboekrekening. Je koppelt één of meerdere verbijzonderingscodes aan een specifieke grootboekrekening. Hiermee bepaal je wat er gebeurt wanneer je op deze grootboekrekening boekt. Je stelt in of verbijzonderen niet is toegestaan, optioneel is of verplicht is. Ook leg je vast welke verbijzonderingscodes zijn toegestaan.

Met deze inrichting zorg je dat kosten en opbrengsten direct aan de juiste verbijzonderingscodes worden gekoppeld. Dit voorkomt extra grootboekrekeningen en ondersteunt consistente financiële rapportages.

Je kunt verbijzonderingscodes op twee manieren koppelen aan grootboekrekeningen: via de eigenschappen van de grootboekrekening of via de weergave met verbijzonderingstoewijzingen.

Verbijzonderingstoewijzing toevoegen via grootboekrekening:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
3. Ga naar het tabblad: Verbijzonderingstoewijzing.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vink de verbijzonderingscodes aan.
6. Klik op: Voltooien.
7. Klik op: Ja. De toewijzing wordt aangemaakt.
8. Bij grootboekrekeningen die automatisch (percentueel) worden verdeeld, open je nu de eigenschappen van de koppeling en vul je een percentage in.

Verbijzonderingstoewijzing toevoegen via weergave:

1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Verbijzonderingstoewijzing.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vink de gewenste regels aan.
4. Klik op: Voltooien.
5. Klik op: Ja. De toewijzingen worden aangemaakt.
6. Bij grootboekrekeningen die automatisch (percentueel) worden verdeeld, open je nu de eigenschappen van de koppeling en vul je een percentage in.

Aanvullende inrichting verbijzondering

Je kunt de verbijzondering verder verfijnen met aanvullende inrichting. Deze inrichting is niet verplicht voor de werking, deze helpt je om invoer en verdeling beter te sturen.

Je kunt dit uitbreiden met:

• Verbijzonderingsafhankelijkheden

  Leg vast welke verbijzonderingswaarden je met elkaar combineert. Hiermee voorkom je ongeldige combinaties bij vastlegging.

• Verbijzondering doorverdelen

  Verdeel kosten automatisch van de ene verbijzonderingscode naar een andere. Dit heeft vaak betrekking op indirecte kosten.

• Verbijzonderingsstructuur

  Richt een hiërarchie in binnen verbijzonderingen. Hiermee kun je totalen en rapportages op verschillende niveaus raadplegen.

• Verbijzondering journalisering per project inrichten

  Leg vast hoe je verbijzondering toepast binnen projecten. Hiermee stuur je kosten en opbrengsten binnen projecten gerichter op de juiste verbijzondering.

• Niet-terugvorderbare btw inrichten

  Richt pro rata in om btw op kosten met gemengd gebruik automatisch te verdelen via verbijzonderingscodes. Hiermee berekent Profit welk deel van de voorbelasting je mag verrekenen.