E-mailberichten o.b.v. workflows opslaan in het dossier

Profit kan automatisch een e-mailbericht versturen als een workflow in een bepaalde taak komt of als een bepaalde actie gestart wordt.

Profit kan e-mailberichten opslaan die verzonden zijn via een workflow. Je bepaalt zelf in de workflow editor bij welke berichten je dit wilt inschakelen. Je kunt de e-mailberichten raadplegen via Profit en InSite, niet via OutSite. Hierop is autorisatie van toepassing, om te voorkomen dat onbevoegden de e-mailberichten kunnen raadplegen.

Let op:

Profit slaat de e-mailberichten met inhoud op, zodat je achteraf precies kunt zien wat je verzonden hebt. Dit is echter geen bewijs dat de e-mailberichten ook daadwerkelijk bij de geadresseerden zijn aangekomen of zijn gelezen.

Workflow inrichten

Je bepaalt per workflowtaak of -actie of je een bericht wilt versturen, zie de beschrijving van de inrichting. Als je het e-mailbericht wilt opslaan in het dossier, vink je het veld Verzonden e-mail opslaan aan.

Autorisatie

Verzonden e-mail wordt vastgelegd als dit in de workflow editor is ingericht. Als dit het geval is, dan wordt een verzonden e-mailbericht altijd opgeslagen bij het dossieritem van de workflow. Daarnaast wordt verzonden e-mail vastgelegd bij de volgende bestemmingen:

• Sollicitant en sollicitatie
• Medewerker ESS en MSS
• Inkooprelatie en verkooprelatie
• Contact van een inkooprelatie en verkooprelatie
• Project
• Forecast
• Contract financieel
• Plaatsing (Flex)

Voor toegang richt je de autorisatie in, dit heb je al grotendeels gedaan. Daarnaast heeft Profit een aantal ingebouwde filters om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot verzonden e-mailberichten. Hieronder wordt eerst de autorisatie toegelicht en dan per bestemming de filtering.

Autorisatie inrichten

Je hebt de toegang tot dossieritems, inkooprelaties, verkooprelaties, medewerkers, etc. al ingericht.

Aanvullende autorisatie voor Profit via de Autorisatie tool:

• Toegang tot CRM / Dossier / Dossier, tabblad E-mail.
• Toegang tot het tabblad E-mail in de eigenschappen van medewerker, project, inkooprelatie, verkooprelatie, contact, etc.

Voor InSite voeg je het pagina-onderdeel E-mail toe aan de pagina, bijvoorbeeld aan de tonenpagina van een verkooprelatie. Dit pagina-onderdeel kun je niet afzonderlijk autoriseren. De onderstaande filters bepalen voor zowel Profit als InSite welke e-mailberichten getoond worden.

Filtering op weergaven met e-mailberichten

Profit heeft een aantal ingebouwde filters om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot verzonden e-mailberichten. Je kunt deze filters niet zelf wijzigen. Hieronder zie je per bestemming welke filters worden toegepast.

Dossier

De gebruiker moet rechten hebben het dossieritem. Vervolgens zijn er twee situaties mogelijk:

• De ingelogde gebruiker is de dossierbestemming

  De ingelogde gebruiker ziet alleen e-mailberichten die aan hem verzonden zijn vanuit het dossieritem, geen andere e-mailberichten. De ingelogde gebruiker heeft deze e-mailberichten immers al kunnen raadplegen via zijn eigen e-mailprogramma, daarom mag de gebruiker deze e-mails ook zien via Profit.

• De ingelogde gebruiker is niet dossierbestemming

  De ingelogde gebruiker ziet alle e-mailberichten die verzonden zijn vanuit het dossieritem.

Deze algemene regel geldt voor alle dossieritems, ongeacht de manier waarop je deze opent. Het maakt dus niet uit of je het dossieritem opent via CRM / Dossier / Dossier, of via de eigenschappen van bijvoorbeeld een medewerker of verkooprelatie. Er is ook geen onderscheid tussen Profit en InSite.

Sollicitant en sollicitatie

Een sollicitant kan meerdere keren solliciteren, namelijk op verschillende vacatures. Een leidinggevende is verantwoordelijk voor specifieke vacatures en mag alleen de gegevens van die vacatures raadplegen. Dat geldt ook voor de e-mailberichten van die vacatures.

De gebruiker moet rechten hebben het dossieritem.

Er zijn twee weergaven:

• E-mail sollicitant
  • De toekomstig leidinggevende van de sollicitant ziet alle e-mailberichten vanuit het dossieritem die vastgelegd zijn op de sollicitatie en die niet zijn vastgelegd op de sollicitant.
  • Als een sollicitant in dienst is gekomen, dan ziet hij alleen de e-mails die gericht zijn aan hemzelf. Voor het herleiden van het e-mailadres gebruikt Profit de persoon die aan de sollicitant gekoppeld is.
• E-mail sollicitatie
  • De toekomstig leidinggevende van de sollicitant ziet alle e-mailberichten vanuit het dossieritem die vastgelegd zijn op de sollicitant en die niet zijn vastgelegd op een sollicitatie.
  • Als een sollicitant in dienst is gekomen, dan ziet hij alleen de e-mails die gericht zijn aan hemzelf. Voor het herleiden van het e-mailadres gebruikt Profit de persoon die aan de sollicitant gekoppeld is.

Medewerker

Bij de medewerker is er een onderscheid tussen ESS en MSS. Bij ESS raadpleegt een medewerker zijn eigen gegevens. Bij MSS raadpleegt een manager de gegevens van andere medewerkers (bijvoorbeeld leden van zijn afdeling).

De gebruiker moet rechten hebben het dossieritem.

• Medewerker MSS

  De leidinggevende raadpleegt de gegevens van een andere medewerker (dus niet van hemzelf). De leidinggevende ziet de e-mailberichten van dossieritems waarbij de medewerker de bestemming is.

• Medewerker ESS

  De medewerker raadpleegt gegevens van zichzelf. De medewerker ziet de e-mailberichten die aan hem geadresseerd zijn.

Contactpersoon

Een e-mailbericht kan gericht zijn aan de contactpersoon van een inkoop- of verkooprelatie. Uiteraard kan een inkoop- of verkooprelatie ook meerdere contactpersonen hebben en dan kunnen deze allemaal de geadresseerde zijn van een e-mailbericht, dit hangt af van de keuze die je maakt in de workflow editor.

Iemand kan contactpersoon zijn van meerdere inkoop- of verkooprelaties.

Voorbeeld:

Andrea is Account manager bij de verkooprelatie EnYoi ICT, Penningmeester bij Wielerclub Tempo en Bestuurslid bij Wijkkrant Leusden.

Dit betekent dat je Andrea drie keer ziet in de functie CRM / Organisatie/persoon / Contactpersoon. Als je de eigenschappen van de bovenstaande verkooprelaties opent, dan zie je Andrea telkens weer terug op het tabblad Contacten.

Als je de eigenschappen van een contactpersoon opent via CRM / Organisatie/persoon / Contactpersoon of via de eigenschappen van een inkoop- of verkooprelatie, dan zie je de volgende e-mailberichten.

De gebruiker moet rechten hebben het dossieritem.

• Een gebruiker die NIET de geadresseerde is, ziet alle e-mailberichten van het contact bij de inkoop- of verkooprelatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een medewerker van de debiteuren- of crediteurenadministratie.
• Een gebruiker die WEL de geadresseerde is, ziet alleen e-mailberichten waarvan hij de geadresseerde is.

Inkoop- of verkooprelatie

Bij een inkoop- of verkooprelatie zijn alle e-mailberichten aan contactpersonen van die inkoop- of verkooprelatie aanwezig. Je ziet de volgende e-mailberichten.

• Als gebruiker zie je alle e-mailberichten van alle contactpersonen van die inkoop- of verkooprelatie. Je moet rechten hebben om het dossieritem van de workflow te openen.
• Als je een inkoop- of verkooprelatie bent en je bent als in-/verkooprelatie een persoon, dan zie je alle e-mails waarvan je de geadresseerde bent. Je ziet alleen e-mailberichten van dossieritems waar je als inkoop- of verkooprelatie rechten op hebt.
• Als je een inkoop- of verkooprelatie bent en je bent als in-/verkooprelatie een organisatie, dan zie je alle e-mails van alle contactpersonen van de organisatie. Je ziet alleen e-mailberichten van dossieritems waar je als inkoop- of verkooprelatie rechten op hebt.

Project, forecast, contract financieel en plaatsing (Flex)

Ook bij deze bestemmingen kunnen e-mailberichten in Profit worden opgeslagen. Als je het project van de bestemming opent dan kun je de verzonden e-mail raadplegen, als je rechten hebt op het dossieritem.

Hetzelfde geldt voor e-mailberichten bij de bestemmingen forecast, contract financieel en plaatsing (Flex).

E-mailberichten raadplegen in Profit

Je kunt verzonden e-mail raadplegen via het dossier en via de eigenschappen van bestemmingen.

PCC koppelen:

Zorg dat het PCC gekoppeld is aan je omgeving, dan wordt het e-mailbericht in Outlook getoond. Zo niet, dan wordt het e-mailbericht ter download aangeboden.

Verzonden e-mail raadplegen een dossieritem:

1. Hier heb je twee mogelijkheden:
   • Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.
   • Open de bestemming van het dossieritem.

     Ga bijvoorbeeld naar CRM /Organisatie/persoon / Verkooprelatie of HRM / Medewerker / Medewerker, tabblad Dossier.

     Dit is mogelijk bij alle bestemmingen waarop e-mail is ingestuurd. Je kunt de e-mail altijd raadplegen via het dossieritem.

2. Open het tabblad: E-mail (in de eigenschappen van het dossieritem).

   Hier zie je alle e-mailberichten van de workflow van het geopende dossieritem, voor zover deze zijn opgeslagen. Hierop is filtering van toepassing, om te voorkomen dat onbevoegden e-mailberichten raadplegen.

3. Dubbelklik op een e-mailbericht om dit te openen.
4. Als je het PCC gekoppeld hebt, dan wordt het e-mailbericht in Outlook geopend. Zo niet, dan krijg je de vraag of je het bestand lokaal wilt openen. Als je deze vraag met Nee beantwoord, dan kun je het bestand openen via Mijn bestanden (in Profit of InSite).

Verzonden e-mail raadplegen via specifieke bestemmingen:

Bij de onderstaande bestemmingen worden e-mailberichten ook apart getoond op het tabblad E-mail.

1. Open de eigenschappen een van de volgende bestemmingen:
   • Sollicitant of sollicitatie
   • Medewerker
   • Inkooprelatie of verkooprelatie
   • Contact van een inkooprelatie of verkooprelatie
   • Project
   • Forecast
   • Plaatsing (Flex)
   • Contract financieel
2. Ga naar het tabblad: E-mail.

   Hier zie je alle e-mailberichten van alle workflows bij de bestemming, voor zover deze zijn opgeslagen. Hierop is filtering van toepassing, om te voorkomen dat onbevoegden e-mailberichten raadplegen.

3. Dubbelklik op een e-mailbericht om dit te openen.

   Als je het PCC gekoppeld hebt, dan wordt het e-mailbericht in Outlook geopend. Zo niet, dan krijg je de vraag of je het bestand lokaal wilt openen. Als je deze vraag met Nee beantwoord, dan kun je het bestand openen via Mijn bestanden (in Profit of InSite).

E-mailberichten raadplegen in InSite

Je kunt verzonden e-mail raadplegen via het dossier en via de eigenschappen van bestemmingen. In beide situaties moet het pagina-onderdeel met e-mailberichten op de pagina geplaatst zijn, dit is een taak van de Sitebeheerder in je organisatie.

Verzonden e-mail raadplegen een dossieritem:

1. Open het dossieritem.
2. Ga naar het pagina-onderdeel met de e-mailberichten.

   Hier zie je alle e-mailberichten van de workflow van het geopende dossieritem, voor zover deze zijn opgeslagen. Hierop is filtering van toepassing, om te voorkomen dat onbevoegden e-mailberichten raadplegen.

3. Klik op een e-mailbericht om dit te openen.

   Het e-mailbericht wordt getoond in een aparte viewer op de InSite-pagina.

Verzonden e-mail raadplegen via specifieke bestemmingen:

Bij de onderstaande bestemmingen worden e-mailberichten ook apart getoond op het pagina-onderdeel met e-mailberichten.

1. Open de eigenschappen een van de volgende bestemmingen:
   • Sollicitant of sollicitatie
   • Medewerker
   • Inkooprelatie of verkooprelatie
   • Contact van een inkooprelatie of verkooprelatie
   • Project
   • Forecast
   • Plaatsing (Flex)
   • Contract financieel
2. Ga naar het pagina-onderdeel met de e-mailberichten.

   Hier zie je alle e-mailberichten van alle workflows bij de bestemming, voor zover deze zijn opgeslagen. Hierop is filtering van toepassing, om te voorkomen dat onbevoegden e-mailberichten raadplegen.

3. Klik op een e-mailbericht om dit te openen.

   Het e-mailbericht wordt getoond in een aparte viewer op de InSite-pagina.