Slimme analyse in een workflow met Jonas

Jonas kan automatisch een Jonas-opdracht (prompt) voor je uitvoeren op elk gewenst punt in een workflow. Dit richt de beheerder per workflow in, door op het juiste punt in de workflow een opdracht (prompt) op te geven. Hierdoor krijgt de gebruiker van de workflow een 'informatieblok' met het AI-resultaat te zien. De gebruiker kan zelf geen Jonas-opdrachten geven, maar alleen de voorgestelde tekst raadplegen en kopiëren.

We hebben de volgende optimalisaties doorgevoerd om het maken van een Jonas-opdracht in de workflow editor makkelijker te maken. Voor workflow-gebruikers is er niets veranderd.

• Bij het analyseren van een dossieritem/workflow kan Jonas nu ook alle bijlagen in de formaten Microsoft Word, .pdf en .txt meenemen. Je bepaalt zelf of je dit wilt door het invoegen van het veld Alle tekstbijlagen in de prompt.
• Opdracht (prompt) gemaakt? Test deze direct op basis van een bestaand dossieritem! Vervolgens pas je je prompt eventueel aan en test je deze nogmaals via de actie Uitvoeren.
• Je vindt de gekoppelde documenten nu onder de actie Bronbeheer.

Inhoud van dit onderwerp

In dit onderwerp wordt zowel de inrichting als het gebruik van de functionaliteit beschreven. De inrichting in een notedop:

• Per type dossieritem leg je vast, welke workflowgebruikers de gegenereerde AI-resultaten kunnen zien.
• Per workflow leg je de AI-opdrachten vast.
• Als beheerder beschik je over de functie Jonas-inzicht voor het optimaliseren van de workflow.

AI-resultaten zijn beschikbaar in workflows in InSite en OutSite, niet in de Pocket app.

Type dossieritem inrichten

Je bepaal per type dossieritem welke gebruikers het AI-resultaat mogen zien. Je richt dit alleen in bij een type dossieritem als je ook de workflows van dat type dossieritem gaat inrichten. Het informatieblok met het AI-resultaat is niet altijd zichtbaar, houd rekening met de volgende voorwaarden:

• Als een gebruiker rechten heeft op workflowacties bij een taak, dan wordt het AI-resultaat getoond. Je kunt dit eventueel beperken met de instellingen Zichtbaar voor instuurder en Zichtbaar voor bestemming.
• Als de workflow 'ter info' bij een gebruiker staat, dan zal deze gebruiker het AI-resultaat niet zien.
• Als het dossieritem uit de workflow is, dan wordt het AI-resultaat niet meer getoond.

  Let op:

  Er is een onderscheid tussen de dossierbestemming en de taakbestemming.

  Een dossieritem kan op een bestemming worden ingestuurd. Dit zijn de bestemmingen die in het type dossieritem kunnen worden ingeschakeld, zoals Medewerker of Verkooprelatie. De instelling Zichtbaar voor bestemming heeft betrekking op de bestemming van het dossieritem.

  In een workflow heeft een taak een taakbestemming, die is diegene die de taak moet uitvoeren.

Type dossieritem inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Instellingen.
4. Vink aan of de volgende gebruikers de AI-resultaten mogen zien:
   • Als het veld Zichtbaar voor instuurder is uitgevinkt, dan ziet de instuurder van de workflow het AI-resultaat niet. Dit geldt ook als deze gebruiker een taakbestemming is.
   • Als het veld Zichtbaar voor bestemming is uitgevinkt, dan mag de bestemming van het dossieritem het AI-resultaat niet zien. Dit geldt ook als deze gebruiker een taakbestemming is.

Workflow inrichten

Je richt de Jonas-opdrachten per workflow in. Hierdoor krijgt de workflowgebruiker op het juiste moment in de workflow een informatieblok met het AI-resultaat te zien.

Na elke taak of actie kun je één Jonas-opdracht (prompt) invoegen. Hiermee bereik je dat de Jonas-opdracht op het juiste moment in de workflow wordt uitgevoerd. De Jonas-opdracht wordt op de achtergrond uitgevoerd en de gebruiker gaat direct door met de volgende taak of actie. Zodra de Jonas-opdracht uitgevoerd is, verschijnt het AI-resultaat op de pagina. Het AI-resultaat blijft zichtbaar (ook tijdens de vervolgstappen), tenzij er een nieuwe Jonas-opdracht wordt gegeven. In dat geval vervangt de nieuwe opdracht de oude opdracht en krijgt de gebruiker dus het nieuwe AI-resultaat te zien.

Het samenstellen van een Jonas-opdracht bestaat uit drie elementen:

• Documenten (Microsoft Word, PDF of txt) waarmee je de Jonas-opdracht wilt 'voeden'. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een personeelshandboek of cao-tekst. Zorg dat het document alleen de zaken bevat die voor de Jonas-opdracht van belang zijn.
• Velden uit een gegevensverzameling, zoals het verlofrecht van een medewerker.
• De Jonas-opdracht zelf, waarin je aangeeft wat je wilt bereiken en waarin je de documenten en velden uit de gegevensverzameling gebruikt.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Workflow.
4. Open de workflow.
5. Klik op de eerste taak van de workflow en voeg de benodigde gegevensverzamelingen toe. Zorg dat deze de velden bevatten die je in de AI-opdracht wilt gebruiken.

   Als je bijvoorbeeld velden uit de workflow wilt gebruiken, voeg je de gegevensverzameling Dossier toe. In de gegevensverzameling gebruik je bijvoorbeeld de velden Onderwerp en Toelichting.

6. Sleep het onderdeel Jonas-opdracht naar de juiste plek in de workflow, achter een taak of actie.

   Bij het gebruik van de workflow wordt de AI-opdracht op de achtergrond uitgevoerd en de gebruiker gaat direct door met de volgende opdracht of taak. Zodra de AI-opdracht uitgevoerd is, verschijnt het AI-resultaat op de pagina.

   

7. Rechts kun je de omschrijving en toelichting aanpassen. Deze zijn voor intern gebruik.
8. Klik op: Opdracht onderhouden.
9. Onder Bronnen koppel je de documenten die je in de Jonas-opdracht wilt gebruiken.

   Vanaf Profit 5 is het scherm anders ingedeeld. Klik op de actie Bronbeheer om documenten te koppelen of om gekoppelde documenten te verwijderen.

   Tijdens het gebruik kan de melding volgende melding ontstaan: [WARNING]: Error calling Azure Open AI service. Meestal wordt deze veroorzaakt door te grote bijlagen. Het is niet mogelijk om precies aan te geven wat de maximale bestandsgrootte van de bijlagen is. Kijk of je de bijlagen kunt verkleinen en probeer het nog een keer.

10. Vul de opdracht in. Via de knop Invoegen tag kun je velden, alle reacties en documenten in de opdracht zetten.

    Vanaf Profit 5 kan Jonas ook alle bijlagen in de formaten Microsoft Word, .pdf en .txt meenemen. Om dit te doen voeg je het veld Alle tekstbijlagen in de prompt.

    Let op:

    Zet alle velden en documenten die nodig zijn, in de opdracht, anders worden deze niet gebruikt.

    

11. Klik op: Publiceren.

    Hierdoor treedt de workflow in werking.

    

Jonas opdracht testen en optimaliseren:

Je kunt de opdracht direct testen op basis van een bestaand dossieritem. Je hebt inzicht in de volledige prompt en je kunt je opdracht eventueel aanpassen en snel opnieuw testen.

1. Klik op Kies dossieritem.
2. Kies een dossieritem om de opdracht te testen. Je kunt alleen een dossieritem kiezen waar je rechten op hebt in de workflow.
3. De opdracht wordt uitgevoerd en je ziet het resultaat.
4. Via de actie Voorbeeldopdracht zie je de prompt die naar de AI-applicatie gestuurd is, inclusief tekst uit eventuele bijlagen en gekoppelde documenten.
5. Als je de opdracht aanpast, kun je deze nogmaals testen op basis van het eerder geselecteerde dossieritem met de actie Uitvoeren.

Sitebeheer

Het pagina-onderdeel waarin het AI-resultaat getoond wordt, staat standaard op elke tonen-pagina van een workflow.

• Als er een AI-resultaat is en de gebruiker heeft hier rechten op, dan wordt het AI-resultaat getoond.
• Als er geen AI-resultaat getoond kan worden, dan wordt het pagina-onderdeel niet getoond.

In Sitebeheer kun je de positie op de pagina van het pagina-onderdeel en de titel aanpassen.

AI-resultaat gebruiken in de workflow

Als je de workflow gebruikt, dan kan er automatisch een AI-resultaat verschijnen op basis van een ingebouwde Jonas-opdracht. Je kunt niet zien wat de opdracht is en je kunt deze niet wijzigen.

Let op:

Je blijft zelf verantwoordelijk voor het gebruik van het AI-resultaat. Controleer de door AI gegenereerde tekst altijd voordat je deze gebruikt.

Je kunt een AI-resultaat eventueel opnieuw genereren en door de vorige/volgende resultaten bladeren. Per resultaat kun je met duim omhoog/omlaag een waardering geven. Hiermee help je de beheerder van de workflow om de Jonas-opdracht te optimaliseren.

Transciptie en analyse van audiobestanden inrichten en gebruiken

Jonas kan audio-opnamen omzetten in tekst en vervolgens kan de tekst in een Jonas-opdracht gebruikt worden. Maak bijvoorbeeld een opname van een overleg en zorg dat Jonas direct een samenvatting maakt. Het omzetten van een audio-opname naar tekst staat bekend als 'transcriptie' of 'speech to text'.

Ook nieuw in Profit 6: Je kunt bij een nieuw dossieritem of een nieuwe reactie in InSite of OutSite direct een audio-opname maken. Dit is functionaliteit die je altijd kunt gebruiken, dus ook zonder Jonas.

Let op:

Het uitvoeren van een Jonas-opdracht ten aanzien van een audio-bestand werkt hetzelfde als bij andere opdrachten. Er is echter één belangrijk verschil: bij een audio-bestand zal Jonas dit eerst omzetten naar tekst (transcriptie). De transcriptie van audio naar tekst kan geruime tijd in beslag nemen, afhankelijk van de omvang van het audio-bestand.

Analyseren van audio-opnamen inrichten:

Deze werkwijze is een aanvulling op de beschrijving van het inrichten van de workflow.

1. Open de workflow in de workflow editor.
2. Sleep het onderdeel Jonas-opdracht naar de juiste plek in de workflow, achter een taak of actie.
3. Gebruik de tag {Alle audiobijlagen} om de audiobijlagen te analyseren. Bijvoorbeeld: Maak een samenvatting van {Alle audiobijlagen}.

   

Audio-opname toevoegen als bijlage aan een dossieritem:

Je kunt een audio-bestand toevoegen als bijlage aan een dossieritem of een reactie bij een dossieritem. Hiervoor is de activering Jonas - AFAS AI niet nodig. Dit verschilt niet van het toevoegen van andere bijlagen.

Vanaf Profit 6 kun je een audio-bijlage inspreken bij een dossieritem of een reactie bij een dossieritem. Deze wordt altijd opgeslagen in het formaat .webm. Dit is mogelijk op de volgende manieren:

• Via een nieuw dossieritem in InSite of OutSite
• Via een reactie op een dossieritem in InSite of OutSite
• Via AFAS Pocket, Apple Watch of Apple Carplay

Als je de activering Jonas - AFAS AI niet hebt ingeschakeld, ontstaat er een audio-bestand als bijlage bij het dossieritem. Als je de activering wel hebt ingeschakeld, dan kan de audio-opame getranscribeerd worden (zie hieronder), waardoor je dus direct beschikt over de 'uitgeschreven' tekst.

Analyseren van audio-opnamen gebruiken:

Als je de workflow gebruikt, dan kan er automatisch een AI-resultaat verschijnen op basis van een ingebouwde Jonas-opdracht. Je kunt niet zien wat de opdracht is en je kunt deze niet wijzigen.

Het uitvoeren van een Jonas-opdracht met een audiobestand bestaat uit twee stappen:

1. Audio omzetten naar tekst

   Je ziet de tekst van de opname in een apart blok. Hierdoor beschik je dus altijd over de tekst van het audiobestand.

2. Als de transcriptie uitgevoerd is, wordt de analyse op basis van de Jonas-opdracht uitgevoerd.