Loonkosten naar project inrichten

Je kunt vanuit de salarisverwerking nacalculatieregels genereren om de werkelijke loonkosten op het project te schrijven. Dit is bijvoorbeeld wenselijk wanneer medewerkers geen uren boeken, maar deze wel voor een vast percentage van de uren aan een project werken. Dit kan voor externe partijen die bijvoorbeeld subsidies verstrekken voor specifiek de loonkosten essentieel in de projectrapportage zijn.

Je kunt de loonkosten op nacalculatie boeken. Hiervoor richt je functionaliteit in. De functionaliteit bestaat uit:

• Verbijzonderingsas Project

  Met deze verbijzonderingsas haal je vanuit de journalisering een bedrag per project op.

• Loonkosten naar project

  Na het voorlopig verwerken van de salarisverwerking kun je via Output in de salarisverwerkingscockpit de weergave Projectverdeling met projectopslagen openen. In deze weergave is per medewerker/dienstverband per salarisverwerkingsplan per project de loonkosten zichtbaar. De loonkosten worden met de verbijzonderingsas Project bepaald. Op basis van de inhoud van deze weergave worden de nacalculatieregels met loonkosten aangemaakt. Je kunt met deze weergave controleren of de inhoud correct is.

  Tijdens het journaliseren van de salarisverwerking start Profit de taak Loonkosten naar project. In deze taak zet Profit de projectverdeling definitief om naar nacalculatieregels.

Salarisverwerkingscockpit

Als je gebruik gaat maken van Loonkosten naar project, dan neem je het veld Loonkosten naar project op in de weergaven van de salarisverwerkingscockpit.

Activering

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

Loonkosten naar project.

Functionaliteit activeren:

1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Activering.
3. Vink de functionaliteit aan die je wilt activeren.

   Profit waarschuwt dat na het activeren van functionaliteit de omgeving geconverteerd moet worden.

4. Klik op: Ja om de functie te activeren.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Profit waarschuwt dat er geen andere gebruikers ingelogd mogen zijn.

6. Klik bij de melding op Ja.

Werkgever inrichten

Je bepaalt per werkgever of je de loonkosten naar project wilt journaliseren.

Werkgever inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde Payroll.
4. Vink Loonkosten naar project aan
5. Vul het jaar in vanaf wanneer je de loonkosten naar projecten wilt journaliseren.

   Dit is mogelijk vanaf 2022.

6. Ga naar het tabblad: Journalisering.
7. Vink Verbijzonderen per project aan.

   Je kunt dit veld ook aanvinken zonder dat je de functionaliteit Loonkosten per project hebt geactiveerd in de omgeving.

   Als je dit veld aanvinkt wordt in de journalisering verbijzonderd per project.

8. Selecteer Per project bij Journaalposten volgens.

   Dit is de gewenste voorkeursinstelling voor de journaalpostrapporten.

   Meer informatie over de journalisering vind je hier.

9. Selecteer eventueel Project bij Verbijzonderingsas.

   Het is voor de functionaliteit Loonkosten naar project niet noodzakelijk bij verbijzonderingsas Project vast te leggen. Ook is het niet noodzakelijk om in het veld Journaalpost volgens Per project te kiezen.

10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Grootboekrekening inrichten

Je bepaalt per grootboekrekening of je deze wilt verbijzonderen per project.

Grootboekrekening inrichten:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Rekeningschema.
2. Open de eigenschappen van het rekeningschema.
3. Ga naar het tabblad: Grootboekrekening.
4. Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
5. Vink Verbijzonderen per project aan, als je de grootboekrekening wilt verbijzonderen per project.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Meer informatie over het inrichten van het rekeningschema, vind je hier.

Looncomponent inrichten

Op een grootboekrekening kunnen meerdere looncomponenten intellen. Als niet alle looncomponenten moeten verbijzonderd worden per project, dan bepaal je dit per looncomponent.

Je bepaalt per looncomponent of je deze wilt journaliseren op project.

Looncomponent inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de eigenschappen van de looncomponent.
5. Ga naar het tabblad: Journalisering.
6. Vink Vaste verdeling naar project aan.
7. Vink Project bij loonmutaties toestaan aan.

   Je kunt hierdoor een project selecteren bij het boeken van loonmutaties.

8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Meer informatie over de journalisering van een looncomponent, vind je hier.

Medewerker inrichten

Als een medewerker deel uitmaakt van een projectteam, dan selecteer je het project bij de functie van de medewerker.

Je kunt dit ook inrichten per formatieverdelingsregel bij de medewerker.

Medewerker inrichten:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de eigenschappen van de functie.
5. Selecteer het project bij Project.

   Dit veld is beschikbaar als Verbijzonderen per project is aangevinkt in de eigenschappen van de werkgever.

   AFAS adviseert dit veld te vullen als je de medewerker verbijzondert per project. Je vult het veld bijvoorbeeld met het project met de hoogste formatiepercentage bij de medewerker. De reden dat AFAS dit adviseert is omdat afhankelijk van de journaliseringsmethode verbijzonderd wordt met verschillende methodieken. Afhankelijk van de methodiek zie je in de journalisering de waarde op medewerker/functie in plaats van medewerker/formatieverdeling.

6. Selecteer het profiel voor het aanmaken van de medewerker als teamlid van het project bij Teamlid profiel.

   Dit veld is beschikbaar als Loonkosten naar project is aangevinkt in de eigenschappen van de werkgever.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Projectopslagregels

Je voegt per project de projectopslagregels toe. Je kunt projectopslagregels toevoegen in Profit en in InSite.

Je kunt dit ook inrichten in het projectprofiel. Als je een nieuw project maakt op basis van het projectprofiel, dan maakt Profit automatisch de opslagregels aan.

Projectopslagregels toevoegen in project(profiel):

1. Ga naar:
   • Projecten / Project / Project, open de eigenschappen van het project.
   • Projecten / Beheer / Inrichting / Projectprofiel, open de eigenschappen van het projectprofiel.
2. Ga naar het tabblad:Ga naar het tabblad: Projectopslagregels.
3. Klik op: Nieuw.
4. Vul de begindatum in.
5. Selecteer bij Kostencode de code van de kostensoort.
6. Bij Percentage verschijnt automatisch 100%. Wijzig dit eventueel.
7. Is het percentage 100% dan is het Type: Loonkosten. Het Type wordt automatisch Opslag als het percentage minder dan 100% is.

   Er moet altijd een regel van het type Loonkosten aanwezig zijn voor de integratie vanuit HRM/Payroll.

8. Klik op: Voltooien.