Werkbon toevoegen

Je kunt een werkbon handmatig toevoegen via Profit, InSite en AFAS Pocket. Het toevoegen van een werkbon lijkt op het toevoegen van een project, maar je hoeft minder in te vullen dan bij een project. Bepaalde gegevens gelden specifiek voor de werkbon, zoals begin- en eindtijd en de velden Opdrachtsoort, Afspraakwijze en Typering.

Voor het importeren van werkbonnen gebruik je Projecten / Beheer / Import project / Werkbon. Voor het toevoegen via een UpdateConnector gebruik je PtProject, waarbij je moet aangeven dat het om het type project Werkbon gaat.

Werkbon toevoegen in Profit

Een werkbon die je toevoegt in Profit komt niet in een workflow. Een projectprofiel is verplicht bij een werkbon. Je kunt deze niet naderhand verwijderen (zoals bij een project wel kan).

Werkbon toevoegen in Profit:

1. Ga naar: Projecten / Werkbon / Werkbon.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer bij Profiel het projectprofiel dat bepaalt welke velden kunt vullen.
4. Klik op: Volgende.

   Selecteer de organisatie/persoon voor wie de werkbon wordt aangemaakt en de verkooprelatie waaraan (eventueel) gefactureerd wordt. Vaak worden werkzaamheden op locatie uitgevoerd, selecteer daarom de juiste locatie bij het veld Organisatie/persoon.

5. Klik op: Volgende.
6. Vul de velden.
7. Selecteer het team.
   • Het team bepaalt (mede) de autorisatie in Pocket.
   • Het team bepaalt bij welke medewerker in Pocket de werkbon in beeld komt.
8. Klik op: Volgende.

   Selecteer de status en vul de datum-/tijdvelden in. De statussen worden meegeleverd, je kunt deze niet wijzigen of aanvullen.

   Je hebt niet alleen de begindatum en geplande einddatum, maar ook de begin- en eindtijd. In AFAS Pocket worden deze in een agenda-weergave getoond, zodat de Pocket-gebruiker per dag makkelijk kan zien welke werkbonnen ingepland zijn.

   

9. Klik op: Volgende.
10. Vink Doorbelasten aan of niet. Dit kan ook standaard ingesteld zijn in het projectprofiel.
11. Klik enkele malen op: Volgende.

    

12. Vul de velden Afspraakwijze, Opdracht soort, en Opdracht typering. Deze velden geven extra informatie aan de teamleden over de werkbon zelf.
    • Opdrachtsoort
      • Inspectie

        Een inspectie van het vastgoedobject vindt plaats:

        - Als het betreffende object wisselt van huurder en voorafgaand aan de onderhoud soort mutatie.

        - Naar aanleiding van een klacht van de bewoner/huurder van een object.

        - Als zelfstandige activiteit die apart gefactureerd wordt.

        In dit verband gaat het om een inspectie afspraak en niet over een begin en/of eindinspectie.

      • Mutatie

        Een mutatie bestaat uit één of meerdere activiteiten die worden uitgevoerd als het betreffende object wisselt van huurder.

      • Reparatie

        Een reparatie bestaat uit één of meerdere activiteiten die worden uitgevoerd naar aanleiding van een melding van de huurder van het object.

    • Afspraakwijze

      Hieruit kan Profit afleiden wat er Financieel met de werkbon moet gebeuren. Werkbon kent de volgende afspraakwijze:

      • Regie

        Deze gebruik je om aan te geven dat tussen leverancier en klant vooraf geen afspraken zijn gemaakt over de te factureren kosten voor een opdracht.

      • Afkoop

        Hiermee geef je aan dat de leverancier de opdracht, met of zonder condities, uitvoert als onderdeel van de verzameling van werkzaamheden waarover klant en leverancier afspraken hebben gemaakt.

      • Eenheidsprijs

        Hiermee geef je aan dat de opdracht wordt uitgevoerd volgens de overeengekomen prijsafspraken.

      • Aanneemsom

        Deze gebruik je als over de kosten van een opdracht vooraf overeenstemming is bereikt en volgens welke de opdracht wordt uitgevoerd.

    • Typering
      • Origineel

        Deze gebruik je als er een nieuwe opdracht voor de eerste keer door de klant wordt ingestuurd

      • Garantie

        Deze gebruik je als de uit te voeren activiteiten onder de garantie afspraken vallen die klant en leverancier vooraf hebben gemaakt.

      • Meerwerk/aanvullen

        Deze gebruik je als er wijzigingen worden gestuurd aan de hand van de huidige opdracht.

    De waarden in deze velden worden meegeleverd, je kunt deze niet wijzigen/aanvullen.

13. Klik op: Voltooien.

Werkbon toevoegen via InSite

Als je een werkbon toevoegt in InSite komt deze in een workflow, als er een workflow gekoppeld is aan het projectprofiel.

Werkbon toevoegen via InSite:

1. Ga in InSite naar:
   • Projecten.
   • Werkbonnen.
2. Klik op: Aanmaken werkbon.
3. Vul de velden in die volgens het projectprofiel beschikbaar zijn.
4. Klik op: Aanmaken.

Werkbon toevoegen in Pocket

Je kunt een werkbon in AFAS Pocket toevoegen als je hiervoor geautoriseerd bent. Je voegt de werkbon toe op basis van een projectprofiel. Dit profiel bepaalt welke velden je kunt of moet invullen.

Een werkbon die je via Pocket toevoegt, komt niet in een workflow. Je kunt de werkbon daarom direct in Pocket gebruiken. Bij het gereedmelden van een werkbon kun je via Pocket een handtekening zetten of laten zetten.

Voorwaarden voor het toevoegen van een werkbon:

De plusknop voor het toevoegen van een werkbon is alleen beschikbaar als:

• Er projectprofielen beschikbaar zijn.
• De pagina's voor deze projectprofielen zijn geautoriseerd.

Je kunt hiervoor de autorisatierol Werkbonnen (Profit) toekennen. Je kunt de autorisatie ook zelf inrichten.

Ververs na een wijziging in de autorisatie de configuratie van Pocket.

Beschikbaarheid van werkbonnen in Pocket:

Een medewerker ziet een werkbon in Pocket als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• De medewerker is teamlid van de werkbon.
• De medewerker heeft toegang op basis van de filterautorisatie op projecten.
• De werkbon heeft een projectstatus die in Pocket wordt getoond.

Wijzigt de projectstatus, dan kan de werkbon uit Pocket verdwijnen.