Configuration d'une facture électronique (facture d'achat)

Cette rubrique décrit la configuration pour la réception, la lecture et le traitement de factures électroniques. Vous pouvez ainsi recevoir, lire et traiter automatiquement des factures d'achat électroniques dans Profit Comptabilité. Dans ce cas, Profit charge aussi les factures PDF correspondantes et les lie en tant que pièce jointe à la facture électronique concernée. S'il est configuré, vous pouvez poursuivre le traitement des factures d'achat avec le workflow Facture achat.

Vous gagnez ainsi du temps et le risque d'erreurs est réduit du fait que vous n'avez plus besoin de reprendre manuellement les données de la facture.

Contenu

Description

Vous pouvez lire la facture d'achat (facture PDF et électronique) des différentes manières suivantes :

  • Traitement manuel
  • Via l'utilitaire Commandline

    L'utilitaire Commandline peut exécuter automatiquement certaines tâches. Les commandes (ordres) que vous souhaitez exécuter sont regroupées dans un fichier exécuté par l'utilitaire Commandline.

  • Via le service de communication (à partir d'une messagerie ou d'un dossier)

Le service de communication est le logiciel standard d'AFAS pour échanger les messages électroniques avec différents organismes. Il vous permet également de lire les messages accompagnés de factures électroniques depuis une messagerie ou un dossier physique sur le disque dur. Dans la configuration, vous autorisez l'accès à la Facture électronique. Parallèlement, vous devez également configurer le profil de communication si vous souhaitez traiter les factures électroniques via l'e-mail ou depuis un dossier via le serveur de communication.

Factures PDF sans UBL

Vous pouvez également importer et lire des factures PDF 'isolées' depuis un logiciel de messagerie ou un dossier, par le biais du processus de factures électroniques. Vous pouvez de la sorte charger également comme facture électronique des fichiers PDF de factures d'achat à partir d'un dossier ou des pièces jointes d'un e-mail, sans fichiers XML et/ou UBL.

Profit ne peut toutefois pas déduire les données du fournisseur d'un PDF. Le PDF est lu et lié comme pièce jointe, mais vous devez définir vous-même, lors de la saisie de la facture d'achat, les données du fournisseur et de la facture. Profit ne renseigne pas ces données comme c'est le cas pour une facture électronique (UBL ou XML). Le PDF est néanmoins automatiquement inséré comme pièce jointe dans la première ligne de saisie.

Le workflow pour la facture démarre automatiquement avec la saisie, si vous utilisez le workflow. Vous utilisez à cet effet la même configuration de factures électroniques. Celle-ci arrive toutefois comme provenant d'un fournisseur inconnu dans l'affichage des factures électroniques. Contrairement à UBL, Profit ne peut alors pas reconnaître les données du PDF. Vous devez les indiquer vous-même lors de la saisie de la facture d'achat de la facture électronique.

Facture électronique au format standard néerlandais UBL 2.1

De e-factuur in Profit is een elektronische factuur van het Nederlandse standaard XML formaat UBL 2.1, ook wel bekend onder de ISO norm ISO/IEC 19845:2015. UBL is ook de standaard die de Nederlandse overheid gebruikt. Er zijn ook andere 'standaarden' in omloop. Profit ondersteunt echter alleen UBL.

De Nederlandse standaard UBL is met name gericht op een typische financiële factuur. Het uitgangspunt is een automatische verwerking van de factuur als inkoopfactuur. Deze UBL-factuur bevat globaal de volgende basisgegevens: factuurgegevens, crediteur, debiteur, afnemer, leverancier, betalingsvoorwaarden (betalingswijze en betalingscondities), totalen (bruto bedrag, factuurtotaal) totalen factuurregels (aantal eenheden, regelbedrag excl., percentage korting, prijs per eenheid, bedrag btw, goederenbedrag, percentage btw, prijs (berekend (prijsfactor x regelbedrag / aantal eenheden)).

Typische ordermanagement gegevens die geen invloed hebben op de financiële administratie zijn niet opgenomen in de UBL. Partij- en serienummers gaan bijvoorbeeld niet mee. Deze gegevens zijn te raadplegen in de ontvangst. De regel, inclusief prijs en artikel gaan wel mee in de factuur. Kredietbeperking zit niet in de UBL. Je kunt wel kredietbeperking gebruiken en de factuur verstrekken als UBL-factuur. De kredietbeperking is verwerkt in het factuurtotaal, maar is niet te berekenen via de regels. De ontvanger moet zelf de kredietbeperking overnemen uit de meegeleverde pdf-factuur. Velden uit de vrije inrichting kunnen niet opgenomen worden in de Nederlandse UBL.

Meer informatie over e-factureren vind je op de website van de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl/efactuur

Méthode

Voir aussi :