Nieuwe workflow insturen vanuit workflow

Je kunt vanuit een workflow een andere workflow (of meerdere workflows) starten. Hierbij kun je veldwaarden overhevelen van de workflow naar het nieuwe dossieritem. Het is niet mogelijk om een bijlage van een dossieritem/workflow over te nemen naar een nieuw dossieritem/workflow.

Je kunt alleen een eigen type dossieritem starten via een workflow.

Video

Voorbereiding

In de workflow koppel je een te starten type dossieritem. Controleer de inrichting van het te starten type dossieritem.

Voorbeeld:

Je wilt in de workflow ICT een actie toevoegen om direct nieuw dossieritem Facilitaire dienst aan te maken.

Voer de onderstaande stappen dan uit voor het type dossieritem Facilitaire dienst.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het te starten type dossieritem, tabblad Algemeen.
3. Vink het veld Aanleiding aan.
4. Ga naar het tabblad Bestemming Extra.
5. Zet de bestemming Dossieritem minimaal op Optioneel.

Workflow inrichten voor aanmaken nieuwe workflow

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow.
5. Voeg een actie toe waarmee je de nieuwe workflow aanmaakt.
6. Selecteer het type dossieritem (je ziet alleen typen waarbij het veld Aanleiding is aangevinkt).
7. Geef aan of het nieuwe dossieritem aanpasbaar is, of niet aanpasbaar. Bij een aanpasbaar dossieritem wordt het nieuwe dossieritem getoond in aanpassen-modus nadat de gebruiker op de actie heeft geklikt. De gebruiker kan het dossieritem nog wijzigen en dan aanmaken (of niet aanmaken). Zie verder de toelichting hieronder bij Vervolg van de workflow.

   Bij niet aanpasbaar gaat het dossieritem direct de flow in, het is dan essentieel dat alle velden goed gevuld zijn.

   Let op:

   Een nieuw dossieritem kan in InSite of OutSite worden aangemaakt. Aanmaken in OutSite is alleen mogelijk als het nieuwe dossieritem niet wijzigbaar is.

   

Aanmaakprofiel koppelen (optioneel):

Selecteer een aanmaakprofiel, als je het nieuwe dossieritem wilt starten met een aanmaakprofiel. Het veld Profiel is alleen beschikbaar als er een aanmaakprofiel voor het type dossieritem beschikbaar is. Als je geen aanmaakprofiel selecteert, wordt de standaard aanmaken-pagina gebruikt.

Het gebruik van een aanmaakprofiel biedt de volgende mogelijkheden:

• Het aanmaakprofiel met bijbehorende aanmaken-, aanpassen- en tonenpagina worden gebruikt.
• Als aan het aanmaakprofiel ook een beoordeelprofiel is gekoppeld, dan zal dit ook worden toegepast.
• Als aan het aanmaakprofiel een document (van de DocumentGenerator) gekoppeld is, dan zal dit document automatisch worden gegenereerd.

Je kunt voorkeurwaarden gebruiken in het nieuwe dossieritem, maar hierbij geldt het volgende onderscheid:

• Je gebruikt Insturen dossieritem (aanpasbaar)

  De context van het aanmaakprofiel wordt gebruikt.

• Je gebruikt Insturen dossieritem (niet aanpasbaar)

  De context van het aanmaakprofiel NIET wordt gebruikt. Gebruik de workfloweditor om de juiste waarden toe te kennen (de stappen hieronder).

  Bij deze keuze moet het aanmaakprofiel een gekoppeld beoordeelprofiel hebben. Zo niet, dan kom je terecht op de standaard beoordelen-pagina van het dossieritem.

Veldenwaarden toekennen:

Bepaal welke veldwaarden moeten worden gebruikt bij het aanmaken van het nieuwe dossieritem.

1. Klik op Onderhouden.
2. Je kunt veldwaarden opgeven die worden doorgegeven naar het nieuwe dossieritem. Als voor de nieuwe workflow kenmerken nodig zijn, moet je deze in ieder geval doorgeven.

   

Vervolg van de workflow:

Als de inrichting van de workflow klaar is, kan een gebruiker een nieuwe workflow aanmaken via een workflowactie. Hierbij geldt wel een belangrijk onderscheid:

• Insturen dossieritem (aanpasbaar)

  De nieuwe workflow in aanpassen-modus geopend. De gebruiker kan de workflow aanmaken, of niet.

• Insturen dossieritem (niet aanpasbaar)

  De nieuwe workflow wordt aangemaakt.

T/m Profit 5 wordt de workflowtaak altijd uitgevoerd. Dit betekent dat handelingen bij de taak zoals het verzenden van een e-mail, het toekennen van waarden, het omzetten van een pdf etc. altijd worden uitgevoerd. De workflow gaat naar de volgende stap in het proces. Dit geldt dus ook als er een nieuw dossieritem wordt gestart in aanpassen-modus en de gebruiker besluit om het dossieritem niet daadwerkelijk aan te maken (dit gebeurt doordat de gebruiker het scherm verlaat zonder op Aanmaken of op een andere actie te klikken).

Vanaf Profit 6 is de werking van de instelling Insturen dossieritem (aanpasbaar) gewijzigd. Bij deze instelling wordt het nieuwe dossieritem getoond in wijzig-modus. in de onderstaande beschrijving worden de termen bron-workflow en doel-workflow gebruikt. De bron-workflow is de workflow met de actie waarmee je een nieuwe workflow kunt starten. De nieuwe workflow is de doel-workflow.

• De wijziging gaat om het volgende: als de gebruiker de nieuwe doel-workflow NIET start maar het scherm verlaat/afsluit, dan wordt de workflowactie van de bron-workflow nu NIET uitgevoerd. De ‘bron’ workflow blijft dus in dezelfde taak. Dit betekent dat handelingen bij de taak zoals het verzenden van een e-mail, het toekennen van waarden, het omzetten van een pdf etc. ook NIET worden uitgevoerd.
• Als de gebruiker het nieuwe dossieritem WEL aanmaakt, dan wordt de workflowtaak van de bron-workflow daadwerkelijk uitgevoerd. Dit is hetzelfde als in vorige Profit-versies.

  Let op:

  Er is een aandachtspunt bij het gebruik van condities in de bron-workflow.

  In de bron-workflow kan een conditie op zichtbaarheid staan op de aanmaakactie voor een nieuwe workflow. De aanmaakactie wordt dan alleen getoond als aan de conditie voldaan wordt. De gebruiker ziet de aanmaakactie en kan een een nieuwe workflow (de doel-workflow) starten.

  Als de gebruiker de doel-workflow ook daadwerkelijk aanmaakt, dan kunnen er onmiddellijk waarden worden toegekend, bijvoorbeeld op vrije velden op de verkooprelatie of medewerker. Door het toekennen van deze waarden kan het voorkomen, dat de aanmaakactie van de bron-workflow niet meer zichtbaar is (omdat opeens niet meer aan de conditie voldaan wordt). Door dit conflict kan de volgende melding verschijnen: "Functional error while executing Update: Er is een onverwachte fout opgetreden". In het omgevingslogboek kan de volgende melding verschijnen:"[WARNING]: Action not available for current activity."

  In deze situatie moet je de workflow helaas anders inrichten, zodat er geen conflict ontstaat bij de aanmaakactie van de bron-workflow.

Meerdere workflows insturen

Je kunt meerdere dossieritems achter elkaar aanmaken.

Plaats de acties en taken in een treintje achter elkaar en zorg ervoor, dat elke actie conditioneel wordt doorgestart. Dit doe je met de conditie Altijd.