Intercompany nacalculatie gereedmelden

Je accordeert en meldt de nacalculatieregels gereed via de standaard menufunctie. De manager van de medewerker accordeert de nacalculatie en de projectleider van het project meldt de nacalculatie gereed.

Na gereedmelding zet Profit de regels klaar voor facturering, ook direct voor intercompany facturering als de administratie medewerker verschilt van de administratie van het project.

Intercompany nacalculatie accorderen en gereedmelden:

1. Open de gewenste administratie.
2. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie accorderen.
3. Selecteer de nacalulatieregels die je wilt accorderen en/of gereedmelden.
4. Klik op de actie Accorderen en/of Gereedmelden.

Intercompany factureren en journaliseren

Je factureert de intercompany facturen met de aparte menufunctie Factureren intercompany. Profit genereert de facturen op basis van de instellingen.

Intercompany factureren:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Factureren intercompany.

   

   Je ziet de intercompanyregel(s) die je kunt factureren.

   Voor deze regel genereer je:

   • een verkoopfactuur van administratie 1 aan administratie 2 voor de verrichte werkzaamheden.
   • en een inkoopfactuur in administratie 2 van administratie 1.
2. Vink de te factureren regel(s) aan.
3. Klik op de actie: Genereren.

Intercompany facturen verstrekken en opslaan in dossier

Je kunt de intercompany facturen verstrekken, e-mailen én opslaan in het dossier van de verkooprelatie (de administratie) en in het dossier van het project.

De verstrekkingswijze hangt af van de instellingen bij het verkooprelatieprofiel en de verkooprelatie. Voor de intercompanyfacturen is In dossier zetten een goede optie, als je afdrukken of e-mailen naar de administraties overbodig is.

Let op:

Bij het verstrekken van de intercompany facturen wordt alleen de intercompany verkoopfacturen als pdf zichtbaar en in het dossier geplaatst. De intercompany inkoopfactuur is niet zichtbaar in Profit als pdf, deze is in feite gelijk aan de intercompany verkoopfactuur.

Je kunt intercompany facturen niet crediteren. Correcties van intercompany moet je maken via de nacalculatie, de bron, omdat:

• Crediteren betekent wellicht ook crediteren aan klant. Bij het aanmaken van een negatieve nacalculatieregel ontstaat er ook een creditfactuur naar de klant.
• Bij crediteren via de nacalculatie klopt ook de urenverantwoording weer.
• Bij crediteren moeten alle betrokken partijen van de administraties akkoord geven. Via de nacalculatie kan de regel geaccordeerd en gereedgemeld worden.

Intercompanyfacturen verstrekken, e-mailen en opslaan in dossier:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Intercompanyfactuur.

   

   In de weergave zie je alle intercompanyfacturen met factuurnummers. Ook kun je de relatie zien tussen de intercompany verkoop- en inkoopfactuur.

2. Selecteer de regel(s) die je wilt verstrekken en opslaan in het dossier.

   Stel eventueel een filter in.

3. Klik op de actie: Output.
4. Vink Alleen nog niet verwerkte voorcalc. verwerken. aan als je alleen de nog niet verwerkte facturen wilt verstrekken.
5. Selecteer een afwijkende Verstrekkingswijze als je alle te verwerken rapporten op dezelfde manier wilt e-mailen en/of afdrukken. Selecteer In dossier zetten als je alle intercompanyfacturen in het dossier wilt zetten in plaats e-mailen en/of afdrukken.

   

6. Selecteer een afwijkend Rapport als je voor alle te verwerken rapporten wilt afwijken van de standaard rapportdefinitie. Als je geen afwijkend rapport selecteert bepaald Profit het type rapport automatisch.
7. Selecteer een afwijkend Berichtsjabloon (e-mailsjabloon) als je voor de begeleidende tekst van alle e-mailberichten wilt afwijken van het standaard berichtsjabloon.
8. Vink Opslaan in dossier aan als je voor iedere e-mail of afdruk een dossieritem wilt toevoegen, met een gekoppeld rapport.
9. Klik op: Volgende.

   Je ziet nu een overzicht van de regels.

10. Klik op: Afdrukvoorbeeld en/of E-mail voorbeeld als je een voorbeeld wilt zien.

    Als je de wachtrij gebruikt heb je deze stap niet en kun je geen afdrukvoorbeeld tonen.

11. Klik op: Voltooien.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

In de weergave zie je Dossier, Gemaild aangevinkt afhankelijk van de verstrekking die je hebt gedaan.

Intercompany factureren en journaliseren

Via onderstaande stappen journaliseer je de intercompany nacalculatie en facturatie. De intercompany (verkoopfactuur) wordt bij journaliseren van de intercompany inkoopfactuur ook vastgelegd in het dossier van de inkoopfactuur. Het journaliseren van intercompany kostenplaats is op basis van het kostprijsbedrag, niet op het verkoopbedrag.

Als je facturen hebt gejournaliseerd kun je de facturen/journaalposten niet meer wijzigen, vanwege de integratie tussen Profit Projecten en Profit Financieel.

Intercompany facturen en mutaties journaliseren:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Journaliseren.
2. Selecteer de administratie(s) en integratiesoorten waarvoor je de intercompany boekingen wilt journaliseren.

   Als je naast Profit Projecten ook Profit Abonnementen of Profit Cursusmanagement gebruikt, kun je ook deze facturen journaliseren. Deselecteer deze integratiesoorten, als je de verschillende soorten facturen (bijvoorbeeld de verkoopfactuur aan de klant) apart wilt journaliseren.

3. Klik op: Volgende.
4. Stel eventueel een filter in op intercompany in de kolom Integratiesoort, als je de intercompany facturen en mutaties apart wilt journaliseren.
5. Selecteer de mutaties (vink deze mutaties aan).
6. Klik op: Volgende.
7. Vink Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum als je de factuurdatum als boekingsdatum wilt gebruiken in de journaalpost. Als je dit veld uitvinkt dan gebruik je de Datum boeking facturen als boekingsdatum.
8. Vul de boekingsdatum in. Dit veld kun je alleen invullen als je Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum hebt uitgevinkt.
9. Klik op: Voltooien.

De facturen zijn nu gejournaliseerd.

Projectfacturering en journalisering van de verkoopfacturen

Je genereert en journaliseert de projectfacturen voor de verkooprelatie op de gebruikelijke wijze. De nacalculatieregels, waarbij het veld Doorbelasten is aangevinkt en die zijn gereedgemeld, worden gefactureerd aan de klant.

Projectfacturen genereren

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Automatisch factureren.
2. Vink de te factureren regels aan.

   

3. Klik op de actie: Genereren.

Meer informatie:

• Automatische projectfacturen factureren

Projectfacturen journaliseren:

In dit voorbeeld journaliseer je de verkoopfacturen. De intercompany facturen en mutaties zijn al in een eerdere stap gejournaliseerd.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Journaliseren.

   

Financiële mutaties intercompany controleren

Je kunt de journaalposten, die Profit heeft gemaakt voor de intercompany nacalculatie en facturering, raadplegen bij de financiële mutaties.

Financiële mutaties intercompany raadplegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties.

   

   Standaard toont Profit in de weergave alleen de mutaties van de geopende (huidige) administratie.

2. Selecteer rechtsboven Alle administraties om de mutaties van alle administraties te kunnen zien.
3. Stel eventueel een filter in.
4. Selecteer de financiële mutatie.
5. Klik op de actie: Open factuur als je de boekingslay-out van de (intercompany) verkoopfactuur wilt openen.

   Met deze actie kun je alleen zogenaamde 'logistieke' facturen openen, dit zijn facturen afkomstig uit Ordermanagement, Projecten of Abonnementen.

   De boekingslay-out die verschijnt, is afhankelijk van de mutatieregel die je raadpleegt. Met deze actie kun je niet de Intercompany inkoopfactuur openen, je krijgt hiervan een melding. Intercompany inkoopfacturen zijn hier namelijk niet zichtbaar. Je kunt wel de Intercompany verkoopfactuur en de logistieke verkoopfactuur met deze actie openen.

6. Klik op de actie: Open bijlage om de pdf van de (intercompany) verkoopfactuur te raadplegen.

   Je kunt alleen een pdf van een verkoopfactuur raadplegen als je dit als verstrekkingswijze (e-mail pdf) hebt ingesteld bij de verkooprelatie.

7. Open de financiële mutatie (dubbelklik) en Ga naar het tabblad: Nacalculatie om de nacalculatie te raadplegen.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Intercompany nacalculatie raadplegen:

Je kunt hierna ook in de weergave Intercompany nacalculatie raadplegen om te controleren of de intercompany nacalculatie gefactureerd en gejournaliseerd is.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Intercompany nacalculatie.

   

   Controleer of de velden Gefactureerd en Gejournaliseerd zijn aangevinkt.

Voorbeeld journaalposten Intercompany nacalculatie en facturatie

De journalisering van intercompany kent vier onderdelen. Klik op de hyperlink van het onderdeel voor de voorbeeld journaalposten.

Intercompany verkoopfacturen

Intercompany inkoopfacturen

Afletteren via rekening-courant

Intercompany mutaties

Als je werkt met OHW integratie:

Intercompany OHW integratie