Filterautorisatie in Power BI

De filterautorisatie die je als beheerder al kent van Profit en InSite, kan nu ook worden ingezet in Power BI. Hiervoor zijn aparte BI-modellen beschikbaar.

Let op:

Dit onderdeel is een aanvulling op de standaardinrichting van Power BI-dashboards. Zorg dat je de standaardinrichting hebt uitgevoerd, voordat je aan het onderstaande verhaal begint.

Beschrijving

Als je filterautorisatie wilt toepassen in een dashboard, dan heb je twee BI-modellen nodig:

• Het BI-model waarin de data staat die je in het dashboard wilt tonen. Je moet hiervoor een nieuw BI-model downloaden vanuit Profit 7.
• Het autorisatiemodel, dit is een BI-model dat de filterautorisatie bevat. Bovendien bevat dit model ook standaard autorisatiegroepen voor Power BI. Hierdoor kun je Row-level security (RLS) toepassen in Power BI.

We gebruiken aparte autorisatiemodellen, zodat je deze maar één keer hoeft te publiceren en klaar te zetten. Vervolgens kun je het filterautorisatie-model hergebruiken in andere BI-modellen.

Voorbeeld:

Je wilt filterautorisatie op medewerker toepassen in het BI-model Verzuim (Profit). Daarvoor maak je kopieën van de BI-modellen Verzuim (Profit) en Filterautorisatie medewerker geavanceerd (Profit). In Power BI moet je beide BI-modellen koppelen. Hierdoor zal de ingelogde BI-gebruiker alleen verzuimgegevens ziet waar hij rechten op heeft.

Je wilt het BI-model HR Data (Profit) gaan gebruiken. Zoals gebruikelijk maak je een kopie van dit model. Voor de autorisatie gebruik je de kopie van Filterautorisatie medewerker geavanceerd (Profit). Dit autorisatiemodel kopieer je dus maar één keer en het is dan geschikt voor zowel Verzuim (Profit) als HR Data (Profit).

UPN per gebruiker vastleggen

Je legt de koppeling tussen de Power BI-gebruikers en de Profit-gebruikers via de UPN van de Power BI-gebruikers. Je legt deze UPN in Profit vast via de Autorisatie tool. Heb je een groot aantal gebruikers waarvoor het veld UPN gevuld moet worden, dan kun je deze muteren via de import Algemeen / Beheer / Import / Gebruiker mutatie. Zie Mutatie-import op bestaande gebruikers.

Let op:

Als je single sign-on (SSO) gebruikt, dan is er al een UPN vastgelegd die je niet mag wijzigen. In die situatie kun je een vrij veld toevoegen aan de eigenschappen van de gebruiker om de UPN vast te leggen. Deze moet dan wel correct in elk te autoriseren dashboard gekoppeld worden.

Ook als je geen SSO gebruikt, kan het handig zijn om een eigen UPN-veld aan te maken. Dan blijft het veld UPN gereserveerd voor SSO, mocht je dit in de toekomst nog gaan gebruiken.

UPN vastleggen per gebruiker:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers.
3. Open de eigenschappen van de gebruiker.
4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
5. Vul de UPN bij het veld UPN in.

   Gebruik de UPN die in Power BI aan de gebruiker gekoppeld is.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

BI-modellen kopiëren, publiceren en klaarzetten

De autorisatie wordt ondersteund in de BI-modellen die je download vanuit Profit 7. De autorisatie is niet ingebouwd in BI-modellen die je in Profit 6 hebt gedownload. Als je de filterautorisatie wilt gebruiken, heb je twee mogelijkheden:

• Je begint (opnieuw) met een BI-model dat je download vanuit Profit 7. Dit combineer je met een autorisatiemodel. Om dit te bereiken voer je de stappen uit die op deze pagina beschreven zijn. In deze situatie zal het BI-model de filterautorisatie uit Profit bevatten en de ingebouwde rol Medewerker autorisatie.
• Je hebt al een BI-model gemaakt en je wilt dit combineren met een autorisatiemodel. In die situatie is het BI-model niet ingericht om samen te werken met het autorisatiemodel. Het is aan te raden om eerst een nieuw BI-model (van Profit 7) met het bijbehorende autorisatiemodel in te richten, via de stappen die op deze pagina beschreven zijn. Kijk in het BI-model hoe dit is ingericht.

In het onderstaande overzicht zie je de combinaties tussen BI-modellen en autorisatiemodellen.

Hieronder doorloop je alle stappen, voor zowel het BI-model met Profit-data als het autorisatiemodel.

BI-model kopiëren, publiceren, klaarzetten en downloaden:

1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / BI-model.
2. Selecteer het BI-model, bijvoorbeeld HR Data (Profit).
3. Klik op de actie: Kopiëren.

   Het model wordt geopend.

4. Publiceer het model.

   

5. Kopieer de connector-url, deze heb je later nodig.

   

6. Sluit het model.
7. Selecteer het nieuwe BI-model.
8. Klik op de actie: Gegevens klaarzetten.

   Door deze actie wordt de data van het model klaargezet in de BI-laag.

9. Download het BI-model via Meer acties / BI-sjabloon downloaden.

Autorisatiemodel kopiëren, publiceren en klaarzetten:

1. Maak een kopie van het autorisatiemodel, zie de bovenstaande tabel.

   Bij het BI-model HR-data bijvoorbeeld, maak je een kopie van het autorisatiemodel Filterautorisatie medewerker geavanceerd (Profit).

2. Het model wordt geopend.
3. Kopieer de connector-url, deze heb je later nodig.
4. Publiceer het model.

   

5. Sluit het model.
6. Selecteer het nieuwe autorisatiemodel.
7. Klik op de actie: Gegevens klaarzetten.

   Let op:

   Het autorisatiemodel hoef je niet te downloaden.

BI-model openen en autorisatiemodel koppelen

1. Dubbelklik op het pbit-bestand, bijvoorbeeld HR_data_EnYoi.pbit.
2. Vul de URL's in van het BI-model en het autorisatiemodel.

   Let op:

   Je mag de URL van het autorisatiemodel leeg laten, maar dan wordt er geen filterautorisatie toegepast.

   

3. Klik op de knop Laden (Load).
4. Ga naar het tabblad: Basis (Basic).
5. Vul de velden als volgt in:
   • Vul bij Gebruikersnaam (User name) in: afastoken.
   • Wachtwoord (Password): plak hier je gebruikerstoken.
6. Klik vervolgens op de knop Verbinden (Connect).

   De gegevens uit jouw omgeving worden geladen en het dashboard is gereed.

7. Als je klaar bent met je bewerkingen, sla het dashboard dan op als Power BI-bestand (pbix).

Werking van de autorisatie

Er is onderscheid tussen eenvoudige en geavanceerde autorisatiemodellen.

Eenvoudig autorisatiemodel

Een eenvoudig autorisatiemodel is bijvoorbeeld Filterautorisatie administratie (Profit). Dit autorisatiemodel bevat in Profit alleen de velden Administratie, Gebruiker en UPN. Dit is voldoende op per gebruiker te bepalen op welke administraties de gebruiker rechten heeft. In Power BI zie je de koppeling tussen de tabel Gebruiker en de dimensietabel Administraties. Hieronder een voorbeeld uit het dashboard Debiteuren.

Geavanceerd autorisatiemodel

Een geavanceerd autorisatiemodel biedt autorisatie op basis van meerdere velden (sleutels). Natuurlijk ziet de gebruiker alleen medewerkers waarop hij rechten heeft (door de koppeling medewerker-gebruiker).

Door de geavanceerde koppelingen ziet de medewerker o.a. ook alleen de werkgevers van de medewerkers waarop hij rechten heeft.

Autorisatiegroepen in Power BI

Alle Profit-dashboards waarop filterautorisatie kan worden toegepast, hebben een standaardrol, in het onderstaande voorbeeld is dit de rol Medewerker autorisatie. Je vindt deze rol via Bestand / Rollen beheren. In deze rol zie je bij elke tabel met autorisatie een trechtersymbool:

Je ziet in de volgende formule dat de UPN van Profit gekoppeld is aan de UPN van Power BI.

LOWER(Gebruikers[UPN]) = LOWER(USERPRINCIPALNAME())

UPN via vrije inrichting op gebruiker

Je legt de koppeling tussen de Power BI-gebruikers en de Profit-gebruikers via de UPN van de Power BI-gebruikers. Als je het veld UPN in de gebruikerseigenschappen hier niet voor wilt of kunt gebruiken, kun je hiervoor een vrij veld toevoegen via de Management tool.

Let op:

Je voert de volgende stappen alleen uit als je het standaardveld UPN niet wilt of kunt gebruiken. Als je het standaardveld wel kunt gebruiken, dan zijn deze stappen niet nodig.

Vrij veld aanmaken:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Autorisatie.
3. Bevestig de melding. Er mogen geen andere gebruikers in de omgeving werken als je deze inrichting aanpast. 
4. Selecteer het bestand Gebruiker.
5. Klik op: Nieuw (op het tabblad Velden).
6. Voeg een tekstveld toe.

   

7. Maak een vrij tabblad aan.
8. Plaats het nieuwe veld op het nieuwe tabblad.
9. Autoriseer het nieuwe tabblad.
10. Sluit de Management tool en open de omgeving opnieuw.

UPN vastleggen per gebruiker:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers.
3. Open de eigenschappen van de gebruiker.
4. Leg de UPN op het vrije tabblad vast.

   Gebruik de UPN die in Power BI aan de gebruiker gekoppeld is.

   

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Autorisatiemodel aanpassen:

Een autorisatiemodel bevat standaard het veld UPN en dit is het veld dat door Power BI wordt verwacht. Via de onderstaande stappen vervang je dit veld door je eigen veld, maar je noemt je eigen veld ook UPN. Hierdoor 'ontvangt' Power BI nog steeds een veld met de juiste naam en zal de autorisatie werken, zonder dat aanpassingen in Power BI nodig zijn.

Voer deze stappen uit voor alle autorisatiemodellen die je gebruikt.

1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / BI-model.
2. Open het autorisatiemodel.
3. Dubbelklik op de tabel Gebruiker om deze te openen.
4. Verwijder het veld UPN.

   

5. Voeg het vrije veld toe en noem dit UPN.

   

   Klik op: Voltooien.

6. Publiceer het model.

   

7. Klik op de actie: Klaarzetten.