Inrichting Profit
In dit artikel gaan we stap voor stap door de inrichting van matrix boeken op InSite heen. Een aantal instellingen stel je in Profit in, je activeert de juiste InSite-pagina's en je past de juiste autorisatie toe voor de gebruikers.
|
Inhoud |
Inrichting Profit
Matrix boeken in InSite richt je als volgt in:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de boekingslay-out Uren boeken per week InSite (Matrix).
Maak eventueel een kopie van deze boekingslay-out als je een eigen boekingslay-out wilt gebruiken. Blokkeer dan dan de standaard boekingslay-out, zodat deze niet meer gebruikt kan worden.
Als je een kopie boekingslay-out hebt gemaakt, dan ontstaat automatisch een nieuwe toegevoegde InSite-pagina. Voeg deze als Sitebeheerder toe in InSite.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Vink Kosten boeken toegestaan aan als je naast uren ook kosten wilt laten boeken. Hier vind je meer over de inrichting hiervan.
- Selecteer bij Roostercontrole eventueel een op de projectinstellingen (tabbladen Uren en Controles) afwijkende controle op het geboekte aantal uren.
- Vink eventueel Negatieve uren boeken toegestaan aan.
Je gebruikt deze instelling om ervoor te zorgen dat de waarde in het veld Tijdsduur negatief mag zijn. Dit gebruik je bijvoorbeeld voor correcties. Deze instelling heeft geen invloed op de instellingen van payroll.
- Ga naar het tabblad: Regel velden.
- Stel eventueel voorkeurwaarden op de velden in. Dit kan per veld ook voor alleen kosten of alleen werksoorten.
Let op:
Je mag geen veldinstellingen instellen op de grondslagen die je kiest voor de vaste lijst!
Ook Veld verbergen is mogelijk.
- Ga naar het tabblad: Acties.
- Stel eventueel de acties in; welke wil je tonen en welke wil je verbergen.
- Ga naar het tabblad: Matrix.
Je stelt bij Vaste lijst in wat Profit in InSite moet tonen van de projecten waarop de medewerkers kunnen boeken.
- Selecteer bij Grondslagen welke combinatie van grondslagen/velden je wilt kunnen vullen bij het uren boeken. Project, werksoort of Project, dimensie 1, projectfase, werksoort, etc.
Bij Projectfase zie je in de lay-out een subniveau.
Als je wilt dat men niet op het project maar op de projectfases boekt als die er zijn, dan kun je in de Management tool dit veld verplicht stellen.
- Selecteer bij Aanvullende informatie welk extra gegevens je wilt zien achter een project in de vaste lijst. Bijvoorbeeld Hoofdproject, Verkooprelatie, Projectgroep of een combinatie hiervan. Je ziet ze dan grijs achter de Vaste lijst-gegevens. Je kunt hier ook op filteren.
- Vink Urensoort tonen aan als ook de urensoorten getoond moet worden zodat daarop geboekt kan worden. (Normaal zie je alleen de werksoort.) Voorbeelden van urensoorten zijn normale én overuren. Als je dit veld aan zet, zie je een lijst van mogelijke urensoorten als extra niveau in de Vaste lijst. Je ziet de urensoorten die niet geblokkeerd zijn voor handmatige invoer in eigenschappen urensoort. Dit geldt dan voor alle gebruikers.
Als dit veld uit staat, kun je geen urensoort vullen bij het matrix boeken. Profit neemt dan de voorkeur urensoort die in de werksoort is ingesteld. Of die in de projectinstellingen (tabblad Uren) als voorkeur urensoort (Urensoort normaal) is ingesteld.
Als je een voorkeur urensoort hebt ingesteld in de teamlidregel(s) van het team dat bij een project hoort, dan stelt Profit deze urensoort voor als het teamlid het project toevoegt als item aan zijn vaste lijst. (Zoals ook wordt voorgesteld bij handmatig toevoegen van uren bij kalenderboeken).
Bij de Flex-activering zijn deze en onderstaande instelling niet van toepassing.
- Stel bij Urensoort normaal in welke urensoort als 'normaal' geldt. Deze urensoort wordt gebruikt als er in de werksoort geen voorkeur urensoort is ingesteld.
- Vink Detailscherm direct openen aan als je het Detail-scherm direct wilt zien.
- Vink Via regel velden ipv vaste lijst van velden aan als je wilt dat de kolommen in het Detail-scherm worden getoond met de velden en in de volgorde als op het tabblad Regel en niet volgens de Vaste lijst. Je krijgt dan een tabel in het Detail-scherm.
Als je deze optie aanzet, kun je geen veld toelichting instellen in het veld hieronder.
- Stel bij Veld toelichting in welk veld je wilt gebruiken.
Dit veld zie je terug in het Detail-scherm van geboekte uren op een dag. Dit veld is dan wijzigbaar. Het is niet mogelijk hier andere (vrije) velden te tonen/wijzigen.
- Stel bij Code van grondslag tonen in bij welke van de velden je (ook) de code wilt tonen. Bijvoorbeeld het projectnummer als je Project aanvinkt. En werksoortcode als je Werksoort aanvinkt.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Inrichting InSite
InSite richt je in met de volgende pagina's:
- Aanpassen mijn uren per week (Matrix)
Dit is het pagina-onderdeel waarin de (door de gebruiker in de selectie-pagina geselecteerde of enige) boekingslay-out getoond wordt. Voeg deze toe aan je InSite als dit nog niet het geval is.
- Selecteren boekingslay-out mijn uren boeken per week (matrix)
Dit pagina-onderdeel koppel je aan de actie/banner/menuknop als je meerdere boekingslay-outs voor matrix boeken hanteert. InSite geeft hier dan keuze uit de actieve (niet geblokkeerde) boekingslay-outs van Uren boeken per week InSite Matrix.
Zie ook: Onderdeel uit bestaande pagina toevoegen
Autorisatie
Het autoriseren van de gebruikers voor het uren boeken in InSite hebben de volgende aandachtspunten:
- De waarden die de gebruiker kan kiezen bij een grondslag kun je autoriseren via een gegevensfilter of het team.
Een gebruiker kan bijvoorbeeld alleen projecten kiezen waar hij onderdeel is van het team.
- Het toevoegen van een nieuwe regel aan de vaste lijst via de actie Nieuwe regel is geautoriseerd via de pagina Toevoegen aan vaste lijst.
Zie ook: Autorisatie in InSite