Verlof België inrichten

In België bouwt een medewerker verlof op op basis van de gewerkte prestaties in het voorgaande jaar.

Cao inrichten

Om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit Verlof, moet er een actieve cao aanwezig zijn in de Profit-omgeving. Per sociaal secretariaat (zoals Acerta, Group S, SD Worx of Partena) is er een specifieke cao-template beschikbaar. Voeg de juiste template toe en richt de cao in.

Urensoort inrichten

Voeg de urensoorten voor verlof en verzuim toe. In de standaardtemplate zijn deze al ingericht. Houd er rekening mee dat de urensoorten per sociaal secretariaat verschillen. Stel per urensoort in of deze meetelt voor de opbouw van verlof. De urensoorten worden gekoppeld aan het rooster.

Voorbeeld van de urensoorten voor de koppeling met Acerta:

Arbeidsvoorwaarde inrichten

Geef in de arbeidsvoorwaarde aan welke urensoorten standaard gebruikt worden in de kalenderexport naar het sociaal secretariaat. Vul ook in vanwaar Profit de kalendergegevens mag halen, bijvoorbeeld vanuit het rooster / verlof / verzuim.

Invullen gegevens kalenderexport:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
4. Open de arbeidsvoorwaarde.
5. Ga naar het tabblad: België.
6. Vul de velden Code standaarduren, Code feestdagen en Exporteren vanuit in.

Voorbeeld in de koppeling met Acerta:

Verzuim

Vul in de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde op het tabblad Type verzuim de verzuimcode (urensoort) in voor het sociaal secretariaat. De instellingen op het tabblad België zijn hier ook van toepassing.

Meer informatie vind je terug via Type verzuim toevoegen.

Type verlof inrichten

Voeg de verloftypen toe. In de templates zijn deze typen verlof al ingericht.

Voorbeelden van enkelvoudige verloftypen zijn Wettelijk verlof, ADV, Vervangende feestdag en Recuperatieverlof. Daarnaast is er ook een samengesteld verloftype, Verlof, dat bestaat uit een combinatie van wettelijk verlof en ADV-dagen.

Type verlof toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.
2. Klik op: Nieuw.
3. Geef de code van het type verlof in.
4. Geef de omschrijving in bij Type verlof.
5. Selecteer Periodeverlof bij Categorie.
6. Klik op: Volgende.
7. Geef de prioriteit van het type verlof aan.

   Door een prioriteit toe te kennen aan samengesteld verlof, geef je aan welk type verlof als eerste moet worden opgenomen. Hoe lager het prioriteitscijfer, hoe hoger de prioriteit: prioriteit 1 gaat dus vóór prioriteit 5.

   Als er geen prioriteiten zijn ingesteld, mag de medewerker zelf kiezen welk type verlof hij of zij eerst opneemt.

8. Klik op: Voltooien.

Verlofsoort inrichten

Binnen de eigenschappen van de cao zijn er per arbeidsvoorwaarde verlofsoorten gedefinieerd. Deze zijn gebaseerd op de verschillende verloftypen, maar bevatten aanvullende instellingen zoals een specifieke geldigheidsperiode, de berekeningsmethode, het basisperioderecht en of medewerkers al dan niet een negatief verlofsaldo mogen hebben. Standaard leveren we een aantal verlofsoorten mee:

• Wettelijk verlof
• Vervangende feestdag
• Klein verlet
• Recuperatieverlof
• Verlof (samengesteld)

Elk jaar voeg je de relevante verlofsoorten toe voor het komende kalenderjaar. Je koppelt hierin ook de urensoort, zodat per verlofsoort de juiste code aangeleverd wordt naar het sociaal secretariaat toe. Het kan ook voorkomen dat je andere verlofsoorten wil toevoegen, denk hierbij aan bovenwettelijk verlof, ADV, sollicitatieverlof, Europese vakantie, jeugdvakantie of seniorenvakantie.

Verlofsoort toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
5. Ga naar het tabblad: Verlof.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de begindatum in.
8. Selecteer het Type verlof.
9. Selecteer het Basisverloftype.

   Het basisverloftype is gekoppeld aan de dienstverbanden.

10. Vul het Basis perioderecht in. Geef hierbij het aantal uren op.

    Je legt het basisverlofrecht vast voor de duur van een verlofperiode. Dit kan een jaar zijn, maar ook een kwartaal of een maand. Profit toont ter informatie het basisverlofrecht in dagen, je kunt dit niet wijzigen.

11. Geef de code van het sociaal secretariaat op.

    Dit veld verwijst naar de tabel Urensoort. Hier kies je dus de urensoort die je zojuist hebt aangemaakt. Vul je dit veld niet in, dan wordt er voor deze verlofsoort geen code doorgestuurd en kan het sociaal secretariaat dit niet verwerken.

12. Klik op: Volgende.
13. Vink Verlofsaldo bijhouden aan, tenzij je geen verlofsaldo wilt bijhouden.
14. Bepaal de methode om het verlofrecht te bepalen, tenzij je het verlofsaldo niet bijhoudt.
15. Bepaal of een negatief verlofsaldo toegestaan is. Als je Toestaan selecteert, zal Profit niet controleren op een negatief verlof.
16. Klik op: Volgende.
17. Je kunt de instellingen voor de integratie invullen.
18. Klik op: Voltooien.

    Je krijgt een melding dat het verlof herberekend moet worden.

19. Klik op: OK.

Verlofrecht België

Voor de verlofrecht berekening in België is de methode Verlof (opbouw) voor bedienden o.b.v. vorig jaar beschikbaar.

De methode zorgt ervoor dat het verlofrecht van de medewerker wordt berekend op basis van het voorgaande jaar. Hierbij worden gegevens vanuit het rooster, verzuim en verlof gebruikt. Het resultaat van de berekening van het verlofrecht is een aantal verlofdagen die de medewerker kan opnemen via het HRM gedeelte van Profit.

Verlofrecht bedienden

De wetgeving schrijft voor dat de berekening van het verlofrecht voor bedienden wordt gedaan op basis van gewerkte of gelijkgestelde maanden. Een medewerker heeft per jaar een maximaal recht van 20 verlofdagen (bij een vijfdagenstelsel). De medewerker krijgt per volledige maanden dagen toegekend. De onderstaande tabel wordt gebruikt voor het berekenen van het verlofrecht: hierin is te zien dat een aantal maanden prestaties en/of gelijkgestelde maanden resulteren in een bepaald aantal verlofdagen.

Verlofsaldo

Via de methode Verlof (opbouw) voor bedienden o.b.v. vorig jaar gaat de berekening op basis van gewerkte uren en gelijkgestelde uren. De formule voor het berekenen van het verlofsaldo is als volgt:

Verlofrecht in uren= Basis verlofrecht * (Werkbare uren / Werkbare uren cao) - niet gelijkgestelde uren

In deze formule geldt het volgende:

• Basis verlofrecht:

  Het basis verlofrecht leg je in uren vast in de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde. Het basis verlofrecht is het aantal uren waarop een fulltime medewerker recht heeft tussen de begin- en einddatum van de verlofsoort. Normaal gesproken vul je 160 uur in voor de jaarlijkse vakantie.

• Werkbare uren:

  De werkbare uren worden bepaald op basis van het type rooster van de medewerker en het parttimepercentage. In België worden deze werkbare uren vaak gebaseerd op basis van het werkrooster van de medewerker (afhankelijk van de instelling Verlofrecht bepalen op basis van werkrooster). De berekening van de werkbare uren is apart beschreven.

• Werkbare uren cao:

  De werkbare uren in de cao zijn de uren die de medewerker zou moeten werken volgens zijn rooster. De werkbare uren worden berekend op basis van de onderstaande berekening:

  (uren per werkweek / dagen per werkweek) * Werkdagen per verlofperiode = Werkbare uren

  In deze formule geldt het volgende:

  • Uren per werkweek:

    Dit is het aantal uren dat de medewerker per week werkt.

  • Dagen per werkweek:

    Dit is het aantal dagen dat de medewerker per week werkt.

  • Werkdagen per verlofperiode:

    Dit is het aantal dagen binnen de verlofperiode (bijvoorbeeld voor 2014 261 dagen).

• Niet gelijkgestelde uren:

  Het verlof wordt alleen opgebouwd over prestaties (werkbare uren) en gelijkgestelde uren. Dit betekent dat verlof niet wordt opgebouwd over niet gelijkgestelde uren.

Voorbeelden

Voorbeeld: 

In dit voorbeeld werkt de medewerker 40 uur per week. De medewerker heeft binnen het vakantiedienstjaar (voorgaand jaar) geen verlof opgenomen of verzuim gehad. Het basis perioderecht is 160 uur.

Deze berekening is het uitgangspunt voor verlof voor Belgische medewerkers.

52 (weken in jaar) * 40 (uur per week) = 2080

160 * (2080 / 2080) = 160 uur recht op wettelijke vakantie

Voorbeeld: 

In dit voorbeeld werkt de medewerker 40 uur per week. De medewerker heeft binnen het vakantiedienstjaar zowel verlof opgenomen als verzuimmeldingen staan. Van deze verlofboekingen en verzuimmeldingen is 75 uur niet gelijkgesteld aan prestaties. Het basis perioderecht is 160 uur.

De berekening voor het verlofrecht ziet er als volgt uit:

52 * 40 = 2080 uur

(40*52) – 75 = 2005 uur

160 * (2005 / 2080) = 154,23 uur recht op wettelijke vakantie

Verlof herberekenen

Nadat je verlofsoorten hebt toegevoegd, is het belangrijk om het verlofsaldo van medewerkers te laten herberekenen. Zo wordt het saldo direct geüpdatet en zien medewerkers de juiste informatie. Wanneer een herberekening nodig is, krijg je hiervan automatisch een melding.

Bijvoorbeeld: bij het toevoegen van een verlofsoort aan de arbeidsvoorwaarde verschijnt er een melding, maar bij het toevoegen van een verlofcorrectie gebeurt dat niet.

Verlofsaldo herberekenen:

• Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.
• Selecteer het jaar waarvoor je het saldo wilt herberekenen.
• Vul een werkgever en/of cao in. Dit is niet verplicht.
• Klik op: Voltooien.

Verlofsoort inrichten België

Wat betekent...

Samengesteld verlof

Als je een samengesteld verloftype aanmaakt, breng je verschillende verloftypes samen. Dat betekent dat als een medewerker geen saldo meer heeft voor één verlofsoort, zijn verlofboeking automatisch afgaat van een gekoppeld verlofsoort. Zo zou je bijvoorbeeld het wettelijk verlof en de vervangende feestdagen kunnen koppelen.

Alleen bruikbaar voor integratie sluitingsperioden

Dit is voor verlofsoorten die je wilt gebruiken om algemene sluitingsdagen van het bedrijf vast te leggen. Als je dit aan vinkt, kan de verlofsoort enkel vanuit de sluitingsdagentabel geboekt worden.

Prioriteit

De prioriteit bepaalt welk type verlof er voorrang heeft en dus als eerste wordt afgeboekt. Dat laatste is vooral belangrijk wanneer er gebruik wordt gemaakt van samengesteld verlof. Op deze manier zorg je ervoor dat medewerkers eerst hun saldo van het ene verloftype opmaken en daarna pas van het andere. Bijvoorbeeld: eerst al hun ADV-dagen, daarna wettelijk verlof.

De prioriteit kan achteraf ook nog gewijzigd worden via actieknop Wijzigen prioriteit.

Perioderecht

Als je werkt met basisverlofrecht, laat je Profit het juiste verlofsaldo berekenen voor elke medewerker. Je geeft dan een saldo voor de verlofsoorten, waarop de medewerkers recht hebben voor een bepaalde periode. We noemen dit saldo het perioderecht.

In de instellingen van de verlofsoort kun je ingeven hoe dit saldo berekend wordt. Bij een pro rata berekening, zullen medewerkers die parttime werken (of halverwege het jaar in dienst komen) niet het volledige perioderecht toegekend krijgen.

Einddatum

Een einddatum is belangrijk als je werkt met een perioderecht, als je niet wilt dat het verlof automatisch wordt aangevuld.
Halverwege het jaar worden de periodetabellen aangevuld en ook al de verlofsaldi voor het volgende kalenderjaar klaargezet. De medewerkers kunnen dit dan ook al zien. Voor meer specifieke informatie hierover, kun je terecht op onze help.
Zonet hebben we geen perioderecht toegekend en dus ook geen einddatum ingegeven.

Zie ook

• Verlof naar nacalculatie inrichten