Payroll Cloud werkgever

Voor de werkgever(s) waarvoor je de salarisverwerking doet moet je een aantal zaken inrichten. We noemen deze werkgevers Payroll Cloud werkgevers. Bij de werkgever richt je verschillende zaken in.

Werkgever inrichten

Voordat je de salarisverwerking kunt inrichten bij de werkgever, richt je de werkgever in voor Payroll Cloud.

Werkgever inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever waarvoor je de salarisverwerking doet.
3. Ga naar het tabblad: Payroll Cloud.
4. Vink Payroll Cloud werkgever aan.

   Je krijgt nu een melding dat een veld is leeggemaakt en verplicht geworden op het tabblad Rapportenset.

5. Selecteer de manier van accorderen van de loonaangifte bij Accordering loonaangifte.

   Voor sommige werkgevers is het nodig om de aangifte te accorderen via een workflow. Zodra ze akkoord geven wordt de aangifte klaargezet. Voor andere werkgevers is het genoeg als bekend is wat ze moeten betalen. Na het klaarzetten van de loonaangifte wordt de SEPA-bestand in het dossier gezet. Voor sommige klanten is het nodig om de pensioenaanlevering te doen.

   Je hebt de keuze uit:

   • Accorderen via portal: na het klaarzetten van de loonaangifte in Profit krijgt de loonaangifte de status Ter accordering klant. Als de gebruiker akkoord geeft in de portal, dan wordt de loonaangifte verzonden.
   • Direct accorderen: de loonaangifte wordt direct verzonden na het klaarzetten van de loonaangifte.
6. Vink Betaalbestand in dossier aan.

   Als je op werkgeversniveau een betalingsregel aan wilt maken, en het betaalbestand in het dossier wilt zetten, vink je in de eigenschappen van de werkgever Betaalbestand in dossier aan. Vervolgens geef je dit ook aan bij de instantie van de Belastingdienst en bij de werkgever.

   Controleer of bij de instantie Belastingdienst een betalingsregeling aanwezig is voor de loonheffing en voeg deze anders toe.

7. Selecteer bij Autorisatierol Pocket de autorisatierol die van toepassing is op de betreffende werkgever voor OutSite. Je kunt deze autorisatierol zelf toevoegen.
8. Vink onder Functionaliteit Pocket aan welke functionaliteiten de medewerkers van deze werkgever kunnen gebruiken in de Pocket App. Je kunt hierbij kiezen voor:
   • Taken: je moet dan ook rechten hebben op de pagina's van Taken.
   • Declaraties: klik hier voor meer informatie over het gebruik van declaratieprofielen.
   • Verlof: klik hier voor meer informatie over het gebruik van verlofprofielen.
   • Verzuim: klik hier voor meer informatie over het gebruik van verzuimprofielen.
   • Loonstroken: je moet dan ook rechten hebben op de pagina's van Loonstroken.
   • Mijn dossier: je moet dan ook rechten hebben op de pagina's van Mijn dossier.
9. Ga naar het tabblad: Instantie.
10. Open de eigenschappen van de gekoppelde instantie Belastingdienst.

    Voeg een instantie toe voor de Belastingdienst als deze nog niet aanwezig is.

11. Ga naar het tabblad: Betalingen.
12. Controleer of hier een betalingsregel aanwezig is voor de loonheffing.

    Als deze regel niet aanwezig is klik je op Nieuw en voeg je de regel toe.

13. Ga naar het tabblad: Rapportenset.
14. Selecteer de verschillende rapportensets.

    Tussen het dichtzetten en accorderen van de periode kan je een voorlopige rapportenset genereren. Als je hiervoor kiest, start bij het verstrekken van deze rapporten een workflow die de gebruiker moet accorderen. De klant geeft hiermee akkoord op de rapporten die aan de basis liggen van het accorderen/afsluiten van een periode. Bij het accorderen wordt de oude voorlopige rapportenset verwijderd.

    Standaard beschik je over de volgende rapportensets:

    • Rapportenset dichtgezet (Payroll Cloud) (Profit): elk rapport uit deze set wordt als losse bijlage opgeslagen in één dossieritem. Na het verstrekken van deze rapportenset krijgt de klant een beoordeling workflow. De klant moet deze workflow afhandelen zodat de accountant weet dat er geaccordeerd kan worden.
    • Rapportenset geaccordeerd (Payroll Cloud) (Profit): elk rapport uit deze set wordt als los dossieritem ingestuurd op de periode waarop het van toepassing is. Aan elk rapport uit de rapportenset kan je een type dossieritem koppelen.
    • Rapportenset jaarwerk (Payroll Cloud) (Profit): elk rapport uit deze set wordt als losse bijlage opgeslagen in één dossieritem.
15. Klik op: Opslaan en sluiten.

Loonstroken uitgesteld verstrekken

Je kunt bij de werkgever instellen dat je de loonstroken uitgesteld wilt verstrekken. Dit voorkomt vragen van de medewerkers over het tijdstip van betaling van het salaris, omdat ze het salaris al hebben ontvangen voordat ze de loonstrook krijgen. De loonstroken worden alleen later verstrekt aan de medewerkers, de werkgever mag de loonstroken wel direct ontvangen. Het uitgesteld verstrekken van loonstroken werkt niet als er geen betaling plaatsvindt.

Loonstroken uitgesteld verstrekken:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Loonstrook/jaaropgave.
4. Selecteer bij Verstrekkingsmoment de waarde Automatisch uitgesteld in wachtrij volgens instelling.

   Let op:

   Het uitgesteld verstrekken van loonstroken verloopt via de wachtrij. Je kunt hier alleen gebruik van maken als je de functionaliteit Batchverwerking (processen in wachtrij) hebt geactiveerd in de eigenschappen van de omgeving op het tabblad Activering.

5. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingplan.
6. Open de eigenschappen van een bestaand salarisverwerkingsplan of voeg een nieuw salarisverwerkingsplan toe.
7. Vul in het veld Dagen na betaaldatum, onder het kopje Loonstrook aantal dagen na betaaldatum verstrekken, in hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaldatum de loonstroken verstrekt moeten worden. Je kunt de loonstrook maximaal 7 dagen later verstrekken dan de salarisbetaling.
   • Als de betaaldatum in het salarisverwerkingsplan is gevuld, dan pakken we de betaaldatum van het salarisverwerkingsplan plus het aantal Dagen na betaaldatum.
   • Als de betaaldatum in het salarisverwerkingsplan niet is gevuld, dan pakken we de betaaldatum die in het betaalbestand staat plus het aantal Dagen na betaaldatum.

   Let op:

   Als je uitgesteld verstrekken van loonstroken hebt ingericht hoef je na het accorderen van de periode NIET meer op de actieknop Loonstrook te drukken. Voor het automatisch uitgesteld verstrekken is het van belang dat het veld Betaalbestanden direct na accorderen genereren is aangevinkt op het tabblad Betaling in de eigenschappen van de werkgever.

8. Ga naar het tabblad: Betaling.
9. Vink Betaalbestanden direct aanmaken na accorderen aan.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Om zichtbaar te krijgen tot wanneer de taak is uitgesteld zodra het betaalbestand is aangemaakt, maak je in een nieuwe weergave aan in de wachtrij. Voeg hier het veld Uitstellen tot aan toe.

Payroll Cloud Accountancy verantwoordelijkheden

Voor het afhandelen van taken in InSite koppel je gebruikers aan de verschillende Accountancy verantwoordelijkheden. Op het tabblad Accountancy verantw.heden in de eigenschappen van de verkooprelatie kan je aangeven welke gebruiker verantwoordelijk is om de administratie te doen voor de organisatie. Deze verantwoordelijkheden kan je in workflows als taakbestemming toevoegen.

Maak van de Payroll Cloud werkgever een verkooprelatie aan, als deze nog niet aanwezig is.

Accountancy verantwoordelijkheden koppelen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Klik op: Acties / Organisatie.
4. Ga naar het tabblad: Koppelingen.
5. Open de gekoppelde verkooprelatie.
6. Ga naar het tabblad: Accountancy verantw.heden.
7. Selecteer gebruikers bij de verschillende verantwoordelijkheden.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.