Berichten en notificaties in Pocket

Dit onderwerp heeft betrekking op berichten en notificaties. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Wat zijn berichten en notificaties:

• Berichten zijn vooral geschikt voor korte mededelingen. De beheerder kan op ad-hoc basis een bericht sturen aan Pocket-gebruikers. Medewerkers kunnen onderlinge berichten sturen.
• Profit kan automatisch notificaties (push-berichten) naar Pocket-gebruikers sturen op basis van signalen en workflows. Ook kan een Pocket-gebruiker een notificatie ontvangen als er een nieuwe loonstrook of jaaropgave klaar staat.

  Let op:

  Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

  Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Bericht/chat versturen

Je kunt handmatig een bericht opstellen en verzenden aan Pocket-gebruikers. Handig voor belangrijke incidentele mededelingen. Dit kan op twee manieren:

• De beheerder verzendt een bericht via Profit.
• Een medewerker verzendt een bericht naar een andere medewerker of naar alle medewerkers van een organisatorische eenheid.

Voorbereiding:

Voor beide manieren moet eerst het Berichtencentrum autoriseren.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de groep die je wilt autoriseren voor deze functionaliteit.
3. Ga naar het tabblad: Pocket.
4. Autoriseer het onderdeel Berichtencentrum. Hierdoor krijgen Pocket-gebruikers toegang tot het tabblad Berichtencentrum.

   

Manier 1: bericht verzenden vanuit Profit (beheerder):

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers.
2. Ga naar het tabblad Chat.
3. Je kunt het bericht personaliseren met tags.

   

4. Vink vervolgens de gewenste gebruikers aan en verstuur de notificatie.

Manier 2: bericht verzenden via AFAS Pocket (gebruikers):

Je kunt alleen een bericht insturen naar de organisatorische eenheid waar je nu in zit. Je ziet dus maar één team, dit geldt ook als er een formatieverdeling van toepassing is. Bij een formatieverdeling wordt de laatste regel gebruikt met een formatiepercentage hoger dan 0%.

1. Open Pocket en open Berichten.
2. Maak een nieuw bericht aan.
3. Vink Verstuur aan team aan om een bericht te sturen aan de medewerkers van een organisatorische eenheid.

Push-notificaties ob.v. workflow, signaal, loonstrook of jaaropgave

Profit kan automatisch notificaties (push-berichten) naar Pocket-gebruikers sturen op basis van signalen en workflows. Ook kan een Pocket-gebruiker een notificatie ontvangen als er een nieuwe loonstrook of jaaropgave klaar staat.

De Pocket-gebruiker kan de notificatie gebruiken om de workflow, het signaal, de loonstrook of de jaaropgave direct te openen. Direct een signaal of workflow afhandelen kan niet, de gebruiker zal het signaal of de workflow eerst moeten openen en kan dan de acties uitvoeren.

Een Pocket-gebruiker ontvangt alleen notificaties van onderdelen waarvoor hij of zij geautoriseerd is. Als een Pocket-gebruiker bijvoorbeeld geen loonstroken mag raadplegen, zullen de corresponderende push-berichten ook niet verschijnen.

Let op:

In de onderstaande beschrijving zie je de standaardinrichting voor het verzenden van push-berichten. Hierbij verzend je standaardberichten via workflows of signalen.

Zorg dat je dit eerst onder de knie hebt. Daarna kun je eventueel aanvullende inrichting maken, waardoor een collega snel een bericht kan vastleggen dat vervolgens via een signaal verzonden wordt. Hoe pak je dat aan? Je leest er alles over in deze blog.

Beschrijving

In de inrichting wordt gebruik gemaakt van berichtsjablonen. Je bepaalt per berichtsjabloon of Profit een notificatie stuurt aan de gebruiker:

• Bij een workflow die een bericht verstuurt, koppel je een berichtsjabloon. In dit berichtsjabloon bepaal je of er een e-mailbericht of een notificatie aan Pocket-gebruikers verstuurd wordt. Ook bepaal je de tekst van het email-bericht / de notificatie.
• Bij een signaal dat een bericht verstuurt, koppel je een berichtsjabloon. In dit berichtsjabloon bepaal je of er een e-mailbericht of een notificatie aan Pocket-gebruikers verstuurd wordt. Ook bepaal je de tekst van het email-bericht / de notificatie.
• Bij een loonstrook of jaaropgave bepaal je per medewerker of deze een bericht ontvangt. In dit berichtsjabloon (gekoppeld bij de werkgever) bepaal je of er een e-mailbericht of een notificatie aan Pocket-gebruikers verstuurd wordt. Ook bepaal je de tekst van het email-bericht / de notificatie.

Notificaties worden verstuurd aan alle gebruikers die AFAS Pocket hebben geïnstalleerd. De Pocket-gebruiker bepaalt zelf in Pocket welke notificaties hij daadwerkelijk wil zien. Als een gebruiker geen rechten heeft op een bepaald onderdeel in Pocket (bijvoorbeeld signalen) dan worden de betreffende notificaties nooit in Pocket getoond.

Voorbereidingen per gebruiker:

• Taal

  Als je voor een bepaalde taal geen notificatie in het berichtsjabloon is ingesteld, terwijl deze taal wel bij een organisatie/persoon ingesteld is, dan zal de organisatie/persoon berichten ontvangen in de basistaal van de omgeving. Is er geen bericht in de basistaal, dan valt Profit terug op de eerste taal die bij het berichtsjabloon gevonden wordt.

  Let op:

  Een gebruiker kan in Pocket een taal instellen voor het tonen van Pocket. Deze taal wordt niet gebruikt voor notificaties, hiervoor geldt alleen de bovenstaande beschrijving.

• E-mail werk vastleggen

  Bij elke Pocket-gebruiker moet E-mail werk zijn vastgelegd. Dit geldt ook als de notificatie alléén via Pocket verzonden wordt.

Workflows inrichten:

1. In de inrichting van een workflow bepaal je of een bericht verzonden moet worden bij een actie of taak. Je koppelt het gewenste berichtsjabloon.

   Let op:

   Het type dossieritem van de workflow moet geactiveerd zijn als type pagina voor InSite. Dit geldt ook als je InSite niet gebruikt. Zo niet, dan worden er geen er (push)berichten verzonden.

2. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
3. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon.
4. Bepaal bij Soort communicatie via welk kanaal je het bericht wilt versturen.

   

   Bij de instelling AFAS Pocket, anders e-mail worden berichten via Pocket verstuurd, met uitzondering van gebruikers die geen Pocket-token hebben in de omgeving. Bij die gebruikers wordt een e-mail verstuurd.

5. Ga naar het tabblad: Pocket.
6. Stel de tekst op van de notificatie die in Pocket getoond moet worden. Gebruik bij voorkeur een korte tekst, een lange tekst kan worden afgebroken. Hiervoor is geen algemene regel te geven, elk model telefoon gaat hier anders mee om.

Signalen inrichten:

1. In de inrichting van een signaal bepaal je of een bericht verzonden moet worden als het signaal gegenereerd wordt. Je koppelt het gewenste berichtsjabloon.
2. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon, hier bepaal je of het bericht per e-mail en/of als Pocket-notificatie verstuurd wordt. Zie verder de beschrijving hierboven bij workflows.

   Let op:

   Signalen worden altijd op een vast tijdstip gegenereerd op basis van een geplande taak. Meestal is dit een tijdstip in de nacht, na middernacht. Hierdoor kan het gebeuren dat Pocket-gebruikers 's nachts een notificatie ontvangen.

   Om dit te voorkomen kun je de signalen die een notificatie geven, op een ander tijdstip genereren. Je doet dit door een definitiecategorie aan het signaal te koppelen en deze signalen vervolgens apart te genereren.

Loonstroken en jaaropgaven inrichten:

1. Bepaal bij de werkgever dat loonstroken en/of jaaropgaven verstuurd worden op basis van de instellingen die per medewerker zijn vastgelegd.

   In de instellingen per werkgever zie je welke berichtsjablonen gekoppeld zijn voor loonstroken en/of jaaropgaven.

   

2. Bepaal per medewerker dat loonstroken en/of jaaropgaven worden verzonden als bericht.
3. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon, hier bepaal je of het bericht per e-mail en/of als Pocket-notificatie verstuurd wordt. Zie verder de beschrijving hierboven bij workflows.

Stel in welke notificaties (berichten) je wilt ontvangen

Als gebruiker bepaal je zelf in Pocket welke notificaties je wilt ontvangen. Dit gaat alleen om push-berichten, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe loonstrook klaarstaat.

1. Open Pocket op je smartphone.
2. Ga naar Instellingen / Mijn notificatie-instellingen.
3. Schakel de notificaties in die je wilt ontvangen. Bij de installatie van Pocket zijn alle notificaties ingeschakeld.