AFAS Pocket beheren met Mobile Application Management en Microsoft Intune

Let op:

De onderstaande functionaliteit is al beschikbaar in Profit 5, maar om deze functionaliteit in gebruik te nemen heb je de consultancy code nodig. Vanaf Profit 6 is deze functionaliteit voor alle klanten beschikbaar, zonder consultancy code.

Met Mobile Application Management (MAM) brengen we het beheer van AFAS Pocket weer een stap verder: beheerders kunnen namelijk centrale instellingen configureren, zoals klembordgebruik en het downloaden van PDF's. Je kunt MAM inzetten via Microsoft Intune of direct via Profit. Intune biedt een uitgebreide set functies en configuratiemogelijkheden, ideaal voor organisaties die al gebruikmaken van Intune voor device management. 

De Profit-methode is beperkter dan Intune, maar biedt nog steeds essentiële beheermogelijkheden binnen het ERP-systeem. Dit is handig voor organisaties die hun beheer centraal binnen Profit willen houden. Kortom, beide opties bieden een solide basis voor centraal beheer van de Pocket app, zodat je meer controle hebt over het gebruik binnen je organisatie.

Je hebt de volgende methoden om Mobile application management in te zetten:

• Beheer via Microsoft Intune in combinatie met de Microsoft Bedrijfsportal.
• Beheer via de Pocket-instellingen die je vastlegt in Profit.
• Combinatie van beide methoden.

Methode 1: Beheer via Microsoft Intune in combinatie met de Bedrijfsportal

Bij deze methode leg je een aantal restricties vast in Microsoft Intune. Nadat je de onderstaande stappen hebt uitgevoerd, gaan deze restricties gelden voor alle gebruikers in de omgeving.

Voorbereidingen gebruikers:

• Elke gebruiker heeft Pocket op de normale wijze geïnstalleerd op zijn telefoon én heeft toegang tot Pocket (via een token).
• Elke gebruiker heeft de Microsoft Bedrijfsportal geïnstalleerd op zijn telefoon en kan hierop inloggen.

Nadat de beheerder het veld Microsoft Mobile Application Management toepassen heeft aangevinkt en de configuratie ververst heeft, is MAM voortaan verplicht voor ALLE Pocket-gebruikers. Elke Pocket-gebruiker moet dan eerst inloggen op de Microsoft Bedrijfsportal op de telefoon.

Let op:

Als een gebruiker niet kan inloggen op de Microsoft Bedrijfsportal, dan heeft deze gebruiker helemaal geen toegang meer tot AFAS Pocket. Een van de oorzaken kan zijn dat bij de gebruiker geen UPN is vastgelegd in Profit, of de UPN in Profit stemt niet overeen met de UPN die in de Microsoft Bedrijfsportal is vastgelegd.

Inrichting in Profit:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Bij elke gebruiker die Pocket via Mobile Application Management gaat gebruiken, moet de UPN ingevuld zijn. Deze UPN moet overeenstemmen met de UPN die in de Microsoft Bedrijfsportal is vastgelegd.
3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
4. Ga naar het tabblad: Mobile Application Management.

   Vergeet niet dit tabblad te autoriseren.

5. Vink Microsoft Mobile Application Management toepassen aan.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Voer de nieuwe instellingen door bij gebruikers via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Methode 2: Mobile Application Management via de Pocket-instellingen

Bij deze methode gebruik je Pocket-instellingen om een aantal specifieke onderdelen te beheren. Microsoft Intune wordt niet gebruikt. De instellingen gelden voor alle Pocket-gebruikers in de omgeving.

Voorbereidingen gebruikers:

• Elke gebruiker heeft Pocket op de normale wijze geïnstalleerd op zijn telefoon én heeft toegang tot Pocket (via een token).

Inrichting in Profit:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Mobile Application Management.

   Vergeet niet dit tabblad te autoriseren.

3. Vink Mobile Application Management toepassen niet aan.
4. Selecteer de juiste instelling bij Type:
   • Alles toelaten

     Er gelden geen restricties, dus Mobile Application Management wordt niet toegepast.

   • Alles uitzetten

     Alle restricties worden ingeschakeld.

   • Instelbaar

     Vink zelf de restricties aan die je wilt toepassen.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Voer de nieuwe instellingen door bij gebruikers via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Methode 3: Combinatie van Microsoft Intune en Pocket-instellingen

Het is mogelijk beide methoden te combineren. Dit kan bijvoorbeeld toegepast worden bij organisaties die vrijwilligers zonder Microsoft Bedrijfsportal en UPN ook toegang willen geven tot de Profit-omgeving via Pocket. Om deze methode te gebruiken, moet je methode 1 en 2 volledig inrichten.

Het werkt als volgt:

• Bij alle gebruikers van de omgeving die een UPN hebben, gelden de restricties die in Microsoft Intune zijn ingesteld (dus methode 1).
• Bij alle gebruikers van de omgeving die geen UPN hebben, gelden de restricties die in Pocket zijn ingesteld (dus methode 2).