Sollicitanten

Je legt een nieuwe sollicitant vast en koppelt deze aan een vacature. Bij een open sollicitatie voeg je een sollicitant toe zonder een vacature te koppelen. Profit registreert de sollicitant automatisch als persoon in Profit CRM. Bij een interne sollicitatie kun je de betreffende medewerker vastleggen als sollicitant.

Je kunt sollicitanten importeren met: HRM / Beheer / Import HRM / Sollicitant.

We behandelen het proces in Profit en InSite, maar we adviseren om dit proces volledig in InSite te implementeren en te gebruiken voor een ultieme gebruikerservaring!

Voordelen sollicitanten vastleggen in InSite.

• Autorisatie:

  Het is mogelijk om autorisatie toe te passen op sollicitanten en sollicitaties. Je maakt hiervoor gebruik van gegevensfilter Sollicitanten en Sollicitatie. Met behulp van de ingerichte gegevensfilters kan je sollicitanten en sollicitaties filteren in InSite en Profit.

• Verantwoordelijke sollicitant

  Om het beheer van sollicitanten nog efficiënter te maken, kan je één of meerdere verantwoordelijke(n) koppelen aan een sollicitant. Dit doe je in InSite of in Profit. De gekoppelde verantwoordelijke(n) zijn ook beschikbaar als workflowbestemming en als veld binnen het gegevensfilter voor sollicitanten.

• Portaltoegang sollicitant

  In de OutSite-website (WerkenBij) bevindt zich een sollicitatieportal die zorgt voor een gemakkelijke communicatie tussen jou en de sollicitant. Iedereen die interesse heeft kan via deze portal solliciteren op een vacature. Sollicitanten kunnen eenvoudig hun eigen sollicitatiegegevens raadplegen en aanvullen. Het is mogelijk om ervoor te kiezen om met sollicitanten te communiceren via e-mail in plaats van via de sollicitatieportal. Echter, als een sollicitant per e-mail aanvullende gegevens aanlevert, moet je als HR-medewerker deze gegevens handmatig invoeren in InSite. Daarom raden wij aan om altijd de communicatie via de portal te laten verlopen. De sollicitant ontvangt dan een e-mail met het verzoek om zijn gegevens aan te vullen in de portal. Sollicitanten krijgen toegang tot hun sollicitatiegegevens zodra de gebruiker is aangemaakt. Vervolgens ontvangen zij de inloggegevens voor het portal. Als verantwoordelijke voor de sollicitant kun je deze gegevens verzenden vanaf de sollicitant stamkaart of via de workflow

Sollicitant aanmaken in InSite

Sollicitant aanmaken en verantwoordelijke toevoegen:

Als een sollicitant niet zelf solliciteert via OutSite kan je handmatig een sollicitant aanmaken in InSite om de sollicitant vervolgens uit te nodigen voor een eventueel gesprek. Hierbij is het ook mogelijk om direct een organisatorische eenheid of één of meerdere verantwoordelijke(n) te koppelen aan de sollicitant. Deze verantwoordelijke(n) zijn ook beschikbaar als workflowbestemming en als veld binnen het gegevensfilter voor sollicitanten. Daarnaast is het ook mogelijk om een organisatorische eenheid en 1 verantwoordelijke te koppelen bij het toevoegen van een sollicitatie. Deze worden dan gekoppeld aan de sollicitant die bij de sollicitatie hoort ten behoeven van de gegevensfilters 'Autorisatie op sollicitanten'.

1. Ga naar: InSite en klik vervolgens op: HRM.
2. Klik op: Werving en selectie.
3. Klik op: Aanmaken sollicitant.
4. Vul de Persoonlijke informatie, Adres en Contactgegevens in.
5. Selecteer bij Verantwoordelijke bij sollicitant de medewerker(s) die verantwoordelijk is/zijn.
6. Onder Verantwoordelijken kan je een organisatorische eenheid verantwoordelijk maken voor de sollicitant.

   Hierbij selecteer je de organisatorische eenheid waarin de medewerkers zitten die rechten moeten krijgen op de sollicitant. Voorbeeld: voor de afdeling Opleidingen staat er een vacature open. Cas de Graaf is manager van de afdeling. Je selecteert hier dus de organisatorische eenheid van Cas en niet van de afdeling Opleidingen.

7. Vul de velden onder Niveau in.
8. Vul de Motivatie in en voeg een Bijlagen (CV) toe.
9. Klik op: Aanmaken.

Sollicitant aanmaken in Profit

Let op:

Het is niet verplicht om het geslacht vast te leggen bij een persoon (en bij het aanmaken van een persoon). Dit geldt ook voor sollicitanten en pro forma medewerkers.

Bij een medewerker is het geslacht wel verplicht, in verband met de aanlevering van gegevens aan externe instanties. Als je een pro forma medewerker omzet in een echte medewerker of sollicitant in dienst neemt, dan moet je het geslacht alsnog selecteren als dit nog niet is gevuld.

Sollicitant toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Sollicitant.

   Je kunt deze weergave ook openen vanuit de eigenschappen van de werkgever, tabblad Vacaturebank.

2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer of de sollicitant een bestaande medewerker is (interne sollicitatie) of een nieuwe sollicitant (externe sollicitatie). Je hebt twee mogelijkheden: als je hebt gekozen om de medewerkerscode vooraf te laten gaan door de werkgeverscode, dan moet je bij Werkgeverscode prefix de werkgever opgeven waarvan de code aan de medewerkerscode gekoppeld moet worden.
4. Bij het toevoegen van een nieuwe sollicitant doorloop je eerst enkele schermen met algemene gegevens, zoals personalia, contactgegevens en overige gegevens. Als je in Naam de volledig naam invult, zal Profit de andere naamvelden automatisch vullen. Als je bijvoorbeeld de naam 'mevrouw Jeanette de Waard' invult, zal Profit automatisch de velden voor voornaam, achternaam, voorvoegsel, voorletters en geslacht vullen. Controleer deze velden en zorg ervoor, dat de voorletters volledig zijn ingevuld.

Verantwoordelijke sollicitant toevoegen

In de eigenschappen van de sollicitant kan je één of meerdere verantwoordelijke(n) koppelen aan de sollicitant. Deze verantwoordelijken zijn ook beschikbaar binnen de workflow als workflowbestemming en als veld binnen het gegevensfilter voor sollicitanten. Om een verantwoordelijke te koppelen doorloop je de volgende stappen:

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Sollicitant.
2. Open de eigenschappen van de sollicitant.
3. Ga naar het tabblad: Verantwoordelijke.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de verantwoordelijke.
6. Klik op: Voltooien.

Sollicitant koppelen aan sollicitatie

Je kunt een reeds vastgelegde sollicitant koppelen aan een vacature. Hierdoor ontstaat een sollicitatie. Om een sollicitant te koppelen aan een vacature doorloop je de volgende stappen:

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Sollicitant.
2. Selecteer de sollicitant.
3. Klik op: Acties / Vacature koppelen.
4. Selecteer de vacature.
5. Klik op: Voltooien.

Vrije velden

Heb je extra gegevens van de sollicitant die je later wilt overnemen naar de medewerker? Voeg dan vrije velden toe. Deze velden kunnen tijdens het onboardingproces worden ingevuld, ook door de sollicitant zelf. Bij de registratie van de onboarden workflow kunnen deze velden automatisch worden overgenomen naar het profiel van de nieuwe medewerker.

Aandachtspunten:

• Je voegt de vrije velden twee keer toe; bij de medewerker en bij de sollicitant.
• De vrije velden moeten gelijk aan elkaar zijn. Dit betekent dat de gegevens als naam, formaat en lengte van de velden gelijk aan elkaar moeten zijn.
• Je moet de vrije velden vervolgens op een vrij tabblad plaatsen.
• Bij de sollicitant voeg je het vrije veld toe binnen aanvullende gegevens. Dit pagina-onderdeel moet je vervolgens autoriseren. Je doet dit alleen als je het veld door de sollicitant (of een andere gebruiker) wilt laten invullen binnen aanvullende gegevens. Wanneer je het veld alleen in Onboarden gaat vullen, dan is dit niet nodig.
• Maak de vrije velden zichtbaar in het profiel van Aanmaken aanvullen gegevens in de context Sollicitant. Je doet dit alleen als je het veld door de sollicitant (of een andere gebruiker) wilt laten invullen binnen aanvullende gegevens. Wanneer je het veld alleen in Onboarden gaat vullen, dan is dit niet nodig.
• Je kunt het vrije veld ook laten vullen tijdens het solliciteren op OutSite.

Vrije velden toevoegen

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Medewerker.
3. Bevestig de melding. Er mogen geen andere gebruikers in de omgeving werken als je deze inrichting aanpast.
4. Selecteer het bestand Medewerker.
5. Klik op: Nieuw. (Op het tabblad Velden).
6. Selecteer het Veldtype.

   Het veldtype bepaalt wat je kunt gaan vastleggen in de database. Bij een J/N veld bijvoorbeeld, krijgt de gebruiker een vinkveld te zien dat op ja (aangevinkt) of nee (niet aangevinkt) kan staan.

   Let op:

   Je kunt het veldtype en de velden onder Opties (zoals de veldlengte) niet meer wijzigen nadat je het vrije veld hebt aangemaakt.

7. Vul Label en Kolomtekst in. Het label is bestemd voor het eigenschappenvenster, de kolomtekst is voor de weergave. Probeer de kolomtekst kort te houden, dit komt de overzichtelijkheid van de weergave ten goede.
8. Vul de overige velden in. Deze zijn afhankelijk van het eerder geselecteerde Veldtype. In de tooltip kun je voor jezelf een toelichting bij het vrije veld toevoegen, bijvoorbeeld het doel/proces waarvoor je het veld aanmaakt.
9. Klik op: Voltooien.
10. Ga naar het tabblad: Tabbladen.
11. Klik op: Nieuw of selecteer een Vrij tabblad.
12. Verplaats de benodigde velden van het tabblad Beschikbare velden naar Velden op tabblad.
13. Plaats de velden in de juiste volgorde (dit is ook de volgorde in het eigenschappenvenster en in de nieuw-wizard).
14. Klik op: Opslaan en sluiten.
15. De autorisatietool wordt nu geopend.
16. Selecteer de gebruikersgroep die je wilt autoriseren voor het nieuwe tabblad.
17. Selecteer het tabblad.
18. Deel de autorisatie uit.
19. Sluit de Autorisatie tool. Als je deze hebt geopend vanuit de Management tool, dan keer je terug naar de Management tool en kun je verder met de vrije inrichting.
20. Voeg het vrije veld dat je zojuist hebt aangemaakt voor Functiegroep Medewerker, ook toe aan Functiegroep Werving en selectie.
21. Selecteer het bestand Sollicitant.
22. Klik op: Nieuw.
23. Maak hetzelfde vrije veld aan. Let op: de vrije velden moeten volledig overeenkomen.
24. Ga naar het tabblad: Tabbladen: Aanvullen gegevens sollicitant.
25. Klik op: Nieuw. Verplaats de benodigde velden van het tabblad Beschikbare velden naar Velden op tabblad.
26. Klik op: Voltooien.

Pagina-onderdeel autoriseren

Het nieuwe tabblad (voor sollicitant / aanvullende gegevens) is nu een pagina-onderdeel op InSite en OutSite. Dit pagina-onderdeel moet je eerst autoriseren voordat deze zichtbaar is op InSite en OutSite. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
2. Open de eigenschappen van de functionaliteit Sollicitaties raadplegen (InSite portal).
3. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdeel.
4. Zoek het vrije tabblad en vink Alleen bekijken of Onderhouden aan.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Herhaal bovenstaande stappen ook voor de functionaliteit Sollicitaties raadplegen (OutSite portal).

Velden zichtbaar maken in context

Om de nieuwe velden ook zichtbaar te maken, is het van belang om deze zichtbaar te maken in het profiel van Aanmaken aanvullen gegevens in de context Sollicitant en in het profiel .

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel Aanmaken aanvullen gegevens.
3. Klik op: Onderhouden achter de context Sollicitant.
4. Open de eigenschappen van het veld.
5. Vink Zichtbaar en Wijzigbaar aan.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Herhaal bovenstaande stappen ook voor het profiel voor Onboarden.

Sollicitant stamkaart

Je kunt vanaf de sollicitant stamkaart meerdere acties starten.

• Status wijzigen
• Je kan de sollicitant (nogmaals) toegang tot de portal geven.
• Uitnodigen voor een afspraak
• Contactmoment vastleggen
• Één of meerdere vacatures aan de sollicitant koppelen
• (Collectief) Sollicitaties afwijzen
• Beoordeling sollicitant aanvragen bij beoordelaars
• Gegevens aanpassen
• Sollicitant in dienst melden (Onboarden)

Sollicitant koppelen aan andere vacature

De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature kan de sollicitant koppelen aan een andere vacature. Dit gebruik je bijvoorbeeld als een sollicitant niet geschikt is voor de vacature waarvoor hij gesolliciteerd heeft, maar wel voor een andere vacature. Je gebruikt hiervoor de workflow Sollicitaties aanmaken (Profit).

Ook kun je deze actie gebruiken om open sollicitaties aan een specifieke vacature te koppelen. Als je de actie op deze manier wilt gebruiken moet je een vacature met de naam Open sollicitatie aanmaken en solliciteren.

De workflow voor de oorspronkelijke sollicitatie wordt afgehandeld. In de oorspronkelijke sollicitatie wijzigt de status naar Afgewezen en in de nieuwe, open sollicitatie wordt de status Gekoppeld aan andere vacature.

1. Ga naar: InSite.
2. Klik op: Werving en selectie.
3. Open de sollicitant stamkaart.
4. Klik op: Sollicitaties aanmaken.
5. Selecteer een vacature bij Gebaseerd op sollicitatie.

   Wanneer je een vacature selecteert, worden alle gegevens overgenomen die bij de eerste sollicitatie zijn ingevuld, denk aan: contactgegevens, moticatie en CV.

6. Klik onder Vacatures koppelen op: Nieuw.
7. Selecteer de vacatures die je aan de sollicitant wilt koppelen.
8. Klik op: Toevoegen.
9. Klik op: Insturen.

Sollicitant uitnodigen

Doorgaans maak je telefonisch een afspraak met de sollicitant als je deze wilt uitnodigen. Je kunt de sollicitant de uitnodiging laten bevestigen via de workflow. De sollicitant ontvangt dan een e-mailbericht en een verzoek naar de sollicitatieportal te komen en de uitnodiging te bevestigen.

Deze actie is gebaseerd op een combinatie van een standaard e-mailbericht (met bijvoorbeeld de tekst 'raadpleeg de sollicitatieportal') met een extern zichtbare reactie. Dit onderdeel van de workflow kun je naar eigen inzichten wijzigen/gebruiken.

1. Ga naar: InSite.
2. Klik op: Werving en selectie.
3. Open de sollicitant stamkaart.
4. Klik op: Uitnodigen afspraak.
5. Vul de gegevens in.

   De gegevens worden in het e-mailbericht opgenomen, als het berichtsjabloon hiervoor is ingericht. De sollicitant hoeft dus niet meer naar de afspraak op de portal te gaan om deze gegevens te zien.

6. Klik op: Aanmaken.

Contactmoment

Wanneer je een contactmoment met de sollicitant hebt gehad, leg je dit vast op de sollicitant stamkaart.

1. Ga naar: InSite.
2. Klik op: Werving en selectie.
3. Open de sollicitant stamkaart.
4. Klik op: Contactmoment.
5. Selecteer de Sollicitatie en vul de overige gegevens in.
6. Wijzig eventueel de status van de sollicitant.
7. Klik op: Aanmaken.

Sollicitant afwijzen

De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature beoordeelt de sollicitant inhoudelijk en wijst deze af. Dit is ingesteld in de standaard workflow Sollicitatie. Je kunt dit zelf wijzigen.

Er zijn verschillende manieren om sollicitanten af te wijzen:

• Sollicitaties afwijzen vanaf sollicitant stamkaart.
• Sollicitanten collectief afwijzen via de vacature.

  Dit doe je bijvoorbeeld nadat je één sollicitant hebt aangenomen.

• Eén sollicitant afwijzen via de workflowtaak.

Zodra je de afwijzing hebt voltooid, is ook de workflow van de geselecteerde sollicitatie afgehandeld. Als je een sollicitatie afwijst vanuit de vacature, dan zoekt Profit bij de betreffende sollicitatieworkflow naar de actie voor het afwijzen. Als de sollicitatieworkflow in een stap zit waar deze actie niet beschikbaar is of de actie voor het afwijzen zit niet in de workflow, dan wordt de sollicitatieworkflow niet afgewezen. Is de actie wel beschikbaar en heeft de gebruiker rechten op de actie, dan zorgt Profit ervoor dat de sollicitatieworkflow doorgaat naar de actie afwijzen.

In dit artikel zoomen we in op de sollicitatie afwijzen vanaf de sollicitant stamkaart. Wil je meer lezen over de andere twee manieren, klik dan hier!

Je kunt meerdere sollicitaties van een sollicitant in één keer afwijzen:

1. Ga naar: InSite.
2. Ga naar: Werving en selectie.
3. Open de sollicitant stamkaart.
4. Klik op: Sollicitaties afwijzen.
5. Selecteer de sollicitaties die je wilt afwijzen.
6. Klik op: Afwijzen.
7. Selecteer een Berichtsjabloon.
8. Geef eventueel een Reden afwijzing op.
9. Klik op: Afwijzen.

Status sollicitant en sollicitatie

Nadat een sollicitant heeft gesolliciteerd wil je aangeven waar de sollicitant zich bevindt in het sollicitatie proces. Je richt hiervoor statussen in die je handmatig kan aanpassen op de stamkaart van de sollicitant. Je kunt de statussen ook automatisch laten bijwerken in de workflow door middel van Waarde toekennen.

Een sollicitant kan ook meerdere sollicitaties hebben lopen, en elke sollicitatie kan een eigen status hebben. Daarom kan je ook de status van de sollicitatie aanpassen via InSite in de eigenschappen van de sollicitatie en in de workflow door middel van Waarde toekennen.

Om de status van de sollicitant of de sollicitatie te wijzigen, richt je dit eerst in.

Wat is het verschil tussen Status sollicitant, Status sollicitatie en Workflowstatus sollicitatie?

• Status Sollicitant

  Een sollicitant kan ook een status hebben. Met deze status geef je aan waar de sollicitant zich bevindt in het sollicitatie proces. Voorbeelden zijn Gesolliciteerd, Afspraak ingepland,Contractvoorstel gedaan etc. Je legt deze status vast op de stamkaart van de sollicitant.

• Status sollicitatie

  Een sollicitant kan ook meerdere sollicitaties hebben. Deze sollicitaties wil je een eigen status geven. Voorbeelden van deze statussen zijn Open, Aangenomen, Afgewezen etc. Je legt deze status vast in de eigenschappen van de sollicitatie

• Workflowstatus sollicitatie

  Een workflow kan een status hebben waardoor je snel kunt zien in welk stadium de workflow zich bevindt en of er actie nodig is. Voorbeelden zijn In behandeling, Ter beoordeling manager, Akkoord, Niet akkoord etc. De workflowstatus leg je vast in de workflow. Lees hier meer over het inrichten van workflowstatussen.

Status sollicitant wijzigen:

1. Ga naar: InSite.
2. Klik op: Werving en selectie.
3. Open de sollicitant stamkaart.
4. Klik op de status balk.

   

5. Selecteer de juiste status.

Status sollicitatie wijzigen:

1. Ga naar: InSite.
2. Klik op: Werving en selectie.
3. Open de eigenschappen van de sollicitatie.
4. Klik op de status balk.

   

5. Selecteer de juiste status.