Factuurvoorstel workflow

Met deze workflow kunnen medewerkers van een organisatie zelf een factuurvoorstel aanmaken en insturen voor goedkeuring. De goedkeuring verloopt via een workflow in InSite. Nadat het voorstel is goedgekeurd, kan een factuur worden aangemaakt en verstrekt aan de klant en dat allemaal binnen InSite.

Deze workflow is vooral bedoeld voor organisaties zoals gemeentes en universiteiten, waar voorheen veel handmatige stappen nodig waren bij het maken van verkoopfacturen.

Het gaat om type dossieritem -193 Factuurvoorstel (Profit).

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

De workflow wordt gestart via de actie Factuurvoorstel aanmaken in InSite. Dit gebeurt na het aanmaken van een nieuw factuurvoorstel met behulp van de boekingslay-out Aanpassen mijn factuurvoorstel InSite. Deze staat op de AFAS-versie van de pagina "Projectenportaal" en "CRM Portaal". Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status In behandeling. De workflow is gekoppeld aan de boekingslay-out Aanpassen mijn factuurvoorstel InSite. In

Verstrekken factuurvoorstel is een speciale actie, maar die gebruiken we niet in de standaard workflow, zie ook hieronder de opmerking bij Speciale acties. Uiteraard kun je de workflow naar wens aanpassen mocht dit wel van toepassing zijn.

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities:

• Altijd. Deze conditie zorgt ervoor dat acties en rollen standaard beschikbaar zijn.
• Geblokkeerd. Bij geblokkeerde situaties worden bepaalde acties of rollen niet getoond of uitgevoerd.

Er zijn geen conditionele afhandelingen van taken..

Speciale acties

Er zijn 7 speciale acties in deze workflow:

1. Factuurvoorstel insturen – start de workflow en maakt een dossieritem aan.
2. Goedkeuren – zet de status van het voorstel op Definitief.
3. Afkeuren – zet de status op Afgekeurd.
4. Opnieuw insturen – maakt het mogelijk een afgekeurd voorstel opnieuw in te sturen.
5. Aanmaken factuur – maakt van het voorstel een echte factuur.
6. Verstrekken factuurvoorstel – stuurt het factuurvoorstel naar de klant.
7. Verstrekken factuur – stuurt de uiteindelijke factuur naar de klant.

Let op: Verstrekken factuurvoorstel is een speciale actie, maar die gebruiken we niet in de standaard workflow, omdat het doel vaak gaat om een interne goedkeuring en niet een externe goedkeuring.

Waarom welke stappen?

De workflow is zo ingericht dat er meerdere beoordelingsmomenten zijn, zodat de kwaliteit van de factuur gewaarborgd blijft:

• Insturen: de aanvrager start zelf de workflow via InSite. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
• Beoordeling budgethouder: controleert of het voorstel inhoudelijk klopt.
• Beoordeling debiteurenadministratie: controleert de facturatiegegevens.
• Aanmaken factuur: gebeurt automatisch na goedkeuring.
• Verstrekking: de factuur en/of het voorstel worden via de standaardinstellingen verstuurd.

Het dossieritem dat tijdens het insturen wordt aangemaakt, bevat alle benodigde bijlagen voor de goedkeuring. Het type dossieritem is ‘Factuurvoorstel’. De workflow maakt geen gebruik van gekoppelde berichtsjablonen of documenten binnen de acties.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee