Incasso-opdracht afboeken in het bankboek en afhandelen
Je handelt de incasso-opdracht direct af bij het verwerken van een ingelezen bankafschrift. Als je geen bankafschriften inleest kan je deze ook handmatig boeken in het bankboek.
Wij raden aan om, wanneer een bank deze mogelijkheid biedt, altijd gebruik te maken van een bankkoppeling of bankafschriften inlezen via een bankbestand. Handmatig boeken van bankafschriften in het bankboek raden wij af, omdat de kans op fouten hierbij groot is.
Wanneer je een incassobestand genereert, boekt Profit dit op de tussenrekening Betalingen onderweg (of Incasso's onderweg afhankelijk van jouw grootboekrekeningschema). De incasso-opdracht krijgt dan de status Onderweg. Als de daadwerkelijke afschrijving van de incasso via het bankafschrift binnenkomt, verwerk je het bankafschrift. Aan de incasso-opdracht koppel je het batchnummer. De incasso-opdracht wordt afgeletterd op dezelfde rekening Betalingen onderweg, waardoor deze gladloopt.
Je kunt nadat je een SEPA-incassobestand hebt gestuurd naar de bank te maken krijgen met weigeringen en terugboekingen, ook wel R-transacties genoemd. Deze code en omschrijving staan in dat geval op het bankafschrift(bestand) en kan door Profit worden ingelezen. Lees hier meer over.
Incasso-opdracht afhandelen bij het inlezen van het bankafschrift:
Dit is de standaard procedure voor afhandelen van een incasso-opdracht. De incasso-opdracht wordt automatisch afgeboekt en afgehandeld bij het verwerken van het ingelezen bankafschrift.
- Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift.
- Selecteer het ingelezen bankafschrift.
- Klik op de actie: Automatisch verwerken of Handmatig verwerken op de manier zoals je gewend bent om de bankafschriftregels te verwerken.
In het bankafschrift zit een afschriftregel met een bedrag en een batchnummer van de incasso-opdracht. Bij het verwerken boek je het geïncasseerde bedrag op de rekening Betalingen onderweg en koppel je het batchnummer van de incasso-opdracht. Het batchnummer staat in de bankafschriftregel. Profit gebruikt dit om automatisch de bankmutatie af te letteren en de incasso-opdracht af te handelen.
De opdracht krijgt dan de status Afgehandeld. Koppelen is niet verplicht; je kunt de opdracht ook handmatig afhandelen.
Incasso-opdracht handmatig afhandelen:
Je volgt deze procedure als je de incasso-opdracht handmatig afhandelt. Dit doe je alleen als het niet automatisch is gegaan via bovenstaande procedure. Dit om je lijstje met incasso-opdrachten met de status Onderweg leeg te maken. Het afhandelen heeft verder geen gevolgen.
- Ga naar: Financieel / Debiteur / Incasso-opdracht.
- Selecteer de opdracht met de status Onderweg.
- Klik op: Acties / Afhandelen opdracht.
Incasso-opdracht handmatig boeken in het bankboek:
Je volgt deze procedure alleen als je het bankafschrift handmatig boekt.
Je handelt de incasso-opdracht af bij het handmatig boeken van het bankafschrift. Aan de incasso-opdracht koppel je het batchnummer. Koppel bij de boeking het batchnummer van de incasso-opdracht. Hierdoor krijgt de incasso-opdracht automatisch de status Afgehandeld.
- Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
- Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
- Selecteer het dagboek van de bank.
- Klik op: Voltooien.
- Klik in de Kop op Controlesaldo dagboek.
- Vul het eindsaldo van het afschrift in het veld Controlesaldo dagboek. Profit vermeldt het Startsaldo dagboek van het dagboek onderin het boekingsvenster.
- Klik in de Regels.
- Neem in de Regels de datum van de afschriftregel over als Datum boeking.
- Selecteer de tussenrekening Betalingen onderweg.
- Vul het geïncasseerde bedrag in bij Bedrag credit.
- Selecteer de incasso-opdracht in de kolom Batchnummer.
Hiermee koppel je de incasso-opdracht aan de regel waarop deze in het bankafschrift wordt bijgeschreven. De incasso-opdracht krijgt hierdoor de status Afgehandeld.
- Vul eventueel de overige regels van het bankafschrift in.
- Klik op: Opslaan en sluiten.