Gegevens verdichten
Verdichten houdt in dat je regels samenvoegt op voorwaarde dat deze bepaalde gemeenschappelijke kenmerken hebben. Je kunt bijvoorbeeld alle regels die hetzelfde grootboekrekeningnummer bevatten, samenvoegen. Hierbij worden de regelbedragen (debet of credit) automatisch opgeteld. Andere bewerkingen dan optellen zijn ook mogelijk, zoals het bepalen van de minimale of maximale waarde van een regel.
Bij het samenvoegen van tekstvelden kan Profit alleen het aantal tekstvelden (dus het aantal regels) bepalen. Memovelden kun je niet samenvoegen.
Verdichten bevordert het overzicht van de rapporten en analyses. Ook loop je minder snel aan tegen het maximale aantal rijen in Microsoft Excel. Het maximum aantal rijen in Microsoft Excel is circa 1.000.000.
Verdichten is niet mogelijk bij weergaven en overzichtspagina's in InSite en OutSite.
Voorbeeld:
Je hebt een weergave met alle regelbedragen van factuurregels. Dit zijn meer dan 35.000 regels, terwijl je voor een analyse alleen het totaalbedrag van alle factuurregels per jaar wilt zien. Daarom ga je verdichten op Regelbedrag. Je ziet in de onderstaande stappen hoe je dit doet. Het resultaat is dat je nog maar 6 regels overhoudt.
Gegevens verdichten:
- Open de gegevensverzameling.
- Verwijder velden die je niet nodig hebt, uit de veldenlijst.
- Klik op: Verdichten.
Er verschijnt een venster met velden waarop je kunt verdichten.
- Verplaats het te verdichten veld naar het vak Geselecteerd..
- Selecteer de berekeningswijze.
- Klik op: Voltooien.
- Klik op: Volgende.
- Klik op: Voorbeeld.
Kijk of je het gewenste resultaat hebt bereikt.
- Sluit het voorbeeld.
- Klik op: Voltooien.
|
Direct naar |