Waarom wordt een declaratie niet uitbetaald?

Een medewerker heeft één of meerdere declaratie(s) geboekt, maar in de salarisverwerking zie je niet dat er een uitbetaling plaatsvindt. Hoe kan dat?

Meestal ligt de oorzaak in de inrichting van declaraties. Controleer altijd de volgende punten:

Instellingen werkgever

In de eigenschappen van de werkgever op het tabblad Integratie moet het veld Integratie nacalculatie met Payroll aan staan.

Instellingen salarisverwerkingsplan

Declaraties worden geboekt op een bepaalde datum. Deze datum moet binnen de einddatum urenregistratie van de vorige en de huidige verloningsperiode vallen. Controleer van beide perioden deze datum. Dit doe je door in de salarisverwerkingscockpit de periode te selecteren en te kiezen voor de actie Sal. verw. plan. Op het tabblad Algemeen vind je de einddatum urenregistratie. Let ook op of er niet per ongeluk een verkeerd jaartal is ingetypt.

Boekingsdatum declaratie

Een declaratie wordt altijd uitbetaald in de periode waarin deze is ingediend. Is hij bijvoorbeeld ingestuurd in periode 9, maar pas in periode 10 geaccordeerd? Dan wordt hij met terugwerkende kracht voor periode 9 uitbetaald. Controleer in die periode de vervangende gegevens in de salarisverwerking.

Inrichting kostensoort

De kostensoort waarop geboekt is, moet zijn gekoppeld aan een looncomponent. Anders kan er geen uitbetaling plaatsvinden. Je controleert dit via Projecten / Item / Kosten. Selecteer de kostensoort en klik op de actie Integratie Payroll. Er moet een parameter zijn gekoppeld aan Kostprijs óf aan Aantal, niet aan beide. Heb je geen Projecten? Dan vind je de kostensoort via HRM / Payroll / Inrichting / Kosten.

Inrichting looncomponent

De looncomponent die je kiest voor de integratie van de kostensoort met Payroll moet geactiveerd zijn in de cao. Een eventuele parameter Berekenen Ja/Nee moet bij de medewerker of op een ander niveau op Ja staan.

Controleer daarnaast de grondslagen in de eigenschappen van de looncomponent (tabblad Grondslag). Een looncomponent wordt alleen op de loonstrook getoond als deze intelt op de grondslag 100.000.517 'Te betalen loon'.

Instellingen accordering

Als is ingesteld dat declaraties voor Payroll geaccordeerd moeten worden, controleer dan of dat wel is gedaan. Of dit is ingesteld controleer je via: HRM / Beheer / Instellingen op het tabblad Integratie. Het vinkje Nacalculatie accorderen voor Payroll staat dan aan. Via Projecten / Nacalculatie / Accorderen voor Payroll zie je of de declaratie geaccordeerd is. Heb je geen Projecten? Dan doe je dit via: HRM / Payroll / Accorderen voor Payroll.

Let op:

Is het veld Nacalculatie accorderen voor Payroll tijdelijk aan geweest? Dan kan het zijn dat een declaratie niet geaccordeerd is voor Payroll en wordt deze niet uitbetaald. Controleer dan in de nacalculatieregel of deze is geaccordeerd voor Payroll.

Soort medewerker

Een declaratie wordt alleen uitbetaald als het veld Soort medewerker één van onderstaande waarden heeft:

• Personeelslid
• Ondernemer - met salaris
• Stagiair - met salaris/stagevergoeding
• Expat

Handmatige TWK

Als alle inrichting en instellingen goed staan, maak dan een handmatige TWK aan voor de betreffende medewerker. Het kan zijn dat de declaratie dan alsnog wordt uitbetaald. Meer informatie lees je in het artikel Handmatige TWK initiëren.

Goed om te weten:

Wordt een declaratie in een verkeerde periode uitbetaald? Dan ligt dit aan de einddatum urenregistratie. Voer de stappen uit onder de kop Instellingen salarisverwerkingsplan.

Meer informatie over de inrichting en het boeken van declaraties vind je in het artikel Declaraties.