Workflow exporteren en importeren

Naast het aanmaken van een nieuwe workflow die je baseert op een bestaande workflow, kun je een workflow ook exporteren en importeren.

Dit betekent dat je ook tussen verschillende omgevingen een workflow kunt kopiëren. Dit is bijvoorbeeld handig als je in een testomgeving een workflow gebouwd hebt en deze in de live-omgeving wil importeren. Wanneer je binnen hetzelfde type dossieritem een workflow wil dupliceren, is het effectiever om een nieuw workflow aan te maken op basis van een bestaande workflow.

Let op:

Je kunt alleen een gepubliceerde workflow exporteren en importeren.

Hieronder zie je werkwijze per type dossieritem. Je kunt ook exporteren en importeren via Algemeen / Workflowmanagement / Workflows.

Workflow exporteren:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Selecteer de juiste workflow.
5. Klik bovenin op de actieknop Exporteren.
6. Kies de gewenste locatie en sla het .wfj bestand op.
7. Dit bestand kun je in importeren in dezelfde of een andere omgeving.

Workflow Importeren:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Klik bovenin op de actieknop Importeren.
5. Kies het gewenste .wfj bestand.
6. Als je de geïmporteerde workflow wilt gebruiken,dan moet je deze eerst publiceren. Open daarvoor de workflow in de workflow editor en publiceer de workflow.

Bij het importeren wordt de workflow zo identiek mogelijk in de omgeving teruggeplaatst. Soms kan niet 100% van de inhoud geïmporteerd worden doordat een omgeving anders is ingericht en er hierdoor andere waarde in de workflow worden gebruikt. De volgende velden worden alleen geïmporteerd wanneer de waarde van het veld in de omgeving voorkomt en er een match wordt gevonden. Wanneer dit niet het geval is, krijg je hiervan een melding.

• Taak bestemd voor
• statustabel
• Initiële status
• Initiële status extern
• Status intern
• Status extern
• Workflowtaakmanager
• Nieuw dossier - Profiel
• Nieuw dossier - Type dossieritem
• Dossieritem vinkjes
• Bericht - Berichtsjabloon
• Bijlage - Document
• Zichtbaarheid als
  

Er zijn ook waarden uit de workflow die nooit geïmporteerd kunnen worden. Je krijgt ook hiervan een foutmelding in de workflow editor. Het gaat hierbij om de volgende velden:

• Gegevensverzameling
• Controles
• Condities
• Waarde toekennen
• Nieuw dossier - velden

Als je een workflow met een specifiek Actietype wil importeren, wordt deze alleen overgenomen bij hetzelfde Type dossieritem als waar vanuit de workflow is geëxporteerd. Importeer je de workflow binnen een ander Type dossieritem, dan wordt de actie omgezet naar de standaard actie Afhandelen.

Let op:

Een geïmporteerde workflow met foutmeldingen kun je pas publiceren als alle foutmeldingen zijn opgelost. Wel kun je de workflow tussentijds opslaan.

De actieknoppen Exporteren workflow en Importeren workflow kun je autoriseren in de Autorisatietool. Dit doe je als volgt:

Autoriseren actie Exporteren/importeren workflow:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen of Onderhoud gebruikers.
3. Selecteer de gebruikersgroep of de gebruiker die de mag exporteren en/of importeren.
4. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
5. Ga naar: Algemeen / Workflowmanagement / Acties.
6. Klik op: Exporteren workflow of Importeren workflow.
7. Selecteer Toegestaan.
8. Sluit de Autorisatie tool.
9. Klik op Ja bij de vraag.