Hoe werkt het wijzigen van een projectboeking?

Een projectboeking is niet altijd meer te wijzigen. Wanneer en of een projectboeking wijzigbaar is, hangt af van een aantal controles en hoe de projectboeking is gemaakt. Ten allen tijde geldt bijvoorbeeld dat de inkoopfactuur nog niet betaald mag zijn. Een inkoopfactuur is dus niet meer te wijzigen wanneer:

• De inkoopfactuur betaald is. Je bekijkt dit in de eigenschappen van een factuur, bij het tabblad Mutaties.
• De nacalculatieregel geaccordeerd en/of gereedgemeld is. Je bekijkt dit bij de nacalculatieregels in een weergave met deze velden.
• Het project in de eigenschappen op het tabblad Status het veld Afgemeld heeft aangevinkt.
• De inkoopfactuur geconfronteerd is. Dit controleer je door te gaan naar Ordermanagement / Inkoopproces / Confrontatie en zoek op de inkoopfactuur.
• De inkoopfactuur afgeletterd is. Dit controleer je door het veld Status en het veld Aflettercode toe te voegen aan de weergave van de financiële mutaties. Vervolgens is deze aflettering te verwijderen / ongedaan te maken door de stappen uit het artikel Aflettering verwijderen te volgen.

  Uitzondering!

  Er geldt een uitzondering voor een inkoopfactuur met meerdere kostenregels en meerdere projectboekingen. Hierbij wordt niet automatisch het veld Project in alle journaalpostregels gevuld. Dit wordt wel gedaan bij 1 projectboeking op 1 kostenregel. Hierdoor heb je bij een inkoopfactuur met meerdere kostenregels en meerdere projectboekingen altijd na betaling nog de mogelijkheid om de boekingen aan te passen.

Heb je bovenstaande controles gedaan en zou je de inkoopfactuur nog moeten kunnen wijzigen? Dan kan de manier waarop de projectboeking is gemaakt van invloed zijn. Een projectboeking kan je op meerdere projecten boeken. Daarvoor gebruik je de actie Projectboeking. Wanneer je dit doet, kan er geen dossieritem 'Inkoopfactuur' aangemaakt worden, omdat dit maar op 1 project kan.

Je kunt ook de projectboeking op 1 project maken. Dat doe je door in de journaalpost, op de eerste regel het project te vullen en daarna gebruik te maken van de actie Projectboeking. Hiermee wordt de workflow voor het beoordelen van inkoopfacturen afgetrapt. Wanneer het projectnummer gevuld is op de regels van de journaalpost, moet je deze eerst leeg halen vóórdat je via de actie Projectboeking de projectboeking kunt wijzigen. Je controleert dit met de volgende stappen:

1. Je controleert hoe de projectboeking is gemaakt. Daarvoor kijk je in het dossier van het project, om te zien of er een dossieritem 'Inkoopfactuur' is aangemaakt na het boeken. Je checkt dit in de eigenschappen van de crediteur. Je klikt dubbel op het dossieritem van de betreffende inkoopfactuur en gaat naar het tabblad Bestemming.
2. Staat het project er wel tussen? Dan is tijdens het inboeken van de inkoopfactuur het project in de eerste regel gevuld. Hiermee is dus het het dossieritem van de inkoopfactuur in het dossier van het project vastgelegd en de workflow voor het beoordelen van de inkoopfactuur afgetrapt. Je legt namelijk de bijlage vast in de eerste boekingsregel van de crediteur. Het gevolg hiervan is dat de projectboeking alleen op dit project gemaakt kan worden
3. De oplossing is om het veld Project in de eerste boekingsregel leeg te maken (die van de crediteur). Daarmee wordt ook de projectboeking verwijderd. Daarna kan je deze opnieuw opbouwen.

Tip: Voeg het veld Status wijziging (omschrijving) toe aan de weergave met financiële mutaties . Na het toevoegen van dit veld, kan je zien of een factuur of niet te wijzigen is en waarom.

Uitzondering!

Er geldt een uitzondering voor een inkoopfactuur met meerdere kostenregels en meerdere projectboekingen. Hierbij wordt niet automatisch het veld Project in alle journaalpostregels gevuld. Dit wordt wel gedaan bij 1 projectboeking op 1 kostenregel. Hierdoor heb je bij een inkoopfactuur met meerdere kostenregels en meerdere projectboekingen altijd na betaling nog de mogelijkheid om de boekingen aan te passen.