Aanvullende gegevens opvragen
Na het starten van de workflow Onboarden (Profit) is het mogelijk om de actie Uitvragen aanvullende gegevens te starten. Met deze actie worden de draaiboektaken voor het uitvragen van de aanvullende gegevens, documenten, opleidingen en familiegegevens gestart en kan de sollicitant zelf zijn eigen gegevens aanleveren.
- Aanvullende gegevens
- Documenten
Denk hierbij aan identiteitsbewijs en VOG.
- Opleidingen
In sommige gevallen zijn opleidingen van de sollicitant van belang. Dit is met name het geval voor een bepaalde functie waarvoor een opleiding moet zijn genoten. De sollicitant kan direct meerdere opleidingen vastleggen.
- familiegegevens
Dit zal met name gebruikt worden voor het opvragen van een contactpersoon in geval van nood, maar kan ook gebruikt worden voor andere familieleden.
Draaiboek
Om aanvullende gegevens uit te vragen bij de sollicitant maak je gebruik van Draaiboeken. Voor elk gegeven dat je wilt uitvragen bij de sollicitant, maak je een draaiboektaak aan binnen het draaiboek. De taken worden vanuit de onboarden workflow bij de sollicitant in de (OutSite) portal klaargezet. Zo kan je meerdere persoonsdocumenten, aanvullende (persoons)gegevens, opleidingen en familiegegevens uitvragen bij de sollicitant en kan de sollicitant zelf zijn gegevens aanleveren.
Je kan een draaiboek aanmaken voor alle sollicitanten (Aanvullende gegevens sollicitant), maar ook specifieke draaiboeken voor bepaalde functies (Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie). Denk hierbij aan bijvoorbeeld de BIG-registratie voor een verpleegkundige.
Aanvullende documenten
Een sollicitant moet over de juiste documenten beschikken voordat hij als medewerker aan de slag kan gaan. Bij het uitvragen van aanvullende gegevens krijgt de sollicitant de mogelijkheid om onderstaande documenten te uploaden:
- VOG
- Tewerkstellingsvergunning
- BIG
- Rijbewijs
- Diensttijdoverzicht
- Zorgregistraties
- Eigen documenten
Voor elk gegeven en document zijn workflows en profieltypen beschikbaar. Deze heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd bij de nieuwe medewerker. Klik hier om een overzicht van alle beschikbare workflows te zien.
In de workflow kan je drie standaard documenten als bijlage genereren. Dit zijn de Geheimhoudingsverklaring, Loonheffingsverklaring en Ambtseed. Dit zijn documenten die de sollicitant moet ondertekenen, maar om deze documenten te genereren zijn er eerst persoonsgegevens nodig. De workflow voor aanvullende gegevens moet dus eerst binnen zijn voordat de documenten gegenereerd kunnen worden. De gebruiker van de Onboarden taak kan de documenten genereren door middel van de speciale actie "Draaiboek documenten genereren". Met deze speciale actie worden de workflows voor de documenten gestart.
Openstaande taken
De sollicitant kan inloggen op OutSite. In OutSite zijn dan de draaiboektaken te zien voor alle gegevens die de sollicitant moet aanleveren of bevestigen. Op het moment dat de sollicitant op één van de taken klikt, komt direct de vervolgpagina van de draaiboektaak. Vanuit deze pagina kan de sollicitant direct gaan uploaden of zijn/haar gegevens invullen.
Om het voor de sollicitant overzichtelijk te houden welke documenten hij nog moet uploaden en welke al afgerond zijn, is er op OutSite het overzicht Mijn taken en aan te leveren gegevens beschikbaar.
Aanvullende gegevens compleet
Tijdens het onboarden van de sollicitant vindt er een controle plaats op volledigheid van alle benodigde documenten, gegevens en opleidingen. De workflow wordt pas doorgezet op het moment dat de benodigde documenten, gegevens en opleidingen binnen zijn. Hiermee houd je altijd controle op het onboarden proces!
Afstandsberekening bij aanvullen gegevens
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 5. |
Bij het registreren van het adres via aanvullende gegevens is het mogelijk om de woon-werk afstand te berekenen. Je maakt hiervoor gebruik van het communicatieprofiel Google Maps API. Voor de afstandsberekening kan gekozen worden tussen snelste of kortste route.
Lees meer over de inrichting van het communicatieprofiel.