Payroll Acerta

Je hebt in Profit de mogelijkheid om de verloning in Acerta aan te sturen. Hierdoor hoef je minder handmatige handelingen uit te voeren en minder contact te hebben met de dossierbeheerder bij Acerta.

Vanuit Profit geef je opdracht aan de loonmotor van Acerta voor:

• Algemene afwerking
• Eindejaarspremie
• Voorschotten
• Premie berekenen
• Vakantiegeld berekenen

Hoe verloopt het proces

Als eerste maak je de planning aan. Per sturingsgroep voeg je eerst een 'Algemene afwerkingsperiode'-regel toe. Daarna is het mogelijk om bijvoorbeeld een voorschotperiode aan te maken enz.

Na het toevoegen van de regels start het proces. In de salarisverwerkingscockpit selecteer je een regel en klik je op de actie Verwerken. Na de melding dat dit buiten de wachtrij om verwerkt wordt komt de vraag of je een testberekening wilt starten. Je vinkt dit veld aan zodat Acerta een opdracht ontvangt voor het verstrekken van een 'Test bruto-netto' voor de gehele sturingsgroep. Als je dit veld niet aanvinkt, dan verstuur je alleen gegevens naar Acerta zonder dat ze daar iets mee gaan doen.

Het proces van testberekeningen aanvragen kan je meerdere malen herhalen, totdat je zeker bent dat alles correct staat voor de verloning. Hierna geef je definitieve opdracht voor het afwerken.

De standaardafwerking is altijd het laatste te verwerken en accorderen plan.

Als alles correct is ingericht, dan klik je op de actie Accorderen om de lonen te laten verwerken. Profit zal dan alles wat nog is gewijzigd doorsturen inclusief een opdracht om de lonen af te werken voor de betreffende sturingsgroep. Gelijktijdig wordt ook de periode geaccordeerd, waardoor je verder kan met de volgende periode.

Let op:

De actie 'Accorderen' kan je maar één keer per periode uitvoeren en is niet te herstellen. Je moet er echt zeker van zijn dat alles correct is, voordat je op de actie klikt.

Verwerkingscodes

Het is bij Acerta mogelijk om meerdere perioderegels met aparte verwerkingscodes te hebben.

Er zijn vijf verwerkingscodes:

• Vakantiegeldperiode
• Premieperiode
• Voorschottenperiode
• Eindejaarspremieperiode
• Algemene afwerkingsperiode

Volgorde verwerken van meerdere plannen in één periode

Voor het verwerken van meerdere plannen binnen dezelfde periode is het belangrijk dat de algemene afwerking als laatste wordt gedaan. Je hanteert bijvoorbeeld de volgende volgorde:

1. Vakantiegeld
2. Premie
3. Voorschot
4. Eindejaarspremie
5. Algemene afwerking

Heb je in een periode zowel voorschotten als eindejaarspremies, dan is het proces als volgt:

• Eerst verwerk en accordeer je de voorschotten
• Dan verwerk en accordeer de eindejaarspremies
• Als laatste verwerk en accordeer je de algemene verwerking

Import salarisverwerkingen

Wanneer je via een import zowel bijvoorbeeld voorschotten als de algemene afwerking wilt importeren, moet je letten op de verwerkingscode, het volgnummer en het veld correctieperiode.

Je importeert deze plannen via hetzelfde bestand en zet de voorschotplannen bovenaan. De verwerkingscode van voorschotten is -2, die van de algemene salarisverwerkingsplannen is 0. Aangezien de voorschotten vóór de algemene afwerking verwerkt worden, krijgen zij bij zowel volgnummer als correctieperiode een waarde 0. De algemene afwerking krijgt hier waarde 1. Een import ziet er dan als volgt uit:

Sturingsgroepen

Je kunt bij het toevoegen van een salarisverwerkingsplan onderscheid maken in sturingsgroepen. Het is hiermee mogelijk om per werkgever, per verwerkingscode en per sturingsgroep een nieuwe perioderegel aan te maken.

Per sturingsgroep maak je eerst een perioderegel aan met de verwerkingscode 0 'Algemene afwerkingsperiode'. Daarna is het mogelijk een perioderegel aan te maken met een andere verwerkingscode, zoals voor de voorschotten.

Stuurgroep toevoegen bij de medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Contract.
4. Open de eigenschappen van het contract
5. Ga naar het tabblad: Acerta.
6. Vul het veld Stuurgroep sleutel in. Hierachter zit een vrije tabel waar je stuurgroepen uit kan kiezen. Deze kan je zelf onderhouden via Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Testberekening

Je kunt ook een testberekening laten maken door Acerta. Wanneer je de perioderegel verwerkt krijg je onderstaande keuze. Je kan er ook voor kiezen om de testberekening voor één of een aantal medewerkers uit te voeren.

De testberekening wordt getoond zoals de berekende lonen. Je kan meerdere keren voor deze testberekening kiezen tot je de periode accordeert. Accordeer de periode pas als je zeker weet dat alles goed staat.

Als een test-bruto netto testberekening is aangevraagd, verwerkt Acerta deze overdag en staan de berekende gegevens ook dezelfde dag in Profit.

Het aanvragen van de test bruto-netto is ook mogelijk voor één of meer medewerkers. Dit doe je door het salarisverwerkingsplan te openen en de medewerkers te selecteren. Als je ze na het selecteren verwerkt, kun je het veld aanvinken voor laten verwerken en daar aangeven dat je een 'Test bruto-netto' wilt ontvangen.