Onboarden zonder draaiboektaken (Profit)

De workflow Onboarden zonder draaiboektaken biedt één gestroomlijnd en inzichtelijk proces voor het in dienst- en herindienst nemen van medewerkers.
Genereer het document met de arbeidsovereenkomst en laat het digitaal ondertekenen door zowel de werkgever als de medewerker.
Tenslotte is het ook mogelijk om met deze nieuwe workflow een opvolgend dienstverband aan te gaan waarbij de medewerker in één proces uit dienst en weer in dienst gemeld wordt.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status onboarden. Denk aan ingestuurd, in behandeling, ter ondertekening, ondertekend en geregistreerd. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities:

• Geen actie op lopend dienstverband

  Op basis van de conditie wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

• Lopend dienstverband is beëindigd

  Deze conditie controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart.

• Lopend dienstverband moet beëindigd worden

  Op basis van de conditie wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

Speciale acties

Er zijn 10 speciale acties: Niet alle speciale acties worden gebruikt in deze workflow. Dit omdat deze workflow een vereenvoudigde versie is de onboarden workflow:

Gebruikte acties: Afkeuren onboarden, Bijlage(n) ondertekenen, Lopend dienstverband beëindigen, Ondertekende bijlage(n) verwijderen, Opnieuw insturen onboarden, Registreren onboarden

Niet-gebruikte actie: Draaiboek documenten genereren, Openstaande draaiboektaken verwijderen, Uitvragen aanvullende gegevens, Verzenden e-mail portaltoegang.

Waarom welke stappen?

Beoordelen

Controleer de ingevoerde gegevens goed. Deze gegevens worden overgenomen in de overeenkomst die ter ondertekening zal worden aangeboden aan de tekenbevoegden. Tijdens het genereren van de overeenkomst wordt bepaald op bais van 'actie lopend dienstverband' of er een dienstverband moet worden afgesloten. Deze workflow wordt conditioneel opgestart. Ben je het niet eens met de mutatie? Keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De Instuurder krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je hebt de keuze uit de actie: ‘Akkoord, geneer de overeenkomst’ of de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen om deze vervolgens opnieuw te laten beoordelen. Ben je wel akkoord de Arbeidsovereenkomst gegenereerd. Het document ‘Arbeidsovereenkomst indienst worklfow mutatie’ is hier gekoppeld in Bijlage.

Lopend dienstverband beëindigen

Op basis van de condities wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

• De speciale actie: ‘Lopen dienstverband beëindigen’ wordt gestart of de conditionele actie ‘Geen actie op lopend dienstverband’ wordt gestart.

Arbeidsovereenkomst controleren

Controleer het document en vul dit aan waar nodig. Na akkoord, wordt het document als PDF ter ondertekening aangeboden aan de tekenbevoegde(n) en de medewerker. Na ondertekening wordt de mutatie daadwerkelijk geregistreerd in Profit. Ben je het niet eens met de mutatie? Klik dan op 'Document niet akkoord' inclusief een goede onderbouwing. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

• Je kunt kiezen uit de actie ‘Document akkoord voor ondertekening’ wordt gestart. Alle bijlagen worden dan in deze actie geconverteerd naar PDF, of je kiest voor de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

Ter ondertekening leidinggevende

Beoordeel of het bijgevoegde document akkoord is. Als je op de knop 'Akkoord en ondertekenen' klikt, kun je het document digitaal ondertekenen. Houd je mobiele telefoon bij de hand om de sms-verificatiecode in te kunnen vullen. Na de digitale ondertekening zal de overeenkomst ter ondertekening aangeboden worden aan de medewerker. Ben je het niet eens met het document, keur dit dan af inclusief een goede onderbouwing. De Beoordelaar krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je kunt kiezen uit de speciale actie ‘Akkoord & ondertekenen’ of je kiest voor de speciale actie ‘niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

Ter ondertekening sollicitant

Je nieuwe werkgever is akkoord en heeft het document digitaal ondertekend. Ben jij ook akkoord met het document? Klik dan op de knop 'Akkoord en ondertekenen' om ook jouw digitale handtekening te zetten. Houd je mobiele telefoon bij de hand om de sms-verificatiecode in te kunnen geven. Ben je het niet eens met het document, keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De Beoordelaar krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je kunt kiezen uit de speciale actie ‘Akkoord & ondertekenen’ of je kiest voor de speciale actie ‘niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, gaat de taak door naar Personeelszaken om de getekende bijlage te kunnen verwijderen of terug te zetten wanneer deze tocht wel goed blijkt te zijn.

Controle lopend dienstverband beëindigd

Deze taak controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart.

• De conditie bepaalt of het dienstverband is beëindigd of dat er geen dienstverband is om te beëindigen. In beide gevallen zal de speciale actie ‘Registreren’ gestart worden.

Registreren

Na ondertekening wordt de mutatie automatisch (conditioneel) afgehandeld en verwerkt in Profit.