Workflow Debiteurenbewaking gebruiken

Je kunt via de workflow debiteurenbewaking gemakkelijk openstaande posten monitoren en beheren. Vanuit deze workflow kun je de acties en communicatie van aangemaande facturen vastleggen. Je kunt hiermee eenvoudig betalingsregelingen vastleggen, direct betaalafspraken bevestigen aan de klant of een terugbeldatum aanpassen.

De workflow wordt automatisch gestart via een signaal Debiteurenbewaking 7 dagen na eerste aanmaning. Je kan via de eigenschappen van een verkooprelatie in InSite ook handmatig een debiteurenbewaking starten. Je kan één debiteurenbewaking per factuur opstarten. Profit handelt de workflow automatisch af, zodra de debiteur heeft betaald.

Dit moet je eerst inrichten.

Video Workflow Debiteurenbewaking in InSite

Debiteurenbewaking in InSite gebruiken:

1. Open InSite.
2. Ga naar het debiteurenbewaking portaal.
3. Ga naar: Openstaande taken.

   

   Je ziet de openstaande debiteurenbewakingstaken.

4. Open de debiteurenbewakingstaak.

   Op de pagina zie je alle relevante informatie over de factuur, de debiteur, de aanmaningen en eventueel de te betalen rente en incassokosten.

   Je ziet dat Jonas een voorzet van een analyse heeft gegeven. Dit kan een beheerder bij de workflow inrichten.

5. Klik op de workflow actie: Terugbeldatum wijzigen als je een terugbelafspraak wilt aanpassen. Dan is deze workflowtaak uit je debiteurenbewakinglijstje en komt weer terug als taak als de terugbeldatum weer in zicht komt.
6. Klik op de workflow actie: Aanpassen om een betalingsregeling vast te leggen.
7. Vul de nieuwe betalingsvoorwaarde en eventueel nieuwe vervaldatum in.
8. Vul eventueel een terugbeldatum in om een terugbelafspraak vast te leggen.

   

9. Klik op: Betalingsregeling vastgelegd.
10. Klik op: Betaling toegezegd, met bevestiging als je ook direct een bevestiging wilt versturen naar de klant.

    Deze e-mail met bevestiging van de betaalafspraak wordt automatisch verstuurd vanuit de workflow naar de contactpersoon die is ingesteld voor aanmaningen. Deze leg je vast op het tabblad Digitaal bij de debiteur.

    Deze e-mail kun je hierna raadplegen bij deze openstaande post, bij de webpart E-mail bij dossieritem (afhankelijk of dit bij jou is ingericht).

11. Klik op: Opslaan.

Handmatig een debiteurenbewaking starten:

Buiten de automatische signalering om, kun je ook handmatig een debiteurenbewakingstaak starten. Dit kan via de stamkaart van een verkooprelatie in InSite. Je kunt één debiteurenbewaking per factuur opstarten.

1. Open InSite.
2. Ga via Financieel / Debiteurenbewaking of via CRM naar het tabblad Verkooprelaties.
3. Open de verkooprelatie.
4. Scroll naar beneden en klik op de knop: Debiteurenbewaking aanmaken.

   Hiermee kun je de workflow handmatig starten als dit bij jou is ingericht.

5. Vul een onderwerp in.
6. Selecteer het contactpersoon en een openstaande factuur.

7. Klik op: Aanmaken.

Profit maakt de taak aan en deze komt dan in het lijstje openstaande debiteurenbewakingstaken.

Je gebruikt vervolgens deze taak op dezelfde manier als de hierboven beschreven automatische debiteurenbewakingstaak.

Zie ook:

• Debiteurenbewaking