Sollicitatie onboarden zonder mail met AI

Met deze workflow kun je een sollicitatie verwerken en de sollicitant beoordelen zonder een e-mail over de applicatietoegang te versturen.

De gegevens van de sollicitant worden automatisch bijgewerkt en de toegang tot de applicatie wordt geregeld.

Daarna wordt een aparte workflow gestart om met behulp van AI een sollicitantprofiel te maken. Hiervoor worden de aangeleverde sollicitatiedocumenten gebruikt.

Dit profiel kan later worden gebruikt om de sollicitant te koppelen aan passende vacatures.

De verantwoordelijke voor de vacature beoordeelt de sollicitant. Deze kan de sollicitant afwijzen, aan een andere vacature koppelen of aannemen.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Activering

Om deze workflow te kunnen gebruiken, moet de volgende activering in AFAS Profit aanstaan:

• AFAS AI - CV-analyse en vacature matching

Als deze activering aanstaat, komen de workflows voor het onboarden van sollicitanten met AI beschikbaar. Deze workflow is gekoppeld aan het type workflow Sollicitatie met AI en valt onder de conditie AI. Met deze functionaliteit kan AFAS AI informatie uit sollicitatiedocumenten verwerken in een sollicitantprofiel. Dit profiel kan later worden gebruikt om sollicitanten te koppelen aan passende vacatures.

Statussen

Deze workflow gebruikt de volgende statussen:

• Open: De sollicitatie wordt verwerkt of beoordeeld.
• Afgewezen: De sollicitant is afgewezen.
• Aangenomen: De sollicitant is aangenomen en kan verder worden verwerkt voor indiensttreding.

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities.

InSite sollicitatie

Deze conditie controleert of de sollicitatie via InSite is ingediend. De conditie is beschikbaar binnen de workflow. Er is geen aparte e-mailstap opgenomen. De workflow gaat na het genereren van het sollicitantprofiel direct verder naar de beoordeling.

OutSite-sollicitatie

Deze conditie controleert of de sollicitatie via OutSite is ingediend. De conditie is beschikbaar binnen de workflow. Er is geen aparte e-mailstap opgenomen. Ook bij een OutSite-sollicitatie gaat de workflow na het genereren van het sollicitantprofiel direct verder naar de beoordeling.

Datum beoordelen gestart is gevuld

Deze conditie controleert of de datum waarop de beoordeling is gestart, is ingevuld. Als deze datum is ingevuld, is de actie Sollicitant beoordeling beëindigen beschikbaar.

Speciale acties

Deze workflow heeft twee speciale acties.

Sollicitant en applicatietoegang bijwerken

Met deze actie worden de gegevens van de persoon en de sollicitant automatisch bijgewerkt. Profit gebruikt hiervoor de gegevens die bij de sollicitatie zijn ingevuld.

Ook wordt de toegang tot de applicatie geregeld. Na deze actie gaat de workflow verder met het genereren van het sollicitantprofiel.

Genereren sollicitantprofiel

Met deze actie wordt automatisch de aparte workflow Sollicitantprofiel gestart.

Het doel is om met behulp van AI informatie uit de aangeleverde sollicitatiedocumenten te verwerken in een uitgebreid sollicitantprofiel. Dit profiel kan later worden gebruikt om de sollicitant te koppelen aan passende vacatures. De workflow Sollicitantprofiel wordt los van deze sollicitatieworkflow uitgevoerd.

Waarom welke stappen?

Sollicitant applicatietoegang bijwerken

Deze taak komt bij de rol 'Verantwoordelijken vacature en vervanger'. De gegevens van de persoon en de sollicitant worden bijgewerkt op basis van de ingediende sollicitatie. Ook wordt de toegang tot de applicatie geregeld.

Deze taak wordt automatisch afgehandeld.

• Sollicitant en applicatietoegang bijwerken: De gegevens worden bijgewerkt. Daarna wordt de taak Sollicitantprofiel genereren gestart. De status blijft 'Open'.

Sollicitantprofiel genereren

Deze taak komt bij de rol 'Verantwoordelijken vacature en vervanger'. De gegevens van de sollicitant zijn bijgewerkt. Nu wordt automatisch de aparte workflow Sollicitantprofiel gestart. Met behulp van AI wordt informatie uit de aangeleverde sollicitatiedocumenten verwerkt in een sollicitantprofiel.

Dit profiel helpt om de kandidaat later te koppelen aan passende vacatures. Deze taak wordt automatisch afgehandeld.

• Genereren sollicitantprofiel: De aparte workflow Sollicitantprofiel wordt gestart. Daarna wordt de taak Beoordelen gestart. De status blijft 'Open'.

Beoordelen

Deze taak komt bij de rol 'Verantwoordelijken vacature en vervanger'. De gegevens van de sollicitant zijn bijgewerkt en het genereren van het sollicitantprofiel is gestart. Er wordt geen aparte e-mail over de applicatietoegang verstuurd.

Beoordeel de sollicitant en bepaal welke vervolgstap nodig is.

Je kiest uit de volgende acties:

• Sollicitant beoordelen: De sollicitant wordt beoordeeld. De taak Beoordelen blijft beschikbaar. De status blijft 'Open'.
• Sollicitant beoordeling beëindigen: De beoordeling wordt beëindigd. Deze actie is alleen beschikbaar als de datum waarop de beoordeling is gestart, is ingevuld. De status blijft 'Open'.
• Afwijzen sollicitant: De sollicitant wordt afgewezen. De workflow wordt afgerond. De status wordt 'Afgewezen'.
• Andere vacature koppelen: De sollicitant wordt aan een andere vacature gekoppeld. De status blijft 'Open'.
• In dienst / onboarden sollicitant: De sollicitant wordt aangenomen. De workflow wordt afgerond. De status wordt 'Aangenomen'.

Starten workflow

De workflow wordt gestart bij het verwerken van een sollicitatie. De workflow is gekoppeld aan het type workflow Sollicitatie met AI en valt onder de conditie AI.

Om deze workflow te kunnen gebruiken, moet de activering AFAS AI - CV-analyse en vacature matching aanstaan. Bij het verwerken van de sollicitatie worden de gegevens van de sollicitant bijgewerkt. Daarna wordt de aparte workflow voor het genereren van het sollicitantprofiel gestart.

Vervolgens gaat de workflow direct verder naar de beoordeling van de sollicitant. Er wordt geen aparte e-mail over de applicatietoegang verstuurd.