Sollicitatie onboarden met mail en AI

Met deze workflow kun je een sollicitatie verwerken en de sollicitant beoordelen. De gegevens van de sollicitant worden automatisch bijgewerkt en de toegang tot de applicatie wordt geregeld.

Daarna wordt een aparte workflow gestart om met behulp van AI een sollicitantprofiel te maken. Hiervoor worden de aangeleverde sollicitatiedocumenten gebruikt. Dit profiel kan later worden gebruikt om de sollicitant te koppelen aan passende vacatures.

Bij deze workflow wordt ook bepaald of de sollicitant een e-mail moet ontvangen over de toegang tot de applicatie. Dit hangt af van de manier waarop de sollicitatie is ingediend.

De verantwoordelijke voor de vacature beoordeelt de sollicitant. Deze kan de sollicitant afwijzen, aan een andere vacature koppelen of aannemen.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Activering

Om deze workflow te kunnen gebruiken, moet de volgende activering in AFAS Profit aanstaan:

• AFAS AI - CV-analyse en vacature matching

Als deze activering aanstaat, komen de workflows voor het onboarden van sollicitanten met AI beschikbaar.

Met deze functionaliteit kan AFAS AI informatie uit sollicitatiedocumenten verwerken in een sollicitantprofiel. Dit profiel kan later worden gebruikt om sollicitanten te koppelen aan passende vacatures.

Statussen

Deze workflow gebruikt de volgende statussen:

• Open: De sollicitatie wordt verwerkt of beoordeeld.
• Afgewezen: De sollicitant is afgewezen.
• Aangenomen: De sollicitant is aangenomen en kan verder worden verwerkt voor indiensttreding.

Condities

InSite sollicitatie

Deze conditie controleert of de sollicitatie via InSite is ingediend.

Als de sollicitant al een InSite-gebruiker is, hoeft er geen e-mail over de toegang tot het portaal te worden verstuurd.

De workflow gaat daarna verder naar de taak Beoordelen.

OutSite-sollicitatie

Deze conditie controleert of de sollicitatie via OutSite is ingediend.

Bij een OutSite-sollicitatie wordt de actie voor het versturen van e-mails over de applicatietoegang uitgevoerd.

Daarna gaat de workflow verder naar de taak Beoordelen.

Datum beoordelen gestart is gevuld

Deze conditie controleert of de datum waarop de beoordeling is gestart, is ingevuld.

Als deze datum is ingevuld, is de actie Sollicitant beoordeling beëindigen beschikbaar.

Speciale acties

Deze workflow heeft de volgende speciale acties.

Sollicitant en applicatietoegang bijwerken

Met deze actie worden de gegevens van de persoon en de sollicitant automatisch bijgewerkt. Profit gebruikt hiervoor de gegevens die bij de sollicitatie zijn ingevuld.

Ook wordt de toegang tot de applicatie geregeld. Na deze actie gaat de workflow verder met het genereren van het sollicitantprofiel.

Genereren sollicitantprofiel

Met deze actie wordt automatisch de aparte workflow Sollicitantprofiel gestart. Het doel is om met behulp van AI informatie uit de aangeleverde sollicitatiedocumenten te verwerken in een uitgebreid sollicitantprofiel. Dit profiel kan later worden gebruikt om de sollicitant te koppelen aan passende vacatures. De workflow Sollicitantprofiel wordt los van deze sollicitatieworkflow uitgevoerd.

Verzenden e-mails applicatietoegang

Met deze actie worden e-mails over de toegang tot de applicatie verstuurd.Deze actie wordt uitgevoerd bij een OutSite-sollicitatie. Als de sollicitant al een InSite-gebruiker is, wordt deze actie overgeslagen. Er hoeft dan geen e-mail over de toegang tot het portaal te worden verstuurd.

Waarom welke stappen?

Sollicitant applicatietoegang bijwerken

Deze taak komt bij de rol 'Verantwoordelijken vacature en vervanger'. De gegevens van de persoon en de sollicitant worden bijgewerkt op basis van de ingediende sollicitatie. Ook wordt de toegang tot de applicatie geregeld.

Deze taak wordt automatisch afgehandeld.

• Sollicitant en applicatietoegang bijwerken: De gegevens worden bijgewerkt. Daarna wordt de taak Sollicitantprofiel genereren gestart. De status blijft 'Open'.

Sollicitantprofiel genereren

Deze taak komt bij de rol 'Verantwoordelijken vacature en vervanger'. De gegevens van de sollicitant zijn bijgewerkt. Nu wordt automatisch de aparte workflow Sollicitantprofiel gestart. Met behulp van AI wordt informatie uit de aangeleverde sollicitatiedocumenten verwerkt in een sollicitantprofiel.

Dit profiel helpt om de kandidaat later te koppelen aan passende vacatures.

Deze taak wordt automatisch afgehandeld.

• Genereren sollicitantprofiel: De aparte workflow Sollicitantprofiel wordt gestart. Daarna gaat deze sollicitatieworkflow verder met het regelen van de e-mail over de applicatietoegang. De status blijft 'Open'.

E-mail applicatietoegang verlenen

Deze taak komt bij de rol 'Verantwoordelijken vacature en vervanger'. De sollicitant moet toegang krijgen tot de applicatie. Of hiervoor een e-mail nodig is, hangt af van de manier waarop de sollicitatie is ingediend. Bij een InSite-sollicitatie hoeft er geen e-mail te worden verstuurd als de sollicitant al een InSite-gebruiker is. Bij een OutSite-sollicitatie worden de e-mails over de applicatietoegang verstuurd.

Deze taak wordt automatisch afgehandeld op basis van de ingestelde condities.

• Is al InSite-gebruiker: De sollicitant heeft al toegang tot InSite. Er wordt geen e-mail over de toegang tot het portaal verstuurd. Daarna wordt de taak Beoordelen gestart.
• Verzenden e-mails applicatietoegang: De e-mails over de applicatietoegang worden verstuurd. Daarna wordt de taak Beoordelen gestart.

Beoordelen

Deze taak komt bij de rol 'Verantwoordelijken vacature en vervanger'. De gegevens van de sollicitant zijn bijgewerkt en het genereren van het sollicitantprofiel is gestart. Beoordeel de sollicitant en bepaal welke vervolgstap nodig is.

Je kiest uit de volgende acties:

• Sollicitant beoordelen: De sollicitant wordt beoordeeld. De taak Beoordelen blijft beschikbaar. De status blijft 'Open'.
• Sollicitant beoordeling beëindigen: De beoordeling wordt beëindigd. Deze actie is alleen beschikbaar als de datum waarop de beoordeling is gestart, is ingevuld. De status blijft 'Open'.
• Afwijzen sollicitant: De sollicitant wordt afgewezen. De workflow wordt afgerond. De status wordt 'Afgewezen'.
• Andere vacature koppelen: De sollicitant wordt aan een andere vacature gekoppeld. De status blijft 'Open'.
• In dienst / onboarden sollicitant: De sollicitant wordt aangenomen. De workflow wordt afgerond. De status wordt 'Aangenomen'.

Starten workflow

De workflow wordt gestart bij het verwerken van een sollicitatie. De workflow is gekoppeld aan het type workflow Sollicitatie met AI en valt onder de conditie AI. Om deze workflow te kunnen gebruiken, moet de activering AFAS AI - CV-analyse en vacature matching aanstaan. Bij het verwerken van de sollicitatie worden de gegevens van de sollicitant bijgewerkt. Daarna wordt de aparte workflow voor het genereren van het sollicitantprofiel gestart. Vervolgens wordt bepaald of een e-mail over de applicatietoegang moet worden verstuurd. Daarna kan de verantwoordelijke de sollicitant beoordelen.