Sollicitatie onboarden met e-mail (Profit)

Met deze workflow kun je sollicitanten aannemen en onboarden, waarbij de toegang tot het portaal automatisch via e-mail wordt geregeld. Dit is handig voor sollicitanten die nog geen toegang hebben tot InSite. De workflow zorgt voor een gestroomlijnde afhandeling van sollicitaties, inclusief communicatie naar de sollicitant.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status sollicitatie. Denk aan open, afgewezen en aangenomen. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Datum beoordelen gestart is gevuld: de actie Sollicitant beoordeling beëindigen is alleen zichtbaar als deze datum is ingevuld.
InSite-sollicitatie: gekoppeld aan de actie Is al InSite-gebruiker - als de sollicitant al InSite-gebruiker is, wordt geen e-mail verzonden.

OutSite-sollicitatie: gekoppeld aan de actie Verzenden e-mail portaltoegang - als het een sollicitant betreft die nog geen portaaltoegang heeft, wordt een e-mail met toegang verzonden.

Speciale acties

Er zijn twaalf speciale acties: 

• Aanmaken sollicitant: De sollicitant wordt aangemaakt o.b.v. de velden uit de context sollicitant.
• Aanmaken sollicitant zonder OutSite-toegang: e sollicitant wordt aangemaakt o.b.v. de velden uit de context sollicitant, maar dan zonder de OutSite toegang.
• Afwijzen sollicitant: Met deze actie wordt de sollicitant afgewezen en start het dossieritem 'Afwijzen sollicitant'.
• Andere vacature koppelen: Met deze actie kan je een andere vacature aan de sollicitant koppelen.
• In dienst/Onboarden sollicitant: Deze actie voert twee stappen uit.
  1. Het hoogt het "aantal in dienst genomen sollicitanten" van de vacature op. Deze waarde wordt gebruikt voor het automatisch afsluiten van de vacature. Je kunt bij de vacature "Vacature automatisch afsluiten" instellen. Dan moet je ook een aantal sollicitanten en een status opgeven.

     

  2. Als je de onboarden registreert en deze heeft als aanleiding een sollicitatie workflow die in een stap zit waarbij deze actie "In dienst nemen / onboarden" mogelijk is, dan wordt die actie automatisch uitgevoerd zodat tegelijk met het afronden van in-dienst/onboarden ook de sollicitatie wordt afgerond.
• Opvragen aanvullende gegevens sollicitant: Met deze actie wordt het type dossieritem Aanvullende gegevens sollicitant gestart. De sollicitant ontvangt een mail met een link om de aanvullende gegevens aan te leveren. De gegevens kunnen alleen via die link worden aangeleverd. Maak je gebruik van Onboarden, dan kan je wel taken voor de sollicitant genereren via het draaiboek.
• Sollicitant beoordelen: De beoordelaars krijgen een workflow om de sollicitant te beoordelen
• Sollicitant beoordeling beëindigen: Alle openstaande beoordelingen worden beëindigd en de sollicitatie workflow kan verder worden afgehandeld.
• Sollicitant en portaltoegang bijwerken: Wanneer er al een sollicitant is gekoppeld aan de bestemming van het dossieritem en er zijn eventuele wijzigingen, dan worden deze wijzigingen direct opgeslagen bij aanmaken.
• Uitnodigen sollicitant: Er wordt een mail verstuurd naar de sollicitant met het verzoek om naar het sollicitatieportaal te gaan om de uitnodiging te bevestigen. Wanneer je deze actie koppelt in de workflow moet je hiervoor een berichtsjabloon koppelen. We leveren hier standaard het berichtsjabloon 'Workflowtaak: Uitnodiging sollicitatie (Profit)' voor mee.
• Verzenden e-mail portaltoegang: Met deze actie kan de e-mail met informatie over de portaltoegang aan de sollicitant worden verzonden. Deze e-mail bevat een link waarmee de gebruiker meteen een nieuw wachtwoord kan instellen.
• Verzoek om extra informatie van sollicitatie: Er wordt een mail verstuurd naar de sollicitant met het verzoek om naar het sollicitatieportaal te gaan om de extra informatie toe te voegen. Wanneer je deze actie koppelt in de workflow moet je hiervoor een berichtsjabloon koppelen. We leveren hier standaard het berichtsjabloon 'Workflowtaak: Meer informatie sollicitatie (Profit)' voor mee.

Door deze acties worden de gegevens wel of niet verwerkt in Profit.

Waarom welke stappen?

Sollicitant portaltoegang bijwerken

Met deze workflowactie worden de gegevens van de persoon en de sollicitant bijgewerkt op basis van de gegevens die zijn ingevuld bij de sollicitatie en wordt ook portaltoegang verleend.

Sollicitant en portaltoegang bijwerken
Bepaalt of de sollicitant al een portaalgebruiker is. Zo niet, dan volgt de stap "Verzenden e-mail portaltoegang" en ontvangt de sollicitant een e-mail met toegangsgegevens. Als de sollicitant al toegang heeft, wordt deze stap overgeslagen.

Beoordelen

De verantwoordelijke beoordeelt de sollicitatie. Mogelijke acties:

• Sollicitant beoordelen
• Sollicitant beoordeling beëindigen (alleen beschikbaar als de datum beoordeling is ingevuld)
• Afwijzen sollicitant
• Andere vacature koppelen
• In dienst / onboarden sollicitant

Het verdere verloop van het in dienst/onboarden proces pak je op vanaf de stamkaart van de sollicitant.